Verwendung des fynk Editors

fynks integrierter Editor ermöglicht es, Dokumentenvorlagen oder Dokumente mühelos zu erstellen und zu bearbeiten. Durch seine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Funktion und die stetig wachsende Vorlagenbibliothek, können verschiedene Anforderungen schnell und individuell umgesetzt werden.

Zusätzlich tragen Zusammenarbeit, erweiterte Formatierungsmöglichkeiten und Versionskontrolle (für Dokumente) zu einem reibungslosen und professionellen Dokumentenworkflow bei, was fynk zu einem vielseitigen Werkzeug für Einzelpersonen und Unternehmen macht, die Effizienz und professionelle Ergebnisse suchen.

Im Editor von fynk stehen dir zahlreiche Formatierungsoptionen zur Verfügung, um deinen Anforderungen gerecht zu werden. Diese Optionen findest du im Befehlsmenü, welches durch das Selektieren von Text oder drücken von [Strg+P] unter Windows/Linux oder [Command+P] unter MacOs erreichbar ist. Es ist für Vorlagen prinzipiell immer verfügbar, in Dokumenten jedoch nur bei aktivem Bearbeitungsmodus.
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Hier kannst du Dinge wie verschiedene Textstile, Formatierungsoptionen, Ausrichtung oder Listen anpassen.

Das Verhalten ähnelt stark den Standard-Dokumentenanwendungen wie MS Word. Du kannst einen Textstil/-format auswählen und direkt im ausgewählten Format zu schreiben beginnen. Alternativ kannst du auch Text auswählen und den Stil/das Format auf den vorhandenen Text anwenden.

Dies ermöglicht es, den Text zu formatieren, Schriftgröße und -farbe zu ändern oder Bedingungen hinzuzufügen. Auch dynamische Felder, Parteien-Platzhalter und Signaturblöcke können über das Befehlsmenü hinzugefügt werden.

Das Befehlsmenü bietet außerdem KI-Funktionen: Texterstellung, Übersetzung sowie Rechtschreib- und Grammatikprüfung.

Mit dieser Funktion kannst du formulieren, was die KI schreiben soll. Die KI wird dir einen generierten Absatz, eine Klausel, einen Text oder ähnliches liefern und ihn in das Dokument oder die Vorlage einfügen.

Die Übersetzungsfunktion lässt dich Paragraphen und Texte innerhalb deiner Dokumente in acht verschiedene Zielsprachen übersetzen.

Diese Funktion korrigiert automatisch Rechtschreib- und Grammatikfehler im ausgewählten Text.

Obwohl du dynamische Felder direkt aus der Liste der dynamischen Felder per Drag & Drop in dein Dokument/Vorlage ziehen kannst, wie im Abschnitt [Dynamische Felder] dieses Artikels beschrieben, kannst du diese auch direkt aus dem Befehlsmenü hinzufügen:

Obwohl du Platzhalter für Parteien direkt aus der Liste der Parteien per Drag & Drop in dein Dokument/Vorlage ziehen kannst, wie im Abschnitt [Partei-Platzhalter] dieses Artikels beschrieben, kannst du diese auch direkt aus dem Befehlsmenü hinzufügen:

Wenn du auf einen bestimmten Absatz des Dokuments verlinken möchten, kannst du auch einen Dokument-Anker einfügen.

Da Nummerierung bei Dokumenten sehr wichtig ist, haben wir eine Vielzahl von Optionen in unseren leistungsstarken Editor integriert. Du kannst darauf zugreifen, indem du in dem Dokument oder der Vorlage eine Liste startest.
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Eine Liste kann entweder durch bestimmte Zeichenfolgen gestartet werden, wie:

"1. " oder "§1 " für eine sortierte Liste

"- " oder "* " für eine unsortierte Liste

Eine andere Möglichkeit wäre, eine Liste über die [Liste] Schaltflächen des Befehlsmenüs einzufügen:

Auf diese art kann eine Liste auch auf existierenden Text angewendet werden:

Im Editor von fynk hast du Zugang zu einer Vielzahl von Dokumentennummerierungsvarianten und -möglichkeiten. Um auf das Nummerierungsmenü zuzugreifen, klicke einfach auf eine bestehende Nummerierung oder Aufzählung. Ein kleines Menü mit einigen grundlegenden Formatierungsoptionen wird erscheinen.

