Einleitung 👋
Automatisierungen ermöglichen dir die effiziente Erstellung großer Mengen an Dokumenten. Dabei kombinierst du eine Dokumentenvorlage mit einer Excel-Datei, um dynamische Felder sowie Informationen zu Parteien und Unterzeichnern automatisch zu befüllen.
Diese Funktion ist besonders hilfreich für wiederkehrende Prozesse wie z.B.:
Massenänderungen von Mitarbeiterverträgen
Serienerstellung und Unterzeichnung von Dokumenten
So sparst du Zeit und reduzierst manuellen Aufwand erheblich.
Wo du Automatisierungen findest ⚙️
Du erreichst den Bereich Automatisierungen über den Menüpunkt [Automatisierungen] in der Seitenleiste. Alternativ kannst du diesen Link verwenden.
Automatisierungen erstellen ✨
Um eine neue Automatisierung zu erstellen, klicke auf [Automatisierung erstellen] auf der Automatisierungsseite. Anschließend öffnet sich ein Formular mit Pflicht- und optionalen Feldern:
Name der Automatisierung
Definiert, wie die Automatisierung in der Liste angezeigt wird und wie die erstellten Dokumente benannt werden.
Beispiel: Wenn deine Automatisierung „Arbeitsvertrag“ heißt, werden die generierten Dokumente entsprechend benannt und durch dokumentspezifische Informationen wie die Parteien ergänzt.
Vorlage
Wähle die Vorlage, auf der deine Dokumente basieren sollen.
Alle erstellten Dokumente übernehmen:
Dokumentinhalt
Metadaten
dynamische Felder
Signatureinstellungen (Typ, Blöcke)
Checkpoints
Parteienkonfiguration
Team (optional)
Lege fest, welche Teams Zugriff auf die Dokumente erhalten.
Mitglieder der ausgewählten Teams:
können auf die Dokumente zugreifen
erhalten Benachrichtigungen
Wenn kein Team ausgewählt ist, haben Zugriff:
der Ersteller
Account Owner
zugewiesene Checkpoint-Verantwortliche
Tags (optional)
Verwende Tags, um deine Dokumente zu organisieren und zu kategorisieren.
Nachdem du das Formular ausgefüllt hast, klicke auf [Weiter], um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Daten hochladen & Dokumente erstellen 📄
Im nächsten Schritt kannst du eine Excel-Vorlage herunterladen, die alle erforderlichen Felder enthält, wie z.B.:
Parteien
Unterzeichner
dynamische Felder
Fülle für jedes Dokument eine Zeile aus und:
Speichere die Datei
Lade sie im Bereich „Daten hochladen“ hoch
💡Allgemeine Hinweise:
Bitte beachte bei der Arbeit mit der Vorlage folgende Punkte:
Verwende die Original-Vorlage
Ändere die Zeilen 2–3 nicht
Verschiebe oder lösche keine Spalten
Verwende das Datumsformat YYYY-MM-DD (z. B. 2026-01-01)
Vermeide Leerzeichen am Anfang oder Ende
Vermeide Sonderzeichen durch Copy & Paste
Verwende keine Zeilenumbrüche oder doppelten Leerzeichen
Lasse keine leeren Zeilen
Lösche alle ungenutzten Zeilen unterhalb deiner Daten vollständig (nicht nur leeren)
Füge keine zusätzlichen Spalten oder Formatierungen hinzu
Behalte die Struktur der Vorlage exakt bei
Im Zweifel empfehlen wir, die Daten in eine frische Version der Vorlage zu kopieren.
Nach erfolgreichem Upload klicke auf [Automatisierung starten], um deine Dokumente zu erstellen.
Handhabung von Dokumenten in der Automatisierung 🚀
Nach der Erstellung siehst du eine Übersicht aller generierten Dokumente mit Informationen wie:
zugewiesene Teams
aktueller Status
verantwortliche Nutzer
und mehr
Du kannst alle Dokumente innerhalb einer Automatisierung ganz einfach in die nächste Phase überführen. Zum Beispiel kannst du alle Dokumente mit nur einem Klick in die Signaturphase verschieben.
Voraussetzungen für den Phasenwechsel 💡
Dokumente können nur in eine neue Phase überführt werden, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind:
keine offenen oder abgelehnten Checkpoints
alle Signaturblöcke sind gesetzt
alle Pflichtfelder (dynamische Felder) sind ausgefüllt
ein Signaturtyp ist ausgewählt
kein Dokument befindet sich im Bearbeitungsmodus
📧 Sobald alle Dokumente in die Signaturphase verschoben wurden, erhalten alle Unterzeichner automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung zur Unterzeichnung.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.