Wie kann ich Dokumente löschen?
Dokumente können nur in der Dokumentenliste (https://app.fynk.com/documents) gelöscht werden. Man benötigt die Rolle "Admin" oder "Owner" um Dokumente löschen zu können. "Manager" und "Editoren" können Dokumente lediglich archivieren.
Was ist der Unterschied zwischen aktiven und archivierten Dokumenten?
Archivierte Dokumente zählen nicht zum Lizenzkontingent. Sie können nur getrennt von aktiven Dokumenten durch - bzw. gesucht werden und lösen keinerlei Benachrichtigungen und Kalendereinträge aus.
Wo finde ich archivierte Dokumente?
Archivierte Dokumente können nur über den Filter "Nur archivierte Verträge anzeigen" in der Dokumentenliste (https://app.fynk.com/documents) angezeigt oder durchsucht werden:
Wie viele Zeichen kann ich für einen Tag verwenden?
Ein tag kann maximal 40 Zeichen enthalten.
Wie ändere ich die Schriftart der erstellten Dokumente?
Das Ändern der Schriftarten im Editor ist noch nicht möglich. Gegebenenfalls werden wir das in einem zukünftigen Update ändern.
Gibt es in fynk vorgefertigte Vertragsvorlagen?
Ja, in der Vorlagenliste (https://app.fynk.com/templates#) können die vorgefertigten Vertragsvorlagen aus der Gallerie in den eigenen Account übertragen werden. Dies ist über die "Gallerie anzeigen" Schaltfläche rechts oben möglich.
Wie kann ich eine neue Version von einem hochgeladenen Vertrag hochladen?
Bei zum Signieren hochgeladenen PDF Dateien kann dies über die Schaltfläche "Revision hochladen" gemacht werden.
Bald wird dies auch via .docx (Word) Datei Uploads für in fynk erstellte Dokumente möglich sein.
Wie kann ich in fynk eine PDF Datei unterzeichnen?
PDF Dateien können zum signieren in fynk hochgeladen werden, indem man in der Dokumentenliste (https://app.fynk.com/documents) rechts oben auf die Schaltfläche "PDF unterzeichnen" klickt.
Anschliessend wird man durch den Prozess geführt - die unterzeichnenden Parteien und Unterzeichner werden eingefügt, dann werden Signaturblöcke platziert. Anschliessend kann das Dokument intern und/oder extern unterzeichnet werden.
Wie kann ich die Sprache der KI Zusammenfassung ändern?
Die Sprache der KI Zusammenfassung richtet sich nach der Accountsprache (Externe Sprache), welche von Benutzern mit "Admin" oder "Owner" Rolle in den Kontoeinstellungen (https://app.fynk.com/account-settings) geändert werden kann.
Was können externe Benutzer in fynk machen?
Externe Benutzer können mittels dedizierter Links auf einzelne Dateien zugreifen. Dort können sie:
Unterzeichnen (solange sie als Unterzeichner festgelegt sind)
Dynamische Felder ausfüllen (solange diese extern ausgefüllt werden dürfen)
Parteidetails ausfüllen bzw. ändern (solange dies erlaub ist)
Kommentieren und andere Dokumentenbenutzer markieren
Änderungen vorschlagen
Die Datei herunterladen
Die Unterzeichnung starten
Bereitschaft für die Unterzeichnung signalisieren
Wie kann ich meine Rechnungsdaten (Empfänger, Firma etc.) ändern?
Dies kann von Benutzern mit "Admin" oder "Owner" Rolle über die Schaltfläche "Abo verwalten" im Abo & Abrechnung Tab der Kontoeinstellungen (https://app.fynk.com/account-settings/billing) direkt in Stripe gemacht werden.
Warum kann ich die Signaturphase nicht starten?
Um die Signaturphase starten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Die aktuelle Phase des Dokuments muss "Überprüfung" sein
Kein Benutzer darf das Dokument gerade im Editiermodus geöffnet haben
Es darf keine aktive Arbeitskopie geben
Alle dynamischen Felder, die als Pflichtfeld markiert sind müssen ausgefüllt sein.
Es dürfen keine ungelösten Diskussionen vorhanden sein
Es muss sich zumindest ein Signaturblock im Dokument befinden
Für jeden festgelegten Unterzeichner muss ein Signaturblock platziert sein
Jeder Signaturblock muss einer Partei zugeordnet sein
Der Typ jeder unterzeichnenden Partei muss festgelegt sein
Abseits davon könnten Fehler im Dokument, wie z.B. korrupte Bilddateien ein erreichen der Unterzeichnungsphase verhindern. Ob dies der Fall ist, kann über die "Vorschau des fertigen Dokuments" (Schaltfläche rechts oben direkt über dem Dokument) geprüft werden. Funktioniert die Ansicht, funktioniert hier alles bestens.
Wie kann ich zur Überprüfungsphase wechseln?