Wenn du auf das kleine Kontrollkästchen [Erweiterte Nummerierung] in der oberen rechten Ecke des Nummerierungsmenüs klickst, werden alle verfügbaren Nummerierungsoptionen angezeigt:

Art

Hier kannst du zwischen geordneten und ungeordneten Listen wechseln.

Einrückung

Hier kannst du den Grad der Einrückung für Absätze bestimmen.

Format

Ermöglicht es dir, das Nummerierungsformat zu definieren. Du kannst zwischen folgenden Optionen wählen:

Fortsetzung

Hier kannst du entscheiden, ob die Liste für das ausgewählte Nummerierungselement fortgesetzt werden soll oder ob du eine neue Liste starten möchtest.

Verschachtelung

Diese Option ermöglicht es dir zu entscheiden, ob du das übergeordnete Nummerierungsformat als Präfix für eine Unterkategorie verwenden möchtest.

Wenn du eine Liste ohne Verschachtelung hast, die wie folgt aussieht:

Die Aktivierung der Verschachtelung für die Unterliste würde dazu führen, dass die Liste wie folgt angezeigt wird:

Stil

Ermöglicht es dir, den Nummerierungsstil festzulegen. Du kannst zwischen folgenden Optionen wählen:

Art

Mit dieser Option kannst du zwischen geordneten und ungeordneten Listen wechseln.

Format anwenden

[Format anwenden] ermöglicht es dir, das ausgewählte Nummerierungsformat auf einen bestimmten Bereich innerhalb der Vorlage oder des Dokuments anzuwenden:

Durch Verwenden der [Tab] Taste kannst du einzelne Listenelemente einrücken. Wenn du die [Umschalt] Taste gedrückt hältst und die [Tab] Taste drückst, kannst du das Einrücken rückgängig machen.

Die Verwendung von Einrückungen ist entscheidend, da sie es dir ermöglicht, mehrere Ebenen zu einer Liste hinzuzufügen:

Du kannst Tabellen in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem du den Cursor an die Stelle setzen, an der sie eingefügt werden sollen, und anschließend auf [Tabelle] im Befehlsmenü.

Wenn du irgendwo in der Tabelle klickst, siehst du das folgende Menü:

Dieses Menü ermöglicht es dir:

Du kannst auch die Trennlinien zwischen den Spalten ziehen, um die Spaltenbreite nach deinen Wünschen anzupassen. Auf diese Weise kannst du auch Tabellen erstellen, die schmaler sind als die Breite des Editors. (Entferne einfach die übrig gebliebenen Spalten, und du kannst die kleineren behalten)

Um Bilder einzufügen, setz den Cursor an die gewünschte Stelle. In der oberen Menüleiste klickst du dann auf das Bildsymbol:

Beim Klicken auf das Bild siehst du ein Menü, das es dir ermöglicht, das Bild entsprechend deinen Bedürfnissen auszurichten:

Eingefügte Bilder können ausgerichtet werden:

Bilder können gelöscht werden, indem du auf das [Papierkorb]-Symbol im Bildmenü klickst oder einfach [ENTF] oder [Rücktaste] nach der Auswahl des Bildes drückst.

Du kannst auch die Größe des Bildes ändern, indem du es auswählst und dann eines der weißen Quadrate in der Ecke des Bildes ziehst:

Du kannst Seitenumbrüche in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem du den Cursor an die Stelle setzt, an der sie eingefügt werden sollen, das Befehlsmenü öffnest und anschließend auf [...] --> [Seitenumbruch] klickst:

Seitenumbrüche funktionieren nur in heruntergeladenen PDF-Dateien. Du kannst aber sehen, wo die Seite im Dokument umgebrochen wird:

Wenn sich im Dokument zu viel Inhalt vor einem Seitenumbruch befindet, kann das Dokument möglicherweise vor dem beabsichtigten Umbruch umgebrochen werden. Achte daher auf die Verteilung des Inhalts.

Seitenumbrüche können leicht gelöscht werden, indem du auf das [Papierkorb] Symbol in der Mitte des Umbruchs klickst. Sie können jedoch nur verschoben werden, indem du vor einem Seitenumbruch Absätze einfügst oder entfernst (zum Beispiel durch Drücken der [Eingabetaste]). Umbrüche können nicht per Drag & Drop verschoben werden, sobald sie platziert wurden.

