Fynks integrierter Editor ermöglicht es, Dokumentenvorlagen oder Dokumente mühelos zu erstellen und zu bearbeiten. Durch seine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Funktion und die stetig wachsende Vorlagenbibliothek können verschiedene Anforderungen schnell und individuell umgesetzt werden.

Zusätzlich tragen Zusammenarbeit, erweiterte Formatierungsmöglichkeiten und Versionskontrolle (für Dokumente) zu einem reibungslosen und professionellen Dokumentenworkflow bei, was Fynk zu einem vielseitigen Werkzeug für Einzelpersonen und Unternehmen macht, die Effizienz und professionelle Ergebnisse suchen.

Im Editor von Fynk stehen Ihnen zahlreiche Formatierungsoptionen zur Verfügung, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden. Diese Optionen finden Sie in der Menüleiste oben links im Dokument. Diese ist immer für Vorlagen verfügbar, aber in Dokumenten nur dann, wenn der Bearbeitungsmodus aktiviert ist.

Hier können Sie Dinge wie verschiedene Textstile, Formatierungsoptionen, Ausrichtung oder Listen anpassen.

Das Verhalten ähnelt stark Ihren Standard-Dokumentenanwendungen wie MS Word. Sie können einen Textstil/-format auswählen und direkt im ausgewählten Format zu schreiben beginnen. Alternativ können Sie auch Text auswählen und den Stil/das Format auf den vorhandenen Text anwenden.

Wenn Sie Text auswählen oder die Tastenkombination [Cmd + P] auf einem Mac oder [Strg + P] unter Windows verwenden, wird unser Befehlsmenü angezeigt.

Dieses ermöglicht es Ihnen, Text zu formatieren, Schriftgröße und -farbe zu ändern, Formatierungen mit der Schaltfläche zu entfernen oder Bedingungen hinzuzufügen. Zusätzlich können Sie auf die Suchleiste klicken, um noch mehr Möglichkeiten zu öffnen, wie zum Beispiel:

Mit dieser Funktion können Sie formulieren, was Sie möchten, dass die KI schreibt, und die KI wird Ihnen einen generierten Absatz, eine Klausel, einen Text oder ähnliches liefern und ihn in das Dokument oder die Vorlage einfügen.

Obwohl Sie dynamische Felder direkt aus der Liste der dynamischen Felder per Drag & Drop in Ihr Dokument/Vorlage ziehen können, wie im Abschnitt [Dynamische Felder] dieses Artikels beschrieben, können Sie sie auch direkt aus dem Befehlsmenü hinzufügen:

Obwohl Sie Platzhalter für Parteien direkt aus der Liste der Parteien per Drag & Drop in Ihr Dokument/Vorlage ziehen können, wie im Abschnitt [Partei-Platzhalter] dieses Artikels beschrieben, können Sie diese auch direkt aus dem Befehlsmenü hinzufügen:

Wenn Sie auf einen bestimmten Absatz des Dokuments verlinken möchten, können Sie auch Dokument-Anker einfügen.

Da Nummerierung bei Dokumenten sehr wichtig ist, haben wir eine Vielzahl von Optionen in unseren leistungsstarken Editor integriert. Sie können darauf zugreifen, indem Sie in Ihrem Dokument oder Ihrer Vorlage eine Liste starten.

Dies kann entweder durch Starten einer Liste mit einigen voreingestellten Tastenkombinationen erfolgen, wie etwa:

"1. " oder "§1 " für eine sortierte Liste

"- " oder "* " für eine unsortierte Liste

Eine andere Möglichkeit wäre, eine Liste über das [Liste]-Menü in der Menüleiste einzufügen. Auf diese Weise können Sie die Liste auch auf vorhandenen Text anwenden:

Im Editor von Fynk haben Sie Zugang zu einer Vielzahl von Dokumentennummerierungsvarianten und -möglichkeiten. Um auf das Nummerierungsmenü zuzugreifen, klicken Sie einfach auf eine bestehende Nummerierung oder Aufzählung. Ein kleines Menü mit einigen grundlegenden Formatierungsoptionen wird erscheinen.

Wenn Sie auf das kleine Kontrollkästchen [Erweiterte Nummerierung] in der oberen rechten Ecke des Nummerierungsmenüs klicken, werden Ihnen alle verfügbaren Nummerierungsoptionen angezeigt:

Format

Ermöglicht es Ihnen, das Nummerierungsformat zu definieren. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

Fortsetzung

Hier können Sie entscheiden, ob die Liste für das ausgewählte Nummerierungselement fortgesetzt werden soll oder ob Sie eine neue Liste starten möchten.

