fynk bietet eine Reihe von kontoweiten Einstellungen, um dir bei der Anpassung und Verwaltung deines Kontos zu helfen. In diesem Artikel findest du Erklärungen und bewährte Methoden zur Verwendung dieser Kontoeinstellungen, um deine Effizienz bei der Nutzung von fynk weiter zu verbessern.

Zunächst einmal dürfen nur Benutzer mit den Rollen "Owner" und "Admin" auf den Bereich der Kontoeinstellungen in fynk zugreifen.

Während die Rolle "Owner" es ermöglicht, alles im fynk-Konto zu verwalten und darauf zuzugreifen, kann die Rolle "Admin" auch als administrativer Nutzer eingerichtet werden. Sie ermöglicht die Verwaltung von Einstellungen und Integrationen sowie von Inhalten.

Du kannst über die Seitenleiste auf der linken Seite von überall in fynk auf die Kontoeinstellungen zugreifen.

Der Abschnitt "Allgemein" umfasst einige grundlegende Konfigurationen, wie den Kontonamen, die Kontosprache oder den Standard-Signaturtyp.

Der Kontoname ist in den Benachrichtigungen sichtbar, die vom System gesendet werden. Er wird nicht in Dokumenten referenziert. Du kannst die juristischen Parteien, die in Dokumenten referenziert werden, in den "Meine Parteien"-Einstellungen definieren.

Die bevorzugte Dokumenten-Sprache wird für externe Benutzer sowie für gesendete E-Mails und Benachrichtigungen verwendet.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht es dir, dein fynk-Konto zu sichern und die Kontosicherheit erheblich zu erhöhen, indem ein zweiter Authentifizierungsschritt über Authentifizierungs-Apps wie MS Authenticator oder Google Authenticator eingeführt wird. Wenn du die Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Konto aktivierst, werden alle Benutzer beim nächsten Login dazu gezwungen, diese einzurichten.
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Beim Einloggen mit 2FA kannst du ein Kontrollkästchen aktivieren, um das verwendete Gerät für 30 Tage zu merken. Das bedeutet, dass für die nächsten dreißig Tage auf diesem Gerät für diesen Benutzer nicht nach dem zusätzlichen 2FA-Code gefragt wird.

(Dieses Verhalten hängt von einem gesetzten Cookie ab. Wenn du den Inkognito-Modus verwendest, Cookies gelöscht oder einen anderen Browser genutzt hast, wird fynk dennoch nach dem 2FA-Code fragen.)

Im Benutzerbereich der Kontoeinstellungen kannst du eine Liste aller Benutzer in deinem fynk-Konto sowie deren Informationen wie Name, Rolle oder Teams sehen.

Wenn du auf das [Zahnrad]-Symbol in der oberen rechten Ecke der Benutzerliste klickst, wird ein Menü geöffnet, das dir ermöglicht, die sichtbaren Spalten der Liste anzupassen.

Am unteren Ende der Liste kannst du durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Benutzer pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn du eine größere Anzahl von Benutzern hast und nach einem bestimmten suchst.

Benutzer können eingeladen werden, indem du auf den [Person+]-Button oben rechts neben der Liste klickst. Es wird ein Menü mit den Feldern anzeigt, die verwendet werden, um einen neuen Benutzer einzuladen.

Gib die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den du einladen möchtest.

Gib die Rolle ein, die dem neuen Benutzer zugewiesen werden soll. Für weitere Informationen zu den Rollen lese unseren Artikel "Benutzerrollen in fynk".

Gib die Teams ein, zu denen der neue Benutzer gehören soll. Weitere Informationen zu Teams findest du im Abschnitt "Teams" dieses Artikels.

Nachdem du die erforderlichen Informationen eingegeben hast, klicke einfach auf den [Einladen]-Button in der unteren rechten Ecke des Einladungsformulars. Eine E-Mail wird ausgelöst, die es dem neuen Benutzer ermöglicht, sich in deinem fynk-Konto zu registrieren. Dabei wird der neue Benutzer nach einem Namen und einem neuen Benutzerpasswort gefragt.

