fynk bietet eine Reihe von kontoweiten Einstellungen, um Ihnen bei der Anpassung und Verwaltung Ihres Kontos zu helfen. In diesem Artikel finden Sie Erklärungen und bewährte Methoden zur Verwendung dieser Kontoeinstellungen, um Ihre Effizienz bei der Nutzung von fynk weiter zu verbessern.

Zunächst einmal dürfen nur Benutzer mit den Rollen "Owner" und "Admin" auf den Bereich der Kontoeinstellungen in fynk zugreifen.

Während die Rolle "Owner" es Ihnen ermöglicht, alles in Ihrem fynk-Konto zu verwalten und darauf zuzugreifen, kann die Rolle "Admin" auch als administrativer Nutzer eingerichtet werden. Sie ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Einstellungen und Integrationen sowie von Inhalten.

Sie können über die Seitenleiste auf der linken Seite von überall in fynk auf die Kontoeinstellungen zugreifen.

Der Abschnitt "Allgemein" umfasst einige grundlegende Konfigurationen, wie den Kontonamen oder die Kontosprache.

Der Kontoname ist in den Benachrichtigungen sichtbar, die vom System gesendet werden. Er wird nicht in Dokumenten referenziert. Sie können die juristischen Parteien, die in Dokumenten referenziert werden, in den "Meine Parteien"-Einstellungen definieren.

Die externe Sprache wird für externe Benutzer sowie für gesendete E-Mails und Benachrichtigungen verwendet.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht es Ihnen, Ihr fynk-Konto zu sichern und die Kontosicherheit erheblich zu erhöhen, indem ein zweiter Authentifizierungsschritt über Authentifizierungs-Apps wie MS Authenticator oder Google Authenticator eingeführt wird. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Konto aktivieren, werden alle Benutzer beim nächsten Login dazu gezwungen, diese einzurichten.
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Beim Einloggen mit 2FA können Sie ein Kontrollkästchen aktivieren, um das verwendete Gerät für 30 Tage zu merken. Das bedeutet, dass für die nächsten dreißig Tage auf diesem Gerät für diesen Benutzer nicht nach dem zusätzlichen 2FA-Code gefragt wird.

(Dieses Verhalten hängt von einem gesetzten Cookie ab. Wenn Sie den Inkognito-Modus verwendet, Cookies gelöscht oder einen anderen Browser genutzt haben, wird fynk dennoch nach dem 2FA-Code fragen.)

Im Benutzerbereich der Kontoeinstellungen können Sie eine Liste aller Benutzer in Ihrem fynk-Konto sowie deren Informationen wie Name, Rolle oder Teams sehen.

Wenn Sie auf das [Zahnrad]-Symbol in der oberen rechten Ecke der Benutzerliste klicken, wird ein Menü geöffnet, das Ihnen ermöglicht, die sichtbaren Spalten der Liste anzupassen.

Am unteren Ende der Liste können Sie durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Benutzer pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine größere Anzahl von Benutzern haben und nach einem bestimmten suchen.

Benutzer können eingeladen werden, indem Sie auf den [Person+]-Button oben rechts neben der Liste klicken. Es wird ein Menü mit den Feldern anzeigt, die verwendet werden, um einen neuen Benutzer einzuladen.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den Sie einladen möchten.

Geben Sie die Rolle ein, die dem neuen Benutzer zugewiesen werden soll. Für weitere Informationen zu den Rollen lesen Sie unseren Artikel "Benutzerrollen in fynk".

Geben Sie die Teams ein, zu denen der neue Benutzer gehören soll. Weitere Informationen zu Teams finden Sie im Abschnitt "Teams" dieses Artikels.

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie einfach auf den [Einladen]-Button in der unteren rechten Ecke des Einladungsformulars. Eine E-Mail wird ausgelöst, die es dem neuen Benutzer ermöglicht, sich in Ihrem fynk-Konto zu registrieren. Dabei wird der neue Benutzer nach einem Namen und einem neuen Benutzerpasswort gefragt.