Verschachtelung

Diese Option ermöglicht es Ihnen zu entscheiden, ob Sie das übergeordnete Nummerierungsformat als Präfix für eine Unterkategorie verwenden möchten.

Wenn Sie eine Liste ohne Verschachtelung haben, die wie folgt aussieht:

Die Aktivierung der Verschachtelung für die Unterliste würde dazu führen, dass die Liste wie folgt angezeigt wird:

Stil

Ermöglicht es Ihnen, den Nummerierungsstil festzulegen. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:

Art

Mit dieser Option können Sie zwischen geordneten und ungeordneten Listen wechseln.

Format anwenden

[Format anwenden] ermöglicht es Ihnen, das ausgewählte Nummerierungsformat auf einen bestimmten Bereich innerhalb der Vorlage oder des Dokuments anzuwenden:

Durch Verwenden der [Tab] Taste können Sie einzelne Listenelemente einrücken. Wenn Sie die [Umschalt] Taste gedrückt halten und die [Tab] Taste drücken, können Sie das Einrücken rückgängig machen.

Die Verwendung von Einrückungen ist entscheidend, da sie es Ihnen ermöglichen, mehrere Ebenen zu einer Liste hinzuzufügen:

Sie können Tabellen in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem Sie den Cursor an die Stelle setzen, an der sie eingefügt werden sollen, und anschließend auf [Einfügen] --> [Tabelle] in der Menüleiste klicken.

Wenn Sie irgendwo in der Tabelle klicken, sehen Sie das folgende Menü:

Dieses Menü ermöglicht es Ihnen:

Sie können auch die Trennlinien zwischen den Spalten ziehen, um die Spaltenbreite nach Ihren Wünschen anzupassen. Auf diese Weise können Sie auch Tabellen erstellen, die schmaler sind als die Breite des Editors. (Entfernen Sie einfach die übrig gebliebenen Spalten, und Sie können die kleineren behalten)

Wenn Sie eine Tabelle ausgewählt haben, können Sie auch das [Tabelle] Menü in der Menüleiste verwenden, um die Tabelle zu löschen (Sie können dies auch tun, indem Sie zweimal [Rücktaste] drücken, wenn der Cursor sich direkt nach der Tabelle befindet, oder indem Sie zweimal [Entf] drücken, wenn sich der Cursor direkt vor der Tabelle befindet).

Das [Tabelle] Menü in der Menüleiste ermöglicht es Ihnen auch, Tabellenumrandungen umzuschalten:

Spalten sind eine großartige Möglichkeit, um mehrere Ausrichtungen auf bestimmten Zeilen zu handhaben. Sie können sie auch verwenden, um eine Seite in zwei oder mehr verschiedene vertikal getrennte Abschnitte zu unterteilen.

Sie können Spalten in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem Sie den Cursor an die Stelle setzen, an der sie eingefügt werden sollen, und anschließend auf [Einfügen] --> [Spalten] in der Menüleiste klicken.

Der Editor erlaubt zwei, drei oder vier Spalten. Sie können überschüssige Spalten löschen, indem Sie in die Spalte klicken, die Sie löschen möchten, und auf die [Papierkorb] Schaltfläche oben rechts in der Spalte klicken.

Sie können auch jederzeit eine weitere Spalte rechts hinzufügen, indem Sie auf das [+] Zeichen oben rechts in der Spalte klicken.

Wie Sie in der folgenden Animation sehen können, können Sie den Text für jede Spalte beliebig ausrichten. In diesem Fall ist der Inhalt der linken Spalte links ausgerichtet, der Inhalt der mittleren Spalte zentriert und der Inhalt der rechten Spalte rechts ausgerichtet.

Sie können Bilder in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem Sie den Cursor an die Stelle setzen, an der sie eingefügt werden sollen, und anschließend auf [Einfügen] --> [Bild] in der Menüleiste klicken.

Beim Klicken auf das Bild sehen Sie ein Menü, das es Ihnen ermöglicht, das Bild entsprechend Ihren Bedürfnissen auszurichten:

Eingefügte Bilder können ausgerichtet werden:

Bilder können gelöscht werden, indem Sie auf das [Papierkorb]-Symbol im Bildmenü klicken oder einfach [ENTF] oder [Rücktaste] nach der Auswahl des Bildes drücken.

Sie können auch die Größe des Bildes ändern, indem Sie es auswählen und dann eines der weißen Quadrate in der Ecke des Bildes ziehen:

Sie können Seitenumbrüche in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem Sie den Cursor an die Stelle setzen, an der sie eingefügt werden sollen, und anschließend auf [Einfügen] --> [Seitenumbruch] in der Menüleiste klicken.