Einladungen sind 14 Tage nach Erstellung gültig. Solange die Einladung nicht angenommen wurde, wird sie unter dem "Benutzer einladen"-Formular in der Liste "Gesendete Einladungen" angezeigt. Hier kannst du die Einladung erneut senden oder abbrechen (dies macht den Einladungslink ungültig, den der neue Benutzer erhalten hat) und die Rolle, Teams, E-Mail sowie das Erstellungs- und Ablaufdatum der Einladung einsehen.

Wenn du auf einen bestimmten Benutzer in der Liste klickst, wird eine Detailansicht geöffnet. Dort siehst du den Namen des Benutzers, die Rolle, die Teams, das Beitrittsdatum und den Avatar des Benutzers.

Wenn du die Rolle "Owner" hast, siehst du zusätzlich die Aktualisierungshistorie der Benutzerdaten und die Dokumente, an denen der Benutzer beteiligt ist.

Wenn du auf den [Stift]-Button in der Benutzer-Detailansicht oder auf den [...]-Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Benutzers in der Liste klickst und dann [Bearbeiten] auswählst, wird ein Formular angezeigt, das es dir ermöglicht, die Benutzerdaten zu bearbeiten. Beachte, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Du kannst auch Benutzer aus deinem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [Papierkorb]-Button in der Benutzer-Detailansicht oder auf den [...]-Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Benutzers in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Teams werden verwendet, um einem Dokument einfach und schnell mehrere Benutzer zuzuweisen. Ein Benutzer kann Mitglied verschiedener Teams sein.

Wenn du auf das [Zahnrad]-Symbol in der oberen rechten Ecke der Teamliste klickst, wird ein Menü geöffnet, das es dir ermöglicht, die sichtbaren Spalten der Liste anzupassen.

Am unteren Ende der Liste kannst du durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Teams pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn du eine größere Anzahl von Teams hast und nach einem bestimmten suchst.

Wenn du auf ein bestimmtes Team in der Liste klickst, wird eine Detailansicht geöffnet. Dort siehst du den Namen des Teams, das Erstellungsdatum und Informationen zu den Dokumenten, an denen das Team beteiligt ist (sofern du "Owner" bist oder selbst am Dokument beteiligt bist).

Teams können erstellt werden, indem du oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klickst. Es wird ein Menü geöffnet, das dich nach einem Teamnamen und den hinzuzufügenden Mitgliedern fragt. Anschließend kannst du das Team mit dem [Erstellen]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars erstellen.

Wenn du auf den [Stift]-Button in der Detailansicht des Teams oder auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Teams in der Liste klickst und dann [Bearbeiten] auswählst, wird ein Formular angezeigt, das es dir ermöglicht, die Teamdaten zu bearbeiten und Mitglieder dem Team hinzuzufügen/zu entfernen. Beachte, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Du kannst auch Teams aus deinem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [Papierkorb]-Button in der Detailansicht des Teams oder auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Teams in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Parteien repräsentieren Unternehmen oder natürliche Personen, die schnell zu Dokumenten hinzugefügt werden können. Sie sollten erstellt/verwendet werden, wann immer du weißt, dass einer Partei in Zukunft verschiedene neue Dokumente zugewiesen oder zur Unterschrift vorgelegt werden.

Wenn du auf das [Zahnrad]-Symbol in der oberen rechten Ecke der Parteienliste klickst, wird ein Menü geöffnet, das es ermöglicht, die sichtbaren Spalten der Liste anzupassen.

Am unteren Ende der Liste kannst du durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Parteien pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn du eine größere Anzahl von Parteien hast und nach einer bestimmten suchst.

Wenn du auf eine bestimmte Partei in der Liste klickst, wird eine Detailansicht geöffnet. Dort siehst du den Namen der Partei, das Erstellungsdatum und die Adresse.

Parteien können erstellt werden, indem du oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klickst. Es wird ein Menü geöffnet, das dich nach einem Parteinamen fragt und du kannst Mitglieder hinzufügen. Anschließend kannst du die Partei mit dem [Erstellen]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars erstellen.

