fynk bietet eine Vielzahl von Standardbenachrichtigungen sowie die Möglichkeit, diese individuell anzupassen. Egal, ob du Benachrichtigungen für bestimmte Daten oder wiederkehrende Ereignisse bevorzugst, per E-Mail oder in der App – dieser Artikel erklärt alles, was du wissen musst.

fynk stellt folgende dokumentenbezogene Benachrichtigungen standardmäßig bereit:

Diese Benachrichtigung wird an alle markierten Nutzer (intern und extern, markiert via „@“) sowie den Dokumenteneigentümer gesendet. Sie wird ausgelöst, sobald ein Kommentar zum Dokument hinzugefügt wird.

Diese Benachrichtigung wird an alle Dokumentennutzer, sowohl intern als auch extern, gesendet. Sie enthält das vollständig signierte Dokument sowie einen Link zur Online-Version.

Diese Benachrichtigung wird an alle Dokumentennutzer gesendet, unabhängig davon, ob sie intern oder extern sind. Sie wird ausgelöst, sobald die Signaturphase von einer beliebigen Partei oder einem Nutzer gestartet wird.

Wenn ein externer Nutzer über die entsprechende Schaltfläche signalisiert, dass er bereit zum Signieren ist, wird diese Benachrichtigung an alle Dokumentennutzer gesendet.

Diese Benachrichtigung wird an die Nutzer gesendet, die für die Freigabe des aktuellen Checkpoints verantwortlich sind. Sie wird ausgelöst, sobald ein Checkpoint startet. Standardmäßig wird sie alle zwei Tage als Erinnerung gesendet, bis der Checkpoint genehmigt oder abgelehnt wurde.

Diese Benachrichtigung wird an alle Unterzeichner gesendet, die das Dokument signieren müssen. Sie wird ausgelöst, sobald die Signaturphase beginnt. Standardmäßig werden Erinnerungen alle zwei Tage gesendet, bis das Dokument signiert oder die Signaturphase abgebrochen wurde.

Interne Dokumentennutzer erhalten diese Benachrichtigung zwei Wochen, bevor das Dokument seine Kündigungsfrist erreicht.

Die für die Berechnung verwendeten Metadaten sind [Vertragsende] und [Kündigungsfrist]

Interne Dokumentennutzer erhalten diese Benachrichtigung zwei Wochen, bevor das Dokument aktiv wird.

Die für die Berechnung verwendeten Metadaten sind [Vertragsbeginn] und [Wirksamkeitsdatum]

Interne Dokumentmitglieder erhalten diese Benachrichtigung zwei Wochen bevor das Dokument abläuft.

Das für die Berechnung verwendete Metadatum ist das [Ablaufdatum]. Dieses kann auch automatisch aus dem [Vertragsende] berechnet werden (falls keine [Verlängerungsdauer] definiert ist) oder aus dem [Kündigungsdatum] ([Kündigungsdatum] + [Kündigungsfrist]).

Interne Dokumentmitglieder erhalten diese Benachrichtigung zwei Wochen bevor das Dokument verlängert wird.

Die für die Berechnung verwendeten Metadaten sind das [Vertragsende] (falls eine [Verlängerungsdauer] festgelegt ist).

Du kannst die folgenden Aspekte von Benachrichtigungen anpassen, je nach Typ:

Benutzer mit der Rolle „Eigentümer“ oder „Admin“ können globale Dokumentenbenachrichtigungen hier anpassen: fynk Account-Einstellungen - Dokumentenbenachrichtigungen.

Du kannst Standardbenachrichtigungen für Vorlagen festlegen, die auf alle aus der Vorlage erstellten Dokumente angewendet werden.

Benachrichtigungen können auf Dokumentebene individuell angepasst werden. Änderungen hier überschreiben die Einstellungen aus Vorlagen oder globalen Defaults.

Diese Hierarchie sorgt für Flexibilität bei der Verwaltung von Benachrichtigungen, während gleichzeitig die Kontrolle über globale und vorlagenbasierte Standardwerte erhalten bleibt.

Zusätzlich zu den Standardbenachrichtigungen kannst du mit Aufgaben weitere benutzerdefinierte Ereignisse einrichten.

Hierbei wählst oder erstellst du ein eigenes Metadatum (z. B. ein Datum) und legst eine Benachrichtigung im Voraus fest.

Globale Aufgaben können von „Admin“- oder „Eigentümer“-Nutzern hier verwaltet werden.

Benachrichtigungen sind immer für Dokumentbenutzer bestimmt. In den Benachrichtigungseinstellungen kannst du verschiedene Arten von Dokumentbenutzern ansprechen:

Durch gezieltes Ansprechen bestimmter Benutzertypen können Benachrichtigungen so angepasst werden, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit relevante Updates erhalten.

fynk bietet auch einige zusätzliche Benachrichtigungen an, die oben nicht aufgeführt sind – hauptsächlich, weil sie nicht anpassbar sind. Einige Beispiele dafür sind:

Benachrichtigungen können entweder in der App oder per E-Mail empfangen werden. Externe Nutzer erhalten Benachrichtigungen ausschließlich per E-Mail.

Jeder Nutzer kann seine eigenen Einstellungen hier festlegen: fynk Benachrichtigungseinstellungen.