Einladungen sind 14 Tage nach Erstellung gültig. Solange die Einladung nicht angenommen wurde, wird sie unter dem "Benutzer einladen"-Formular in der Liste "Gesendete Einladungen" angezeigt. Hier können Sie die Einladung erneut senden oder abbrechen (dies macht den Einladungslink ungültig, den der neue Benutzer erhalten hat) und die Rolle, Teams, E-Mail sowie das Erstellungs- und Ablaufdatum der Einladung einsehen.

Wenn Sie auf einen bestimmten Benutzer in der Liste klicken, wird eine Detailansicht geöffnet. Dort sehen Sie den Namen des Benutzers, die Rolle, die Teams, das Beitrittsdatum und den Avatar des Benutzers.

Wenn Sie die Rolle "Owner" haben, sehen Sie zusätzlich die Aktualisierungshistorie der Benutzerdaten und die Dokumente, an denen der Benutzer beteiligt ist.

Wenn Sie auf den [Stift]-Button in der Benutzer-Detailansicht oder auf den [...]-Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Benutzers in der Liste klicken und dann [Bearbeiten] auswählen, wird ein Formular angezeigt, das es Ihnen ermöglicht, die Benutzerdaten zu bearbeiten. Beachten Sie, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Sie können auch Benutzer aus Ihrem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [Papierkorb]-Button in der Benutzer-Detailansicht oder auf den [...]-Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Benutzers in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Teams werden verwendet, um einem Dokument einfach und schnell mehrere Benutzer zuzuweisen. Ein Benutzer kann Mitglied verschiedener Teams sein.

Wenn Sie auf das [Zahnrad]-Symbol in der oberen rechten Ecke der Teamliste klicken, wird ein Menü geöffnet, das es Ihnen ermöglicht, die sichtbaren Spalten der Liste anzupassen.

Am unteren Ende der Liste können Sie durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Teams pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine größere Anzahl von Teams haben und nach einem bestimmten suchen.

Wenn Sie auf ein bestimmtes Team in der Liste klicken, wird eine Detailansicht geöffnet. Dort sehen Sie den Namen des Teams, das Erstellungsdatum und Informationen zu den Dokumenten, an denen das Team beteiligt ist (sofern Sie "Owner" sind oder selbst am Dokument beteiligt sind).

Teams können erstellt werden, indem Sie oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klicken. Es wird ein Menü geöffnet, das Sie nach einem Teamnamen und den hinzuzufügenden Mitgliedern fragt. Anschließend können Sie das Team mit dem [Erstellen]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars erstellen.

Wenn Sie auf den [Stift]-Button in der Detailansicht des Teams oder auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Teams in der Liste klicken und dann [Bearbeiten] auswählen, wird ein Formular angezeigt, das es Ihnen ermöglicht, die Teamdaten zu bearbeiten und Mitglieder dem Team hinzuzufügen/zu entfernen. Beachten Sie, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Sie können auch Teams aus Ihrem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [Papierkorb]-Button in der Detailansicht des Teams oder auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Teams in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Parteien repräsentieren Unternehmen oder natürliche Personen, die schnell zu Dokumenten hinzugefügt werden können. Sie sollten erstellt/verwendet werden, wann immer Sie wissen, dass einer Partei in Zukunft verschiedene neue Dokumente zugewiesen oder zur Unterschrift vorgelegt werden.

Wenn Sie auf das [Zahnrad]-Symbol in der oberen rechten Ecke der Parteienliste klicken, wird ein Menü geöffnet, das es Ihnen ermöglicht, die sichtbaren Spalten der Liste anzupassen.

Am unteren Ende der Liste können Sie durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Parteien pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine größere Anzahl von Parteien haben und nach einer bestimmten suchen.

Wenn Sie auf eine bestimmte Partei in der Liste klicken, wird eine Detailansicht geöffnet. Dort sehen Sie den Namen der Partei, das Erstellungsdatum und die Adresse.

