Anhänge, Dateiablage und verknüpfte Dokumente

Drei Wege, zugehörige Dateien zu einem Vertrag hinzuzufügen: wofür jeder gedacht ist, wer ihn sieht und was die KI liest.

Zuletzt aktualisiert Vor 7 Tagen

Ein Vertrag kommt selten allein. Es gibt Anlagen, Nachträge, Angebote und interne Notizen. fynk hat dafür drei Orte, und jeder funktioniert anders.

Verfügbar in allen Tarifen

Auf einen Blick

	Anhänge	Dateiablage	Verknüpfte Dokumente
Was es ist	Dateien, die Teil des Vertrags sind, etwa Anlagen oder AGB	Interne Dateien, die deine Arbeit am Vertrag unterstützen	Eigenständige fynk-Dokumente, die zusammengehören
Mit dem Vertrag unterschrieben	Ja	Nein	Nein, jedes Dokument wird einzeln unterschrieben
Für externe Parteien sichtbar	Ja	Nein	Nein
Von der KI durchsucht und gelesen	Nein	Nein	Ja, jedes verknüpfte Dokument hat seine eigene KI-Analyse
Zählt als Dokument	Nein	Nein	Ja
Typische Beispiele	Preisliste, technische Anlage, AGB	Interne Freigabe-E-Mail, Angebotsvergleich, Notizen	Nachtrag, Verlängerung, Abruf aus einem Rahmenvertrag

Anhänge

Füge Anhänge zu einem Dokument oder einer Vorlage hinzu, während du es vorbereitest. Sie werden mit dem Dokument versendet, der anderen Partei angezeigt und gemeinsam mit ihm unterschrieben.

Anhänge einer Vorlage werden als feste Dateien in jedes daraus erstellte Dokument kopiert.
Anhänge müssen PDF-Dateien sein. Andere Formate wie PNG, JPEG, Excel-Dateien und E-Mails gehören in die Dateiablage und werden nicht mit dem Dokument unterschrieben.
Externe Parteien können keine Anhänge hinzufügen.
Wenn das Dokument vollständig unterschrieben ist, werden seine Anhänge zusammen mit dem Hauptdokument an alle Mitwirkenden gesendet.
Signaturblöcke lassen sich nur im Hauptdokument platzieren, nicht auf Anhängen. Anhänge werden trotzdem zusammen mit dem Dokument digital signiert.

PDF-Anhänge im Reiter „Anhänge“ des Dokuments hinzufügen.

Dateiablage

Nutze die Dateiablage eines Dokuments für interne Dateien, die nicht an die andere Partei gehen sollen. Nur interne Benutzer mit Zugriff auf das Dokument sehen sie.

Passwortgeschützte PDFs kannst du in die Dateiablage hochladen, aber nicht in fynk ansehen. Ein PDF als Dokument hochzuladen und zu entsperren, ist ein eigener Ablauf.

Interne Dateiablage für ergänzende Dateien.

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfe Dokumente, die zusammengehören, etwa einen Rahmenvertrag und seine Abrufe oder einen Vertrag und seine Nachträge.

Öffne in der rechten Seitenleiste Verknüpfte Dokumente und klicke auf Verknüpftes Dokument hinzufügen.
Wähle die Beziehung zum verknüpften Dokument …, zum Beispiel Ist übergeordnetes Dokument von, Wird ergänzt durch Inhalte aus oder Wird ersetzt durch.
Suche nach dem Dokument- oder Parteinamen, wähle das Dokument und klicke auf Speichern.

Verknüpfungen wirken in beide Richtungen: Auch das verknüpfte Dokument zeigt die Verknüpfung. Um die Beziehung zu ändern, entferne die Verknüpfung und füge sie mit der richtigen Beziehung neu hinzu.

Zugehörige Dokumente verknüpfen.

Was soll ich nutzen?

Muss die andere Partei es als Teil des Vertrags sehen und unterschreiben? Nutze einen Anhang.
Ist es nur interner Hintergrund? Nutze die Dateiablage.
Ist es ein eigener Vertrag mit eigenen Daten und Metadaten? Lade es als eigenes Dokument hoch und verknüpfe es.

Nachträge und der Hauptvertrag

Das Verknüpfen eines Nachtrags aktualisiert den Hauptvertrag nicht. fynk ändert weder Enddatum noch Status des Hauptvertrags und gruppiert zusammengehörige Dokumente nicht automatisch. Die Beziehung führt die Dokumente nicht zusammen und ersetzt nicht ihre gespeicherten Metadaten.

Du kannst Metadaten aus einem verknüpften Dokument in einem anderen verknüpften Dokument anzeigen, zusammen mit Links zur Quelle. Angezeigt wird der Wert des verknüpften Dokuments. Der bestehende Wert des empfangenden Dokuments bleibt erhalten und ist weiter als Ursprünglicher Wert sichtbar. So kannst du zum Beispiel den aktualisierten Wert eines Nachtrags anzeigen und trotzdem den Wert des ursprünglichen Vertrags sehen.

Gut zu wissen

Suche und KI erfassen nur das Hauptdokument. Wenn eine Anlage wichtige Konditionen wie Preise oder Fristen enthält, lade sie stattdessen als verknüpftes Dokument hoch.
Du kannst einen Anhang später nicht in ein eigenes Dokument umwandeln. Lade die Datei erneut als neues Dokument hoch und verknüpfe sie.
Bei sehr großen PDFs mit vielen Bildern legst du die Bilder in einen Anhang, damit das Hauptdokument verarbeitet werden kann.