Automatisierungen bieten eine leistungsstarke Lösung für die Massenerzeugung von Dokumenten. Durch die Verwendung einer Dokumentenvorlage und einer Excel (.xls)-Datei, kannst du dynamische Felder und Details zu Parteien/Unterzeichnern nahtlos integrieren.

Darüber hinaus erleichtert der automatisierte Prozess den schnellen Übergang erstellter Dokumente in verschiedene Phasen. Du hast beispielsweise die Flexibilität, mit nur einem Klick alle Dokumente innerhalb einer Automatisierung in die Signaturphase zu verschieben. Diese Funktion erweist sich als unschätzbar für die Vereinfachung von Aufgaben wie der Massenänderung von Mitarbeiterverträgen oder anderen Anforderungen an die Erstellung und Unterzeichnung von Dokumenten.

Du kannst auf den Abschnitt für Automatisierungen zugreifen, indem du auf den Menüpunkt [Automatisierungen] in der Seitenleiste klickst.

Im Bereich für Automatisierungen kannst du einfach auf die [Automatisierung erstellen] Schaltfläche klicken, um mit der Erstellung einer Automatisierung zu beginnen. Ein Formular wird geöffnet, das notwendige und optionale Felder anzeigt.
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Wähle einen Namen für die Automatisierung. Dieser bestimmt den Namen der Automatisierung in der Liste der Automatisierungen. Außerdem wird er für die Benennung der erstellten Dokumente verwendet. Wenn die Automatisierung beispielsweise "Arbeitsverträge" heißt, werden alle aus der Automatisierung erstellten Dokumente den Namen "Arbeitsverträge +++" haben, wobei die +++ zusätzliche Informationen wie Parteien sind.

Wähle eine Dokumentenvorlage aus, die für die Erstellung der Dokumente verwendet werden soll. Die erstellten Dokumente erben mehrere Datensätze wie Vorlageninhalt, Metadaten, dynamische Felder, Signaturtyp, Signaturblöcke, Kontrollpunkte und Parteianzahl/-typ von der ausgewählten Vorlage.

Hier kannst du ein Team auswählen, das den erstellten Dokumenten zugewiesen werden soll. Mitglieder der zugewiesenen Teams haben Zugriff auf diese Dokumente und erhalten Benachrichtigungen darüber. Wenn du das leer lässt, können nur der Ersteller, Kontoinhaber und zugewiesene Kontrollpunkte auf die erstellten Dokumente zugreifen.

Wähle Tags aus, die den erstellten Dokumenten zugeordnet werden sollen. Dies ist eine gute Möglichkeit, deine Dokumente zu organisieren!

Sobald du das Formular ausgefüllt hast und auf die Schaltfläche [Weiter] klickst, wird dir eine Seite ähnlich dem folgenden Bild angezeigt:

Hier kannst du eine Excel(.xlsx)-Vorlage herunterladen, die alle Parteien, Unterzeichner und dynamischen Felder enthält:

In diesem Excel fügst du einfach so viele Zeilen mit Informationen hinzu, wie du für deine Dokumente benötigst.

Speichere anschließend die Excel-Datei und lade sie im oberen mittleren Abschnitt der Seite hoch (Punkt 2 - Laden Sie Ihre Daten hoch) [Ziehen Sie die XLSX-Datei hierher oder klicken Sie zum Durchsuchen].

Nun kannst du die Dokumente mit der Schaltfläche [Automatisierung starten] erstellen.

Nachdem du die Dokumente aus der Automatisierung erstellt hast, siehst du einen Bildschirm, der die erstellten Dokumente in einer Liste zeigt, zusammen mit den jeweiligen Teams, dem Status, Benutzern und mehr:

Hier kannst du die erstellten Dokumente anzeigen und auch alle Dokumente in eine andere Phase überführen.

Nachdem alle Dokumente in die "Unterschrift"-Phase verschoben wurden, erhalten alle Unterzeichner E-Mail-Benachrichtigungen, um das Dokument zu unterschreiben.