Du kannst ein Inhaltsverzeichnis in Vorlagen oder Dokumente einfügen, indem du den Cursor an die Stelle setzt, an der es eingefügt werden soll, das Befehlsmenü öffnest und anschließend auf [...] --> [Inhaltsverzeichnis] klickst:

Das Inhaltsverzeichnis ist ein vordefinierter Block, der alle Inhalte anzeigt, die als Dokumenttitel, Überschrift oder Unterüberschrift formatiert sind. Es kann in Spalten oder Tabellen eingefügt werden, um seine Breite zu verringern und dir zu ermöglichen, weitere Inhalte daneben zu platzieren.

Du kannst Signaturblöcke in deinen Vorlagen bzw. auch in deinen Dokumenten hinzufügen.

Gehe dazu in deine Vorlage und klicke auf "Dokumenteninhalt". Dort stehen dir unterschiedliche Elemente zur Verfügung, welche in die Vorlage eingefügt werden können.

Sobald du den Signaturblock anklickst oder mittels Drag&Drop in deine Vorlage hinein ziehst, fordert dich fynk dazu auf, eine Partei für den Signaturblock anzulegen.

Deine soeben angelegte(n) Partei(en) sind anschließend unter "Parteien und Unterzeichner" zu finden, wo du im nächsten Schritt gleich die Unterzeichner angeben kannst.

Signaturblock je Partei

Standardmäßig wird ein gesamter Signaturblock je Partei erstellt, auch wenn du mehrere Unterzeichner hinterlegt hast. Du kannst den gesamten Signaturblock an die passende Stelle in deinem Dokument platzieren:

​Signaturblock je Unterzeichner

Als Alternative hast du die Möglichkeit, den Signaturblock in einzelne Unterschriften aufzuteilen:
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Damit hast du mehr Flexibilität und kannst die Signaturblöcke je Person genau dort platzieren, wo dies im Dokument erforderlich ist.

Mehrere Signaturblöcke je Partei

Du kannst mehrere Signaturblöcke für dieselbe Partei erstellen, sodass du auch dann, wenn du mehrere Signaturen derselben Person(en) auf einem Dokument benötigst, so viele Blöcke hinzufügen kannst, wie erforderlich.

Hierbei stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:

Wichtig: Du kannst nur Signaturblöcke für vorhandene Parteien erstellen. Wenn du noch nicht weißt, wer die andere Partei (Person oder Unternehmen) sein soll, mache dir keine Sorgen. 😊 Alles, was du ausfüllen musst, ist eine "Referenz" als Platzhalter einzufügen, zum Beispiel "Lieferant", "Kunde" oder "Mitarbeiter":

Diese Referenz wird später im eigentlichen Dokument mit den tatsächlichen Daten deiner externen Partei ausgefüllt, zum Beispiel mit dem Unternehmensnamen deines Kunden.

Signaturblöcke bearbeiten

Sobald du einen Signaturblock anklickst, werden dir links davon mehrere Icons angezeigt, welche dir zusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten bieten:

Für jede Partei, die dem Dokument hinzugefügt wurde, auch für solche, die nur eine Referenz enthalten, kannst du auch Platzhalter verwenden für:

Diese Platzhalter werden aufgelöst, sobald die verknüpften Daten in einer bestimmten Vorlage oder einem bestimmten Dokument vorhanden sind.

Dynamische Felder machen deine Vorlagen oder Dokumente intelligent. Sie dienen als Platzhalter, steuern Bedingungen und können automatisch mit deinen relevanten Metadaten verknüpft werden.

Die Verwendung von dynamischen Feldern in Dokumentenvorlagen ist besonders nützlich, da die Dokumentenerstellung einen Assistenten bereitstellt, der dich durch alle Felder führt, die du ausfüllen musst.

Um dynamische Felder in eine Vorlage oder ein Dokument einzufügen, kannst du sie einfach aus der Liste der dynamischen Felder ziehen:

oder sie über das Befehlsmenü hinzufügen:

Du kannst dynamische Felder mehrmals zu einer Vorlage oder einem Dokument hinzufügen, aber beachte, dass ein einzelnes Feld immer nur einen Wert haben wird.