Parteien können erstellt werden, indem Sie oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klicken. Es wird ein Menü geöffnet, das Sie nach einem Parteinamen fragt und Sie können Mitglieder hinzufügen. Anschließend können Sie die Partei mit dem [Erstellen]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars erstellen.

Wenn Sie auf den [Stift]-Button in der Detailansicht der Partei oder auf den [...] Button auf der rechten Seite einer entsprechenden Partei in der Liste klicken und dann [Bearbeiten] auswählen, wird ein Formular angezeigt, das es Ihnen ermöglicht, die Daten der Partei zu bearbeiten. Beachten Sie, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Sie können auch Parteien aus Ihrem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [Papierkorb]-Button in der Detailansicht der Partei oder auf den [...] Button auf der rechten Seite einer entsprechenden Partei in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

In fynk dienen Metadaten dazu, wichtige Dokumentendetails wie Daten, finanzielle Zahlen oder Vertragsklauseln einfach zugänglich zu machen und sie strukturiert zu speichern. Diese Details können von Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen innerhalb der Kontoeinstellungen im Abschnitt "Metadaten" einfach verwaltet werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Metadaten hinzufügen, bearbeiten und nutzen können, um Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu optimieren.

Die Verwaltung von Metadaten in fynk ist etwas komplexer als die meisten anderen Einstellungen, daher haben wir einen separaten Hilfsartikel erstellt, den Sie hier finden können.

In fynk werden Vertragstypen verwendet, um Dokumente für die KI-Analyse zu klassifizieren. Es ist vorteilhaft für Geschwindigkeit und Qualität der Metadaten-gewinnung, nur die Vertragstypen zu behalten, die tatsächlich verwendet werden.

Wenn Sie auf den [drei Linien mit Pfeil] Button auf der rechten Seite der Suchleiste über der Liste der Vertragstypen klicken, ändert sich der alphabetische Sortiermodus der Liste von aufsteigend zu absteigend und umgekehrt.

Sie können Vertragstypen aus Ihrem Konto entfernen, indem Sie auf den [...] Button auf der rechten Seite des jeweiligen Vertragstypen in der Liste klicken und "Entfernen" auswählen. Keine Sorge, dies kann jederzeit problemlos rückgängig gemacht werden.

Bereits entfernte Vertragstypen können hinzugefügt werden, indem Sie oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klicken. Es wird ein Menü geöffnet, in dem Sie nach dem entsprechenden Vertragstyp suchen können. Fügen Sie den Vertragstyp einfach wieder zu Ihrem Konto hinzu, indem Sie auf den [+Hinzufügen] Button neben dem entsprechenden Listenelement klicken.

Der Bereich "Markeneinstellungen" ermöglicht es Ihnen, anzupassen, wie Ihre E-Mails und der externe Dokumentenzugriffs-Workflow aussehen.

Tags helfen Ihnen, Ihre Dokumente organisiert zu halten. Es handelt sich um ein einfaches textbasiertes Attribut, das einem beliebigen Dokument ohne weitere Auswirkungen hinzugefügt werden kann.

Die Tag-Liste ist alphabetisch (aufsteigend) sortiert. Am unteren Ende der Liste können Sie durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Tags pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine größere Anzahl von Tags haben und nach einem bestimmten suchen.

Tags können erstellt werden, indem Sie oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klicken. Es wird ein Menü geöffnet, das Sie nach einem Tag-Namen und einer Farbe fragt. Anschließend können Sie den Tag mit dem [Erstellen]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars erstellen.

Wenn Sie auf einen Tag in der Liste klicken oder auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Tags und dann [Bearbeiten] auswählen, wird ein Formular angezeigt, das es Ihnen ermöglicht, den Tag zu bearbeiten. Beachten Sie, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Sie können Tags auch aus Ihrem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Tags in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion entfernt den Tag von allen Dokumenten und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen Ihren aktuellen Tarif, verfügbare Tarife und alle Details zu den in Ihrem Abonnement enthaltenen Funktionen.