Häufig gestellte Fragen

Dokumente können nur in der Dokumentenliste (https://app.fynk.com/documents) gelöscht werden. Man benötigt die Rolle "Admin" oder "Owner" um Dokumente löschen zu können. "Manager" und "Editoren" können Dokumente lediglich archivieren.

Archivierte Dokumente zählen nicht zum Lizenzkontingent. Sie können nur getrennt von aktiven Dokumenten durch - bzw. gesucht werden und lösen keinerlei Benachrichtigungen und Kalendereinträge aus.

Archivierte Dokumente können nur über den Filter "Nur archivierte Verträge anzeigen" in der Dokumentenliste (https://app.fynk.com/documents) angezeigt oder durchsucht werden:

Um den Namen eines Dokumentes zu ändern, klicke im Dokument auf den bestehenden Namen und adaptiere diesen:

Ein tag kann maximal 40 Zeichen enthalten.

Ja, in der Vorlagenliste (https://app.fynk.com/templates) können die vorgefertigten Vertragsvorlagen aus der Gallerie in den eigenen Account übertragen werden. Dies ist über die "Gallerie anzeigen" Schaltfläche rechts oben möglich.

Bei zum Signieren hochgeladenen PDF Dateien oder zu unterzeichnenden fynk Dokumenten kann dies über die Schaltfläche "Revision hochladen" gemacht werden.

PDF Dateien können zum signieren in fynk hochgeladen werden, indem man diese am Dashboard oder in der Dokumentenliste in fynk "reinzieht", und dann die Option "Dokument signieren" wählt:

Ab hier wird man durch den Prozess geführt - die unterzeichnenden Parteien und Unterzeichner werden eingefügt, dann werden Signaturblöcke platziert. Anschliessend kann das Dokument intern und/oder extern unterzeichnet werden.

Sobald die PDF Datei hochgeladen wurde, kann das Element "Unterschrift" mittels Drag&Drop an die passende Stelle im Dokument gezogen werden.

Anschließend können die benötigten Parteien sowie deren Unterzeichner hinzugefügt werden:

Wenn die benötigten Parteien bereits hinterlegt wurden, können beliebig viele weitere Unterschriftenblöcke hinzugefügt werden.

Dazu einfach mittels Drag&Drop das Element "Unterschrift" in das Dokument ziehen und auswählen, für welche Partei ein weiterer Unterschriftenblock erstellt werden soll:

Du kannst +Suffixe verwenden, um die selbe Person für unterschiedliche Parteien mit derselben E-Mail-Adresse als Unterzeichner zu hinterlegen. Diese Adressen funktionieren genauso wie die Originaladresse. Beispiel:
​[email protected] --> test+1@mail.com --> test+2@mail.com, etc.
​

Bei der Erstellung einer Vorlage kannst du angeben, ob die Unterschriften später in einer bestimmten Reihenfolge erfolgen sollen. Dazu gehe in der Vorlage auf die in die "Allgemeinen Einstellungen" und aktiviere [Sequentielles Unterzeichnen].

Alle Dokumente, welche später aus der Vorlage erstellt werden, haben die sequentielle Unterzeichnung standardmäßig aktiviert.
​

Sobald die erforderlichen Parteien & Unterzeichner hinzugefügt und die Signaturblöcke im Dokument platziert wurden, ist das Dokument bereit zur Unterzeichnung. Die sequentielle Unterzeichnung kann mit Klick auf [Unterzeichnung starten] aktiviert werden:

Im nächsten Schritt kann die Unterschriften-Reihenfolge festgelegt werden:

Wenn du den „Standard“-Signaturblock verwendest, werden Datum, Uhrzeit sowie Positionsbezeichnung des Unterzeichners der Signatur automatisch hinzugefügt. Bei Verwendung des „Standard“-Signaturblocks werden Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung automatisch hinzugefügt.
​
Weitere Informationen können derzeit nur als statische Textfelder ergänzt werden, die du über den Reiter „Dokumentinhalt“ im rechten Seitenmenü auf das PDF ziehen kannst.
​

Du kannst zwischen dem "Standard Signaturblock" und dem "Minimalistischen Signaturblock" wählen:

Beim Standard Signaturblock sind folgende Informationen enthalten:

Beim Minimalistischen Signaturblock werden lediglich der Name sowie die Signatur angezeigt.
​

Die Sprache der KI Zusammenfassung richtet sich nach der Accountsprache (Bevorzugte Dokumenten-Sprache), welche von Benutzern mit "Admin" oder "Owner" Rolle in den Kontoeinstellungen (https://app.fynk.com/account-settings) geändert werden kann.

​

fynk kann alle Sprachen verarbeiten, die auf lateinischen Schriftzeichen basieren. Beim Hochladen eines Dokuments wird ein OCR-Scan (optische Zeichenerkennung) durchgeführt, der alle erkennbaren Texte extrahiert und damit durchsuch- und weiterverarbeitbar macht. Anschließend nutzt die KI diese extrahierten Inhalte, um die KI-Analyse durchzuführen, Metadaten auszulesen und diese im Dokument als Referenz anzuzeigen.

Dokumente mit nicht-lateinischen Schriftzeichen kannst du zwar in fynk hochladen, der OCR-Scan kann diese Inhalte jedoch nicht verarbeiten. Dadurch kann die KI-Analyse anschliessend auch keine Metadaten extrahieren.

