Einleitung 👋
Du hast dein Dokument fertiggestellt und es fehlen nur noch die Unterschriften?
Gratulation! Die meiste Arbeit ist bereits getan. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du in wenigen Schritten die Unterschriften auf deine Dokumente in fynk bekommst.
Dokument hochladen
Du kannst Dokumente in fynk entweder als PDF oder Word-Datei hochladen.
PDF-Dokument hochladen:
Ziehe die PDF-Datei per Drag & Drop auf eine beliebige Seite in fynk
Klicke anschließend auf [Dokument signieren]
Alternativ kannst du im Menüpunkt "Dokumente" auf [PDF hochladen] klicken:
Word-Dokument hochladen
Ziehe die Word-Datei per Drag & Drop auf eine beliebige Seite in fynk
Klicke auf [Dokument erstellen]
Beim Upload hast du zusätzlich folgende Möglichkeiten:
Kommentare und Änderungen aus der Word-Datei übernehmen
Formatierungen vor dem eigentlichen Upload anpassen
Nach dem Upload sind die weiteren Schritte für PDF- und Word-Dokumente identisch.
Partei hinzufügen
Nach dem Upload erscheint ein Hinweis, dass eine Partei zum Dokument hinzugefügt werden muss.
Klicke auf den entsprechenden Button
Gib die Informationen zur Partei sowie zum Unterzeichner ein
Interne Partei hinzufügen
Handelt es sich um eine interne Partei, kannst du diese über das Adressbuch-Icon auswählen. Du hast folgende Optionen:
Dich selbst als Unterzeichner hinzufügen
Eine andere Person aus deinem fynk Konto auswählen
Die Informationen manuell eingeben (Name und E-Mail-Adresse)
Externe Partei hinzufügen
Bei einer externen Partei gibst du einfach folgende Informationen ein:
Name der Partei
optional die Adresse
Name und E-Mail-Adresse des Unterzeichners
Klicke anschließend auf [Speichern].
Unterschriftenblöcke im Dokument platzieren 📝
Nachdem die Partei und der Unterzeichner hinzugefügt wurden, kannst du den Unterschriftenblock im Dokument platzieren.
Klicke auf „Unterschriftsblöcke platzieren“
Ziehe den Block per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Dokument
Passe bei Bedarf die Größe des Blocks an, damit er zum Layout des Dokuments passt
Unterzeichnungsprozess starten ✍️
Sobald alles vorbereitet ist, kannst du die Unterzeichnung starten.
Klicke auf „Unterzeichnung starten“
Wähle den Signaturtyp
Lege bei mehreren Unterzeichnern optional eine Unterschriftenreihenfolge fest
Füge optional eine Nachricht an die Unterzeichner hinzu
Klicke anschließend erneut auf „Unterzeichnung starten“, um die Unterzeichner automatisch per E-Mail zu benachrichtigen.
💡Hinweis: Die Informationen zum Unterzeichner wie Name oder
E-Mail-Adresse können auch nach dem Start der Unterzeichnung noch angepasst werden.
Klicke dazu auf den Unterzeichner, bearbeite die Angaben und wähle „Unterzeichner aktualisieren“. Anschließend wird automatisch eine neue Einladung zum Dokument versendet.
Unterschrift hinzufügen
Die Unterzeichner können ihre Signatur auf verschiedene Arten hinzufügen:
zeichnen
tippen
Bild einer vorhandenen Unterschrift hochladen
Falls bereits eine Signatur gespeichert wurde, kann diese unter „Meine Unterschriften“ ausgewählt werden.
Gespeicherte Unterschriften verwalten
Als fynk Nutzer kannst du deine gespeicherten Unterschriften verwalten und eine Standard-Unterschrift festlegen. Klicke dazu einfach auf das Stern-Icon, um eine Unterschrift als Standard zu definieren.
✅ Nach der Signatur: Alle Beteiligten erhalten automatisch das unterzeichnete Dokument per E-Mail.
🎉 Gratulation!
Das Dokument ist unterzeichnet – doch das ist erst der Anfang.
Was kommt als Nächstes?
Jetzt beginnt die eigentliche Zusammenarbeit! Es kann zu Verlängerungen, Änderungen oder Unstimmigkeiten kommen. Bist du neugierig, wie fynk dich auf all diese Ereignisse vorbereitet? Sieh dir unsere Videos auf YouTube an.
🤷♀️ Du brauchst eine Anleitung für deine externen Parteien?
Unser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine externe Parteien, was zu tun ist, wenn sie aufgefordert werden, ein Dokument über fynk zu unterzeichnen.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.