Seitenumbrüche funktionieren nur in heruntergeladenen PDF-Dateien. Sie können aber sehen, wo die Seite im Dokument umgebrochen wird:

Wenn sich im Dokument zu viel Inhalt vor einem Seitenumbruch befindet, kann das Dokument möglicherweise vor Ihrem beabsichtigten Umbruch umgebrochen werden. Achten Sie daher auf die Verteilung Ihres Inhalts.

Seitenumbrüche können leicht gelöscht werden, indem Sie auf das [Papierkorb] Symbol in der Mitte des Umbruchs klicken. Sie können jedoch nur verschoben werden, indem Sie vor einem Seitenumbruch Absätze einfügen oder entfernen (zum Beispiel durch Drücken der [Eingabetaste]). Umbrüche können nicht per Drag & Drop verschoben werden, sobald sie platziert wurden.

Sie können ein Inhaltsverzeichnis in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem Sie den Cursor an die Stelle setzen, an der es eingefügt werden soll, und anschließend auf [Einfügen] --> [Inhaltsverzeichnis] in der Menüleiste klicken.

Das Inhaltsverzeichnis ist ein vordefinierter Block, der alle Inhalte anzeigt, die als Dokumenttitel, Überschrift oder Unterüberschrift formatiert sind. Es kann in Spalten oder Tabellen eingefügt werden, um seine Breite zu verringern und es Ihnen zu ermöglichen, weitere Inhalte daneben zu platzieren.

Natürlich können auch Signaturblöcke zu Dokumenten und Vorlagen hinzugefügt werden. Sie können einem Signaturcontainer hinzugefügt werden, der entweder durch Klicken auf [Einfügen] --> [Signaturcontainer] in der Menüleiste eingefügt oder automatisch erstellt werden kann, indem Sie einen Signaturblock in eine Vorlage oder ein Dokument einfügen.

Um einen Signaturblock hinzufügen zu können, muss dieser zuerst erstellt werden. Sie können dies im [Dokumentinhalt] Tab im Untermenü [Signaturen] tun:

Sie können mehrere Blöcke für dieselbe Partei erstellen, sodass Sie auch dann, wenn Sie mehrere Signaturen derselben Person(en) auf einem Dokument benötigen, so viele Blöcke hinzufügen können, wie Sie benötigen.

Sie können jedoch nur Blöcke für vorhandene Parteien erstellen. Im [Dokumentinhalt] Tab im Untermenü [Parteien] können Sie weitere Parteien hinzufügen. Wenn Sie noch nicht wissen, welche Person oder Firma unterzeichnen wird, machen Sie sich keine Sorgen - alles, was Sie ausfüllen müssen, ist die [Referenz] - zum Beispiel "Lieferant", "Kunde" oder "Mitarbeiter":

Um Signaturblöcke hinzuzufügen, können Sie sie einfach aus dem [Signaturen] Untermenü in das Dokument oder die Vorlage ziehen und ablegen. Ein Signaturcontainer wird automatisch für den platzierten Block erstellt:

Innerhalb des Signaturcontainers können Sie die einzelnen Blöcke ausrichten, indem Sie auf in der oberen linken Ecke des Signaturcontainers klicken.

Signaturblöcke und/oder -container können jederzeit durch Klicken auf das [Papierkorb] Symbol gelöscht werden. Signaturcontainer zeigen auch nicht platzierte Signaturblöcke an und ermöglichen es Ihnen, Signaturblöcke hinzuzufügen oder zu erstellen.

Für jede Partei, die dem Dokument hinzugefügt wurde, auch für solche, die nur eine Referenz enthalten, können Sie auch Platzhalter für verwenden:

Diese Platzhalter werden aufgelöst, sobald die verknüpften Daten in einer bestimmten Vorlage oder einem bestimmten Dokument vorhanden sind.

Dynamische Felder machen Ihre Vorlagen oder Dokumente intelligent. Sie dienen als Platzhalter, steuern Bedingungen und können automatisch mit Ihren relevanten Metadaten verknüpft werden.

Die Verwendung von dynamischen Feldern in Dokumentenvorlagen ist besonders nützlich, da die Dokumentenerstellung einen Assistenten bereitstellt, der Sie durch alle Felder führt, die Sie ausfüllen müssen.