Die Sprache eines einzelnen Dokuments kann direkt im Dokument selbst geändert werden. Diese Einstellung beeinflusst auch die Sprache der Benachrichtigungen, die an externe Benutzer gesendet werden, sowie die Oberfläche der externen Benutzer.

So kannst du die Sprache je nach Bedarf individuell pro Dokument festlegen – unabhängig von der allgemeinen Einstellung der bevorzugten Dokumentensprache in deinem Account.

Externe Benutzer können mittels dedizierter Links auf einzelne Dateien zugreifen. Dort können sie:

Wenn du eine Person als Externen Benutzer zu einem Dokument eingeladen hast, kannst du auch im Nachhinein die Rolle ändern.

Klicke dazu in dem betreffenden Dokument auf den „Extern teilen“ Button:

Anschließend kannst du bei der Person die Rolle ändern und hierbei zwischen „Bearbeiter“ oder „Betrachter“ wählen.
​

Als Alternative könntest du den Zugriff der Person zum betreffenden Dokument durch Klick auf das Papierkorb-Symbol auch gänzlich entfernen:

Dies kann von Benutzern mit "Admin" oder "Owner" Rolle über die Schaltfläche "Abo verwalten" im [Abo & Abrechnung] Tab der Kontoeinstellungen (https://app.fynk.com/account-settings/billing) direkt in Stripe gemacht werden.

Um die Signaturphase starten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Abseits davon könnten Fehler im Dokument, wie z.B. korrupte Bilddateien, ein Erreichen der Unterzeichnungsphase verhindern. Ob dies der Fall ist, kann über die "Vorschau anzeigen" (Schaltfläche rechts oben direkt über dem Dokument) geprüft werden:

Funktioniert die Ansicht, funktioniert hier alles bestens.
​

Ja, das ist möglich.
Wähle den Unterzeichner aus, der ersetzt werden soll, und trage die Daten der neuen Person ein. Anschließend wirst du gefragt, ob die neue Person als Benutzer zum Dokument eingeladen werden soll.

Dokumente werden automatisch in die Prüfungsphase überführt, sobald ein externer Benutzer zum Dokument eingeladen wurde.

Es gibt leider bestimmte Fälle, in denen hochgeladene PDF Dateien nicht digital unterzeichnet werden können. Das liegt an technischen Limitierungen, die prinzipiell alle Arten und Anbieter von Digitalen Signaturen betreffen.

Sollten Sie beim Unterzeichnen eine entsprechende Fehlermeldung erhalten, gibt es eine Möglichkeit, dies zu umgehen. Indem Sie die Datei Herunterladen, in einem PDF Reader öffnen und "Als PDF drucken" erstellen Sie ein neues PDF, welches sich anschließend unterzeichnen lässt.

​

Dieses Verhalten kann auftreten, wenn die Datei aus gescannten Bildern besteht, die mit der „jpx“-Kodierung erstellt wurden.
​

Lösung:
Exportiere das Originaldokument erneut und speichere es als PDF/A ab. Wähle dabei die Option „Bilder für Anzeige optimieren“ aus. Anschließend kannst du die Datei wieder in fynk hochladen – die Inhalte sollten dann korrekt angezeigt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, externe Dokumente in fynk hochzuladen. In der Regel werden Importe als signierte Dokumente behandelt. Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, externe Dokumente innerhalb von fynk zu signieren. Hierfür musst du beim Upload des Dokuments nur die Option "Dokument Signieren" auswählen.

Klar, dazu musst Du einfach auf das kleine Pfeil-Kreis-Symbol im Reiter "Allgemein" des Dokuments klicken, direkt neben dem KI-Analyse-Status:

.docx-Dateien können für verschiedene Zwecke hochgeladen werden:

Um eine .docx-Datei als Arbeitsdokument zu importieren, musst du einfach ein neues Dokument erstellen. Folge diesen Schritten:

Wenn du eine .docx-Datei als Vorlage importieren willst, musst du zuerst eine Vorlage erstellen:

Du kannst eine .docx-Datei auch als neue Dokumentrevision hochladen. Das macht vor allem Sinn, wenn die .docx-Datei ursprünglich aus fynk generiert wurde und danach Änderungen daran vorgenommen wurden.

So lädst du eine .docx-Datei als neue Revision hoch (nur für nicht unterzeichnete fynk-Dokumente möglich – für PDFs kannst Du stattdessen PDF-Revisionen hinzufügen):

Standardmäßig sind alle Diskussionen und Kommentare für interne und externe Nutzer sichtbar, die Zugriff auf das Dokument haben. Allerdings kannst du Kommentare als „nur intern“ markieren, sodass sie nur für lizenzierte Nutzer deines fynk-Accounts sichtbar sind.
​

Du hast zwei Möglichkeiten:

💡 Wichtig: Der erste Kommentar einer Diskussion kann nie einzeln ausgeblendet werden. Wenn du ihn verstecken möchtest, muss die gesamte Diskussion als intern markiert werden.
​

So geht’s:

Um sie wieder sichtbar zu machen, klicke einfach erneut auf das Auge-Symbol.

Diskussionen können auch standardmäßig als "nur intern" eingestellt werden. Diese Voreinstellung kann in den Accounteinstellungen gemacht werden: https://app.fynk.com/account-settings
​

Dokumente können auf verschiedene Arten miteinander verbunden werden, die in ihrer Funktionsweise variieren: