Automatisierungen bieten eine leistungsstarke Lösung für die Massenerzeugung von Dokumenten. Durch die Verwendung einer Dokumentenvorlage und einer Excel (.xls)-Datei können Sie dynamische Felder und Details zu Parteien/Unterzeichnern nahtlos integrieren.

Darüber hinaus erleichtert der automatisierte Prozess den schnellen Übergang erstellter Dokumente in verschiedene Phasen. Sie haben beispielsweise die Flexibilität, mit nur einem Klick alle Dokumente innerhalb einer Automatisierung in die Signaturphase zu verschieben. Diese Funktion erweist sich als unschätzbar für die Vereinfachung von Aufgaben wie der Massenänderung von Mitarbeiterverträgen oder anderen Anforderungen an die Erstellung und Unterzeichnung von Dokumenten.

Sie können auf den Abschnitt für Automatisierungen zugreifen, indem Sie auf den Menüpunkt [Automatisierungen] in der Seitenleiste klicken.

Alternativ können Sie diesen link verwenden.

Im Bereich für Automatisierungen können Sie einfach auf die Schaltfläche klicken, um mit der Erstellung einer Automatisierung zu beginnen. Ein Formular wird geöffnet, das notwendige und optionale Felder anzeigt.

Wählen Sie einen Namen für die Automatisierung. Dieser bestimmt den Namen der Automatisierung in der Liste der Automatisierungen. Außerdem wird er für die Benennung der erstellten Dokumente verwendet. Wenn die Automatisierung beispielsweise "Arbeitsverträge Feb 2024" heißt, wie im Bild oben, werden alle aus der Automatisierung erstellten Dokumente den Namen "Arbeitsverträge Feb 2024+++" haben, wobei die +++ zusätzliche Informationen wie Parteien sind.

Wählen Sie eine Dokumentenvorlage aus, die für die Erstellung der Dokumente verwendet werden soll. Die erstellten Dokumente erben mehrere Datensätze wie Vorlageninhalt, Metadaten, dynamische Felder, Signaturtyp, Signaturblöcke, Kontrollpunkte und Parteianzahl/-typ von der ausgewählten Vorlage.

Hier können Sie ein Team auswählen, das den erstellten Dokumenten zugewiesen werden soll. Mitglieder der zugewiesenen Teams haben Zugriff auf diese Dokumente und erhalten Benachrichtigungen darüber.

Wenn Sie dies leer lassen, können nur der Ersteller, Kontoinhaber und zugewiesene Kontrollpunkte auf die erstellten Dokumente zugreifen.

Wählen Sie Tags aus, die den erstellten Dokumenten zugeordnet werden sollen. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren!

Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben und auf die Schaltfläche [Weiter] klicken, wird Ihnen eine Seite ähnlich dem folgenden Bild angezeigt:

Hier können Sie eine Excel(.xlsx)-Vorlage herunterladen, die alle Parteien, Unterzeichner und dynamischen Felder enthält:

In diesem Excel fügen Sie einfach so viele Zeilen mit Informationen hinzu, wie Sie für Ihre Dokumente benötigen.

Speichern Sie anschließend die Excel-Datei und laden Sie sie im oberen mittleren Abschnitt der Seite hoch (Punkt 2 - Laden Sie Ihre Daten hoch) [XLSX-Datei hier ablegen oder klicken Sie zum Durchsuchen].

Nun können Sie die Dokumente mit der Schaltfläche [Automatisierung starten] erstellen.

Nachdem Sie die Dokumente aus der Automatisierung erstellt haben, sehen Sie einen Bildschirm, der die erstellten Dokumente in einer Liste zeigt, zusammen mit den jeweiligen Teams, dem Status, Benutzern und mehr:

Hier können Sie die erstellten Dokumente anzeigen und auch alle Dokumente in eine andere Phase überführen.

Nachdem alle Dokumente in die "Unterschrift"-Phase verschoben wurden, erhalten alle Unterzeichner E-Mail-Benachrichtigungen, um das Dokument zu unterschreiben.