Wenn du auf den [Stift]-Button in der Detailansicht der Partei oder auf den [...] Button auf der rechten Seite einer entsprechenden Partei in der Liste klickst und dann [Bearbeiten] auswählst, wird ein Formular angezeigt, das es dir ermöglicht, die Daten der Partei zu bearbeiten. Beachte, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Du kannst auch Parteien aus deinem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [Papierkorb]-Button in der Detailansicht der Partei oder auf den [...] Button auf der rechten Seite einer entsprechenden Partei in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

In fynk dienen Metadaten dazu, wichtige Dokumentendetails wie Daten, finanzielle Zahlen oder Vertragsklauseln einfach zugänglich zu machen und sie strukturiert zu speichern. Diese Details können von Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen innerhalb der Kontoeinstellungen im Abschnitt "Metadaten" einfach verwaltet werden. Hier erfährst du, wie du Metadaten hinzufügen, bearbeiten und nutzen kannst, um deine Dokumentenverwaltungsprozesse zu optimieren.

Die Verwaltung von Metadaten in fynk ist etwas komplexer als die meisten anderen Einstellungen, daher haben wir einen separaten Hilfsartikel erstellt, den du hier finden kannst.

In fynk werden Vertragstypen verwendet, um Dokumente für die KI-Analyse zu klassifizieren. Es ist vorteilhaft für Geschwindigkeit und Qualität der Metadaten-gewinnung, nur die Vertragstypen zu behalten, die tatsächlich verwendet werden.

Wenn du auf den [drei Linien mit Pfeil] Button auf der rechten Seite der Suchleiste über der Liste der Vertragstypen klickst, ändert sich der alphabetische Sortiermodus der Liste von aufsteigend zu absteigend und umgekehrt.

Du kannst Vertragstypen aus deinem Konto entfernen, indem du auf den [...] Button auf der rechten Seite des jeweiligen Vertragstypen in der Liste klickst und "Entfernen" auswählst. Keine Sorge, dies kann jederzeit problemlos rückgängig gemacht werden.

Bereits entfernte Vertragstypen können hinzugefügt werden, indem du oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klickst. Es wird ein Menü geöffnet, in dem du nach dem entsprechenden Vertragstyp suchen kannst. Füge den Vertragstyp einfach wieder zu deinem Konto hinzu, indem du auf den [+Hinzufügen] Button neben dem entsprechenden Listenelement klickst.

Der Bereich "Markeneinstellungen" ermöglicht es dir, anzupassen, wie E-Mails und der externe Dokumentenzugriffs-Workflow aussehen.

Tags helfen dir, deine Dokumente organisiert zu halten. Es handelt sich um ein einfaches textbasiertes Attribut, das einem beliebigen Dokument ohne weitere Auswirkungen hinzugefügt werden kann.

Die Tag-Liste ist alphabetisch (aufsteigend) sortiert. Am unteren Ende der Liste kannst du durch die Seiten blättern und festlegen, wie viele Tags pro Seite angezeigt werden sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn du eine größere Anzahl von Tags hast und nach einem bestimmten suchst.

Tags können erstellt werden, indem du oben rechts neben der Liste auf den [+] Button klickst. Es wird ein Menü geöffnet, das dich nach einem Tag-Namen und einer Farbe fragt. Anschließend kannst du den Tag mit dem [Erstellen]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars erstellen.

Wenn du auf einen Tag in der Liste klickst oder auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Tags und dann [Bearbeiten] auswählst, wird ein Formular angezeigt, das es dir ermöglicht, den Tag zu bearbeiten. Beachte, dass Änderungen mit dem [Speichern]-Button in der unteren rechten Ecke des Formulars angewendet werden müssen.

Du kannst Tags auch aus deinem fynk-Konto entfernen. Dies kann durch Klicken auf den [...] Button auf der rechten Seite eines entsprechenden Tags in der Liste und dann [Entfernen] auswählen erfolgen. Diese Aktion entfernt den Tag von allen Dokumenten und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Dieser Abschnitt zeigt dir deinen aktuellen Tarif, verfügbare Tarife und alle Details zu den in deinem Abonnement enthaltenen Funktionen.