Bedingungen sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um deine Dokumente basierend auf den Eingaben dynamischer Felder anzupassen. Eine Bedingung blendet im Wesentlichen einen bestimmten Text oder Absatz in einem Dokument basierend auf dem Wert eines dynamischen Feldes ein oder aus.

Du kannst mehrere Bedingungen mit einem einzigen dynamischen Feld ansprechen, aber es ist auch möglich, mehrere Aussagen in eine Bedingung aufzunehmen. Zum Beispiel kannst du eine bestimmte Klausel nur anzeigen, wenn das Vertragsvolumen größer als 50.000 € UND die Laufzeit weniger als ein Jahr beträgt.

Wenn die Kriterien für eine bestimmte Bedingung nicht erfüllt sind, wird der Text grau und ausgebleicht dargestellt, mit einem Bedingungsindikator auf seiner linken Seite:

In diesem Fall wird der Text nicht Bestandteil des endgültigen (PDF-)Dokuments sein und für externe Benutzer nicht sichtbar sein.

Wenn die Kriterien für eine bestimmte Bedingung erfüllt sind, wird der Text grün hervorgehoben, Teil des endgültigen (PDF-)Dokuments sein und für externe Benutzer sichtbar sein.

Wenn du nach bestimmten Wörtern, Formulierungen oder Ähnlichem suchst, kannst du auch die Suchen-und-Ersetzen-Funktion verwenden, um danach zu suchen und sie durch andere Phrasen oder Platzhalter zu ersetzen.

Zum Beispiel, wenn du gerade deine Vorlage über unsere Word-Import Funktion importiert hast und bestimmte Anpassungen vornehmen musst, kannst du dies alles an einem Ort tun. Der gefundene Text wird im gesamten Dokument hervorgehoben, und du kannst alle Vorkommen der Phrase auf einmal ersetzen:

Du kannst auch einen Text direkt durch verfügbare Platzhalter ersetzen, wie zum Beispiel Parteiplatzhalter oder dynamische Felder.

Kopf- und Fußzeilen können in den Accounteinstellungen erstellt und anschließend in Dokumenten oder Vorlagen hinzugefügt werden. Dies kann über den "Kopf- und Fußteile verwalten" Button gemacht werden:

Du kannst auch zusätzliche PDF-Dateien an Vorlagen und Dokumente anhängen. Diese Dateien werden als Teil des Dokuments behandelt und sind somit für interne/externe Benutzer sichtbar und werden nach dem vollständigen Signieren des Dokuments zusammen mit dem eigentlichen Dokument als Anhang an alle Mitarbeiter gesendet.

Sie können verwendet werden, um auf spezielle Vereinbarungen, Nutzungsbedingungen oder Ähnliches zu verweisen.

Wenn du Dateien in einem privateren Kontext hinzufügen möchtest, kannst du unsere Dateiablage verwenden, in der du auch E-Mails oder Bilder anhängen kannst.

Wenn einem Dokumenttemplate eine Anlage hinzugefügt wird, wird sie auch automatisch allen aus diesem Template generierten Dokumenten angehängt.

Die gerenderte Vorschau kann verwendet werden, um das tatsächliche Ergebnis beim Generieren des Dokuments zu sehen, inaktive Bedingungen auszublenden, Highlights und unsichtbare Tabellenumrandungen anzuzeigen sowie die tatsächlichen Werte dynamischer Felder anzuzeigen.

Die gerenderte Vorschau zeigt jedoch keine tatsächlichen Seitenumbrüche und Dokumentkopf-/Fußzeilen an.

Klicke einfach auf die Schaltfläche ganz rechts in der Menüleiste, wähle das gewünschte Word-Dokument aus und betrachte deinen vorhandenen Inhalt im Editor von fynk.

Diese Importfunktion wird wahrscheinlich nicht in jedem Fall eine perfekte Dokumentvorlage erstellen, und in den meisten Fällen wird immer noch etwas manuelle Nachbearbeitung erforderlich sein. Aber im Allgemeinen wird es sehr hilfreich sein, um deine Dokumentvorlagen so schnell wie möglich fertig zu stellen.

Wenn du lieber mit Tastenkombinationen arbeitest, hier ist eine Liste der verfügbaren Tastenkombinationen im Editor: