Einleitung 👋
Checkpoints in fynk bieten die Möglichkeit, Genehmigungsworkflows für deine Dokumente zu gestalten. Egal, ob es sich um importierte oder in fynk erstellte Dokumente handelt, du kannst automatisch die relevanten Entscheidungsträger erreichen – und dies alles in einer manipulationssicheren Dokumentenhistorie festhalten.
Checkpoints erstellen ➕
Die Erstellung von Checkpoints findet immer in Vorlagen statt. Diese Vorlagen, inklusive der enthaltenen Checkpoints, können dann auf in fynk erstellte, aber auch auf importierte Dokumente angewandt werden.
Zunächst musst du demnach eine Vorlage erstellen oder eine deiner bestehenden Vorlagen öffnen. In der Vorlage klicke rechts auf den [Flagge] Tab, dieser beinhaltet die Checkpoint-Verwaltung der Vorlage. Anfangs sind hier noch keine Checkpoints zu sehen:
Um nun einen Checkpoint zu erstellen, klicke einfach auf den [Checkpoint hinzufügen] Button am unteren Ende des Tabs. Hier musst du nun auswählen, ob du Checkpoints vor der Prüfungs- oder Unterzeichnungsphase anlegen möchtest:
Nachdem du die entsprechende Auswahl getätigt hast, öffnet sich ein neues Formular:
Hier kannst du nun die Benutzer hinterlegen, welche für den Genehmigungsschritt erforderlich sind. Hierbei kann bei mehreren Benutzern definiert werden, ob einer, zwei oder alle der hinterlegten Benutzer in diesem Schritt ihre Genehmigung abgeben müssen:
Dabei können auch mehrere Bestätigungsschritte hintereinander gelegt werden:
Die Reihenfolge kann auch nachträglich geändert werden. Klicke hierfür neben einem der Schritte auf [Optionen] und wählen die entsprechende Option aus:
Nach einem Klick auf [Schliessen] ist der entsprechende Checkpoint nun in der Vorlage hinterlegt:
In einer Vorlage können jeweils Checkpoints vor der Prüf - oder Unterzeichnungsphase aber auch vor jeweils beiden gesetzt sein.
Funktionsweise von Checkpoints 💡
Checkpoints können in einem Dokument über den [Flagge] Checkpoints Tab eingesehen werden. Hier kann man sehen, welche Schritte und Entscheider im Prozess eingebunden sind, sowie vor welchen Phasen eines Dokuments die Checkpoints geprüft werden.
Sind Checkpoints in einem Dokument vorhanden, kann man das Dokument nicht ohne den Checkpoint zu durchlaufen in die nachgeschaltete Phase bringen. Stattdessen bekommt man die Aufforderung, den Checkpoint zu starten.
Die aktiven Entscheider eines Checkpoint Schrittes bekommen hierbei eine Benachrichtigung zur anstehenden Aufgabe via E-Mail:
Sowie als Aufgabe, die im Dashboard ersichtlich ist:
Die Entscheider müssen nun diesen zuerst positiv bestätigen, bevor die nächste Phase erreicht werden kann.
Sollte ein Schritt eines Checkpoints von einem Entscheider abgelehnt werden, so wird der gesamte Checkpoint abgebrochen und das Dokument bleibt in der selben Phase wie zuvor. Der Checkpoint kann danach wieder gestartet werden (nachdem z.B. Korrekturen vorgenommen wurden).
Wird ein Schritt eines mehrstufigen Checkpoints genehmigt, so wird automatisch der nächste Schritt im Checkpoint gestartet und die neuen Entscheider bekommen wiederum eine Benachrichtigung.
Wird der einzige oder letzte Schritt eines Checkpoints genehmigt, so geht das Dokument in die nächste Phase.
Checkpoints auf neue Dokumente anwenden 📃
Um Checkpoints auf ein neues, in fynk erstelltes Dokument anzuwenden, muss man dieses lediglich aus einer Vorlage erstellen, in der die gewünschten Checkpoints definiert wurden:
Die Checkpoints werden dann direkt aus der Vorlage übernommen.
Checkpoints auf importierte Dokumente anwenden 🔖
Es ist auch möglich, Checkpoints auf via [PDF unterzeichnen] importierte Dokumente anzuwenden. Hierbei wählt man einfach die Vorlage mit den enthaltenen Checkpoints und klickt anschliessend auf [Dokument erstellen].
Hinweis💡: Die Vorlage kann hierfür komplett leer sein, lediglich die Checkpoints müssen enthalten sein, um übertragen zu werden.
So sieht das Fenster dann aus, wenn eine zu importierende Datei sowie eine Vorlage ausgewählt sind:
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.