Um ein Dokument in die Überprüfungsphase zu überführen, musst Du in der Regel einfach den Anweisungen im Dokument folgen (gelbe Schaltflächen). Darüber hinaus müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Der aktuelle Status des Dokuments muss „Entwurf“ sein.
Kein Benutzer darf das Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet haben.
Alle dynamischen Felder, die als Pflichtfelder markiert sind, müssen ausgefüllt sein.
Jeder vorhandene Signaturblock muss im Dokument platziert sein.
Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird eine gelbe Schaltfläche [Zur Überprüfungsphase wechseln] oben rechts über dem Dokument sichtbar.
Warum kann ich ein hochgeladenes PDF nicht unterzeichnen?
Es gibt leider bestimmte Fälle, in denen hochgeladene PDF Dateien nicht digital unterzeichnet werden können. Das liegt an technischen Limitierungen, die prinzipiell alle Arten und Anbieter von Digitalen Signaturen betreffen.
XFA Formulare
Schreibgeschützte bzw. Verschlüsselte PDFs
Korrupte PDFs
Sollten Sie beim Unterzeichnen eine entsprechende Fehlermeldung erhalten, gibt es eine Möglichkeit, dies zu umgehen. Indem Sie die Datei Herunterladen, in einem PDF Reader öffnen und "Als PDF drucken" erstellen Sie ein neues PDF, welches sich anschließend unterzeichnen lässt.
Warum wird mein gerade hochgeladenes Dokument als bereits unterzeichnet dargestellt?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, externe Dokumente zu fynk hochzuladen. In der Regel werden Importe als signierte Dokumente behandelt. Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, externe Dokumente innerhalb von fynk zu signieren. Um dies zu tun, benutzen Sie einfach den [PDF signieren] Button oben rechts in der Dokumentenliste (https://app.fynk.com/documents).
Kann ich eine neue KI-Analyse für ein Dokument starten?
Klar, dazu musst Du einfach auf das kleine Pfeil-Kreis-Symbol im Reiter "Allgemein" des Dokuments klicken, direkt neben dem KI-Analyse-Status:
Wie kann ich .docx-Dateien importieren?
.docx-Dateien können für verschiedene Zwecke hochgeladen werden:
.docx-Datei als Arbeitsdokument importieren
Um eine .docx-Datei als Arbeitsdokument zu importieren, musst Du einfach ein neues Dokument erstellen. Folge diesen Schritten:
Gehe zur Dokumentenliste: fynk Dokumente
Klicke oben rechts auf „Neu erstellen“
Wähle „Leeres Dokument starten“, gib einen Dokumentnamen ein und klicke auf „Dokument erstellen“
Ziehe Deine
.docx-Datei einfach auf das leere Blatt im neuen Dokument
.docx-Datei als Vorlage importieren
Wenn Du eine .docx-Datei als Vorlage importieren willst, musst Du zuerst eine Vorlage erstellen:
Gehe zum Vorlagenbereich: fynk Vorlagen
Klicke oben rechts auf „Neu erstellen“
Vergib einen Namen für die Vorlage und klicke auf „Vorlage erstellen“
Ziehe Deine
.docx-Datei einfach auf das leere Blatt in der neuen Vorlage
.docx-Datei als Revision importieren
Du kannst eine .docx-Datei auch als neue Dokumentrevision hochladen. Das macht vor allem Sinn, wenn die .docx-Datei ursprünglich aus fynk generiert wurde und danach Änderungen daran vorgenommen wurden.
So lädst Du eine .docx-Datei als neue Revision hoch (nur für nicht unterzeichnete fynk-Dokumente möglich – für PDFs kannst Du stattdessen PDF-Revisionen hinzufügen):
Öffne das Dokument
Klicke oben rechts auf das drei Punkte („...“)-Menü
Wähle „Revision hochladen“ und lade die
.docx-Datei hoch
Kann ich Diskussionen und Kommentare ausblenden?
Standardmäßig sind alle Diskussionen und Kommentare für interne und externe Nutzer sichtbar, die Zugriff auf das Dokument haben. Allerdings kannst Du Kommentare als „nur intern“ markieren, sodass sie nur für lizenzierte Nutzer Deines fynk-Accounts sichtbar sind.
Du hast zwei Möglichkeiten:
Einzelne Kommentare innerhalb einer Diskussion ausblenden
Die gesamte Diskussion ausblenden
💡 Wichtig: Der erste Kommentar einer Diskussion kann nie einzeln ausgeblendet werden. Wenn Du ihn verstecken möchtest, muss die gesamte Diskussion als intern markiert werden.
So geht’s:
Öffne die betreffende Diskussion
Klicke auf das durchgestrichene Auge-Symbol 👁️🗨️
Der Kommentar oder die gesamte Diskussion wird nun schraffiert dargestellt, was anzeigt, dass sie nur intern sichtbar sind
Um sie wieder sichtbar zu machen, klicke einfach erneut auf das Auge-Symbol.