Um dynamische Felder in eine Vorlage oder ein Dokument einzufügen, können Sie sie einfach aus der Liste der dynamischen Felder ziehen:

oder sie über das Befehlsmenü hinzufügen:

Sie können dynamische Felder mehrmals zu einer Vorlage oder einem Dokument hinzufügen, aber beachten Sie, dass ein einzelnes Feld immer nur einen Wert haben wird.

Bedingungen sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um Ihre Dokumente basierend auf den Eingaben dynamischer Felder anzupassen. Eine Bedingung blendet im Wesentlichen einen bestimmten Text oder Absatz in einem Dokument basierend auf dem Wert eines dynamischen Feldes ein oder aus.

Sie können mehrere Bedingungen mit einem einzigen dynamischen Feld ansprechen, aber es ist auch möglich, mehrere Aussagen in eine Bedingung aufzunehmen. Zum Beispiel könnten Sie eine bestimmte Klausel nur anzeigen, wenn das Vertragsvolumen größer als 50.000 € UND die Laufzeit weniger als ein Jahr beträgt.

Wenn die Kriterien für eine bestimmte Bedingung nicht erfüllt sind, wird der Text grau und ausgebleicht dargestellt, mit einem Bedingungsindikator auf seiner linken Seite:

In diesem Fall wird der Text nicht Bestandteil des endgültigen (PDF-)Dokuments sein und für externe Benutzer nicht sichtbar sein.

Wenn die Kriterien für eine bestimmte Bedingung erfüllt sind, wird der Text grün hervorgehoben, Teil des endgültigen (PDF-)Dokuments sein und für externe Benutzer sichtbar sein.

Wenn Sie nach bestimmten Wörtern, Formulierungen oder Ähnlichem suchen, können Sie auch die Suchen-und-Ersetzen-Funktion verwenden, um danach zu suchen und sie durch andere Phrasen oder Platzhalter zu ersetzen.

Zum Beispiel, wenn Sie gerade Ihre Vorlage über unsere Word-Import Funktion importiert haben und bestimmte Anpassungen vornehmen müssen, können Sie dies alles an einem Ort tun. Der gefundene Text wird im gesamten Dokument hervorgehoben, und Sie können alle Vorkommen der Phrase auf einmal ersetzen:

Sie können auch Text direkt durch verfügbare Platzhalter ersetzen, wie zum Beispiel Parteiplatzhalter oder dynamische Felder.

Kopf- und Fußzeilen können in den Accounteinstellungen erstellt und anschließend in Dokumenten oder Vorlagen hinzugefügt werden. Dies kann über den "Kopf- und Fußteile verwalten" Button gemacht werden:

Sie können auch zusätzliche PDF-Dateien an Vorlagen und Dokumente anhängen. Diese Dateien werden als Teil des Dokuments behandelt und sind somit für interne/externe Benutzer sichtbar und werden nach dem vollständigen Signieren des Dokuments zusammen mit dem eigentlichen Dokument als Anhang an alle Mitarbeiter gesendet.

Sie können verwendet werden, um auf spezielle Vereinbarungen, Nutzungsbedingungen oder Ähnliches zu verweisen.

Wenn Sie Dateien in einem privateren Kontext hinzufügen möchten, können Sie unsere Dateiablage verwenden, in der Sie auch E-Mails oder Bilder anhängen können.

Wenn einem Dokumenttemplate eine Anlage hinzugefügt wird, wird sie auch automatisch allen aus diesem Template generierten Dokumenten angehängt.

Die gerenderte Vorschau kann verwendet werden, um das tatsächliche Ergebnis beim Generieren des Dokuments zu sehen, inaktive Bedingungen auszublenden, Highlights und unsichtbare Tabellenumrandungen anzuzeigen sowie die tatsächlichen Werte dynamischer Felder anzuzeigen.

Die gerenderte Vorschau zeigt jedoch keine tatsächlichen Seitenumbrüche und Dokumentkopf-/Fußzeilen an.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche ganz rechts in der Menüleiste, wählen Sie das gewünschte Word-Dokument aus und genießen Sie Ihren vorhandenen Inhalt im Editor von Fynk.

Diese Importfunktion wird wahrscheinlich nicht in jedem Fall eine perfekte Dokumentvorlage erstellen, und in den meisten Fällen wird immer noch etwas manuelle Nachbearbeitung erforderlich sein. Aber im Allgemeinen wird es sehr hilfreich sein, um Ihre Dokumentvorlagen so schnell wie möglich fertig zu stellen.

Wenn Sie lieber mit Tastenkombinationen arbeiten, hier ist eine Liste der verfügbaren Tastenkombinationen im Editor: