Dokumente ohne Ordner organisieren

fynk hat keine Ordner. So bekommst du mit Teams, Tags, Dokumenttypen und gespeicherten Ansichten eine bessere Struktur.

Zuletzt aktualisiert Vor 7 Tagen

fynk arbeitet ohne Ordner. Ein Dokument kann nur in einem Ordner liegen, aber mehreren Teams angehören, mehrere Tags tragen und in vielen Ansichten gleichzeitig auftauchen. Einmal eingerichtet, findet so jeder denselben Vertrag aus dem Blickwinkel, den er braucht: nach Abteilung, Kunde, Typ oder Frist.

In allen Tarifen verfügbar · Teams und Dokumenttypen richten Eigentümer und Administratoren ein

Ordner durch diese vier Werkzeuge ersetzen

Wenn du einen Ordner nutzen würdest für …	Nutze in fynk	Warum
Eine Abteilung oder einen Standort, etwa „Vertrieb“ oder „Wien“	Teams	Teams steuern auch, wer die Dokumente sehen kann. Siehe Teams: festlegen, wer welche Dokumente sieht.
Eine Vertragsart, etwa „NDAs“ oder „Mietverträge“	Dokumenttypen	Die KI setzt den Typ automatisch und wählt die passenden Metadaten. Siehe Dokumenttypen einrichten und anpassen.
Ein Projekt, eine Kundengruppe oder eine andere Kennzeichnung	Tags	Ein Dokument kann mehrere Tags haben, und du kannst nach jeder Kombination filtern. Siehe Tags.
Eine Liste, die du regelmäßig öffnest, etwa „Verlängerungen in diesem Quartal“	Gespeicherte Ansichten	Ein gespeicherter Filter, der immer die aktuellen Dokumente zeigt. Siehe Die Dokumentenliste nutzen: Filter, Spalten, gespeicherte Ansichten.

Dokumentenliste mit Tags.

Warum das hilft

Du findest denselben Vertrag über mehrere Ansichten, ohne Kopien anzulegen. Teams steuern den Zugriff, während Tags und Metadaten den Vertrag aus verschiedenen Blickwinkeln beschreiben. Gespeicherte Ansichten aktualisieren sich, sobald Dokumente zu ihren Filtern passen oder nicht mehr passen. So bleiben Listen wie anstehende Verlängerungen aktuell, ohne dass du Dateien zwischen Ordnern verschieben musst.

Beispiel für ein Setup

Ein Unternehmen mit mehreren Abteilungen könnte es so einrichten:

Teams für jede Abteilung: Vertrieb, Einkauf, HR, Recht. Dokumente werden dem Team zugeordnet, dem sie gehören.
Dokumenttypen für die wichtigsten Vertragsarten; nicht genutzte Typen sind ausgeschaltet.
Ein paar Tags für übergreifende Kennzeichnungen, etwa „Rahmenvertrag“ oder „Strategischer Lieferant“.
Gespeicherte Ansichten für wiederkehrende Fragen, etwa „Einkauf · Kündigungsdatum in den nächsten 90 Tagen“.

Zusammengehörige Dokumente zusammenhalten

Um einen Hauptvertrag mit seinen Änderungen, Anlagen oder Bestellungen zusammenzuhalten, verknüpfe sie miteinander. Verknüpfte Dokumente erscheinen jeweils auf der Seite des anderen, sodass du mit einem Klick zwischen ihnen wechselst. Siehe Anhänge, Dateiablage und verknüpfte Dokumente.

Zugehörige Dokumente verknüpfen.

Dokumente schnell finden

Nutze Favoriten und Zuletzt verwendet in der Seitenleiste für Dokumente und Vorlagen, die du oft öffnest.
Nutze die Suche für Namen, Nummern und Formulierungen in deinen Verträgen. Siehe Suche und KI-Suche.

Gut zu wissen

Richte Teams und Dokumenttypen vor einem großen Import ein. Du kannst einem ganzen Import auf einmal ein Team und Tags zuweisen.
Halte die Zahl der Tags klein. Zwanzig gut gewählte Tags sind leichter zu nutzen als zweihundert.
Teams und Tags kannst du mit Massenaktionen in der Dokumentenliste für viele Dokumente gleichzeitig ändern.