Mit Vorlagen in fynk kannst du standardisierte Dokumente effizient erstellen und gleichzeitig flexibel anpassen. Sie helfen dir, den Vertragsprozess zu optimieren, Konsistenz zu gewährleisten und wichtige Arbeitsabläufe zu automatisieren.

In dieser Anleitung erfährst du alles über die Arbeit mit Vorlagen in fynk – vom Zugriff und der Erstellung bis hin zur Bearbeitung, Verwaltung von Berechtigungen und Veröffentlichung. Folge den Schritten unten, um loszulegen!

Um auf die Vorlagen zuzugreifen, klicke in der Seitenleiste auf den Menüpunkt [Vorlagen].

Im Vorlagenbereich kannst du über die Schaltfläche [Neu erstellen] eine neue Vorlage anlegen. Es öffnet sich ein Formular, in das du die erforderlichen Informationen eingeben kannst.

Du hast folgende Möglichkeiten, eine Vorlage zu erstellen:

Nachdem eine Vorlage erstellt wurde, bietet dir der fynk Editor zahlreiche Formatierungsoptionen. So kannst du das Dokument genau an deine Anforderungen anpassen.
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Zuerst müssen die beteiligten Parteien im Dokument festgelegt werden. Hierbei handelt es sich lediglich um Platzhalter – du gibst an der Stelle nur eine Referenz an, noch nicht die konkrete Partei.

Mögliche Parteien-Typen:

• Unternehmen – für juristische Personen

• Person – für einzelne Vertragspartner

• Variabel – wenn die Vertragspartei später festgelegt wird

Anschließend kannst du die Signaturblöcke nach Bedarf positionieren.

Standardmäßig ist in einer Vorlage kein interner Unterzeichner vordefiniert. Falls jedoch immer dieselbe Person unterzeichnet (z. B. HR-Manager bei Arbeitsverträgen), kannst du diese als Standardunterzeichner festlegen. Für externe Parteien ist in der Regel noch kein Unterzeichner vorab definiert.

In den Allgemeinen Einstellungen kannst du deine Vorlage anpassen, indem du sie umbenennst oder zusätzliche Details hinzufügst, um die Organisation und Funktionalität zu verbessern.

Wichtige Einstellungsmöglichkeiten:

Hier kannst du festlegen, wer standardmäßig Zugriff auf ein Dokument erhält, sobald es erstellt wurde. So stellst du sicher, dass die richtigen Personen das Dokument einsehen und verwalten können, während die Sichtbarkeit kontrolliert bleibt.

Beachte, dass Benachrichtigungen basierend auf dem individuellen Zugriff auf eine bestimmte Vorlage ausgelöst werden – nicht teamweit. Eine korrekte Konfiguration des automatischen Zugriffs stellt sicher, dass die relevanten Personen Updates und Benachrichtigungen erhalten.

In fynk helfen Metadaten dabei, wichtige Dokumenteninhalte wie Daten, finanzielle Beträge oder Vertragsklauseln strukturiert zu speichern. Dadurch bleiben essenzielle Informationen leicht zugänglich und verwaltbar.

Alle Metadaten-Einstellungen, die einer Vorlage zugewiesen wurden, werden automatisch auf alle Dokumente übertragen, die aus dieser Vorlage erstellt werden. Die Metadaten können manuell eingegeben oder zur Effizienzsteigerung automatisch synchronisiert werden.

Zusätzlich werden Daten und Zeiträume basierend auf den erkannten Metadaten angezeigt. Du kannst auch spezifische Aktionen für ein Dokument festlegen, wie zum Beispiel:

Durch die Nutzung von Metadaten kannst du deine Dokumentenverwaltung optimieren und Prozesse automatisieren.

Mit Bedingungen kannst du festlegen, wann bestimmte Abschnitte eines Dokuments angezeigt oder Aktionen ausgelöst werden. Eine Bedingung steuert also, ob ein bestimmter Text oder Absatz basierend auf einem dynamischen Feld ein- oder ausgeblendet wird.

Checkpoints ermöglichen es, Genehmigungen von relevanten Beteiligten einzuholen, bevor das Dokument zur nächsten Stufe übergeht. Sie können an zwei Stellen hinzugefügt werden:

Die Platzierung der Checkpoints hängt von deinem internen Workflow ab.

Hier kannst du festlegen, wer Benachrichtigungen erhält und wann. Änderungen an den Benachrichtigungen gelten für alle aus der Vorlage erstellten Dokumente, es sei denn, sie werden auf Dokumentebene überschrieben. Mögliche Anpassungen:

Anhänge

Anhänge sind feste Bestandteile eines Dokuments, wie zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen. Wenn du ein Dokument sendest oder unterzeichnest, wird der Anhang mitgesendet und gemeinsam unterzeichnet.

Dateiablage

Die Dateiablage hingegen ist kein integraler Bestandteil deines Dokuments, sondern dient als nützlicher Speicherplatz für zusätzliche Dateien, wie beispielsweise eine Onboarding-Checkliste. Diese Dateien können die Dokumentenbearbeitung unterstützen oder relevante Informationen bereitstellen, ohne Teil des unterzeichneten Dokuments zu sein.
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• Maximal 200 Dateien

• Maximal 30 MB pro Datei

Um eine Vorlage zur Dokumentenerstellung nutzen zu können, muss sie veröffentlicht werden. Klicke dazu auf [Veröffentlichen] über dem Befehlsmenü. Nach der Veröffentlichung steht die Vorlage für die Dokumentenerstellung zur Verfügung.