Einleitung 👋
Metadaten helfen dir in fynk dabei, wichtige Informationen aus deinen Dokumenten strukturiert zu erfassen und jederzeit schnell wiederzufinden – zum Beispiel Daten, Beträge oder bestimmte Vertragsklauseln. Du kannst Metadaten zentral in den Kontoeinstellungen verwalten. Dort findest du im Bereich „Metadaten“ alle verfügbaren Felder und kannst diese ganz einfach anpassen.
In diesem Artikel erfährst du, wie du Metadaten erstellst, bearbeitest und effektiv nutzt, um deine Dokumentenprozesse zu optimieren.
Metadatenkategorien 💭
In fynk gibt es drei Arten von Metadaten:
1. System Metadaten | System-Metadaten sind fest vorgegeben und stehen dir automatisch zur Verfügung.
Sie werden unter anderem verwendet, um:
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2. Vorgefertigte Metadaten | Diese Metadaten sind an bestimmte Dokumententypen gebunden und können individuell angepasst werden, sodass sie deinen internen Standards entsprechen. |
3. Konto Metadaten | Konto-Metadaten kannst du flexibel selbst erstellen und verwalten (je nach Berechtigung). Sie eignen sich besonders für unternehmensspezifische Informationen, wie zum Beispiel:
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Metadaten bearbeiten ⚙️
Um Metadaten zu verfeinern, navigiere bitte zum Abschnitt "Metadaten" in den Kontoeinstellungen.
Dies zeigt eine umfassende Liste der in deinem fynk-Konto verwendeten Metadaten an.
💡 Hinweis: Nur Benutzer mit der Rolle "Admin" oder "Owner" können die Metadateneinstellungen verwalten.
Um neue Metadaten hinzuzufügen, klicke auf die [+] Schaltfläche.
Um vorhandene Metadaten in der Liste zu bearbeiten, klicke auf das [⋯] Symbol rechts neben dem Listeneintrag und wähle [Editieren].
Verwendung des Metadaten-Einstellungsformulars
Das Metadaten-Einstellungsformular ist in 3 Bereiche strukturiert. Im Folgenden werden die Bedeutung und Funktionalität jeder Einstellung erklärt.
Allgemeine Informationen |
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Name | Identifiziert die Metadaten eindeutig innerhalb der Anwendung. |
Typ | Kategorisiert die Metadaten, um eine korrekte Dateneingabe und Analyse zu gewährleisten; weitere Details findest du unter Verfügbare Datentypen für Metadaten. |
Beschreibung | Bietet kontextbezogene Informationen für Benutzer. Wird auch als Grundlage für die KI-unterstützte Generierung von Aufforderungen und Schlüsselwörtern verwendet. |
Automatisch bei Dokumenten verwenden? |
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Niemals | Hierdurch werden diese Metadaten niemals automatisch einem neuen Dokument hinzugefügt. |
Immer | Hierdurch werden diese Metadaten immer automatisch jedem neuen Dokument hinzugefügt. |
Dokumententyp auswählen | Hier kannst du auswählen, bei welchen Arten von Dokumententypen automatisch diese Metadaten hinzugefügt werden sollen. |
KI Einstellungen |
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Für KI-Analysen verwenden | Entscheidet, ob Metadaten in KI-Analysen einbezogen werden sollen. |
Prompt | Gib eine klare Beschreibung an, um die KI bei der Datenextraktion zu leiten (kann automatisch generiert werden, wenn eine geeignete Metadatenbeschreibung bereitgestellt wurde). |
Stichwörter | Eine Reihe relevanter Schlüsselwörter, die für die KI-Metadatenextraktion erforderlich sind (können mithilfe von KI automatisch generiert werden, basierend auf der Metadatenbeschreibung und dem Namen). |
💡 Hinweis: Änderungen an Metadaten werden nicht rückwirkend auf bestehende Dokumente angewendet. Um KI für neu hinzugefügte Metadaten zu nutzen, starte eine neue KI-Analyse. Die KI erkennt neue Metadaten und ermöglicht es Benutzern, sie in die Dokumentenanalyse einzubeziehen.
Verfügbare Datentypen für Metadaten 📚
Es gibt mehrere Datentypen, die bei der Verwendung von Metadaten verfügbar sind. Diese sind darauf ausgelegt, die Dateneingabe und -validierung zu erleichtern (um das Eingeben falscher Datenpunkte zu verhindern) und eine eingehende Analyse sowie das spätere Filtern von Dokumenten zu ermöglichen.
Datentyp | Beschreibung |
🔠 Text | Geeignet für prägnante und einzeilige Texteingaben, wie zum Beispiel eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt. ID). |
🔠 Mehrzeiliger text | Optimal für längere Texte, da es Zeilenumbrüche ermöglicht (zum Beispiel Adressen, Zusammenfassungen).
💡 Hinweis: Dieses Feld kann auch verwendet werden, um die KI eine kurze Aussage zu einem bestimmten Aspekt des Dokuments generieren zu lassen. |
✉️ E-mail | Der Wert muss eine gültige E-Mail-Adresse sein. |
🔢 Zahl* | Der Wert muss eine Zahl sein (weitere Details findest du in den Formatierungsoptionen). |
💶 Währung | Der Wert muss ein Währungsbetrag sein. Das bedeutet, er muss aus einem Währungssymbol bestehen, das aus einer vordefinierten Liste von erlaubten Währungen stammt (weitere Details findest du in den Formatierungsoptionen), und einem Betrag. |
🔘 Auswahl | Der Wert muss einem Eintrag aus einer vordefinierten Liste von Optionen entsprechen |
📅 Datum | Der Wert muss ein Datum sein. |
👍 Ja / Nein | Der Wert muss "Ja" oder "Nein" sein. |
⏱️ Zeitstempel | Der Wert muss ein Zeitstempel sein. |
💶 + ⏱️ Währung über Zeit | Kombinationstypen für wiederkehrende Werte (zum Beispiel €99,00 pro Monat). |
👩⚖️ Klausel | Zeigt das Vorhandensein bestimmter Vertragsklauseln oder Bestimmungen an (zum Beispiel "Kontrollwechsel" oder "Vertragsstrafe"). |
💡 Hinweis: Zahlen und Währungsbeträge können '0' sein, dürfen jedoch nicht "0" gefolgt von anderen Ziffern sein (zum Beispiel 0123). Für Eingaben wie Telefonnummern verwenden Sie bitte ein Textfeld.
Nutzung von Metadaten 🏷️
Metadaten können einem Vorlagen- oder einem Dokument zugeordnet werden. Wenn sie einer Vorlage zugeordnet werden, werden alle vorhandenen Metadateneinstellungen in jedes Dokument kopiert, das aus der Vorlage erstellt wird.
💡 Hinweis: Sobald ein Dokument aus einer Vorlage erstellt wurde, haben Änderungen an der Vorlage keine Auswirkungen mehr auf das Dokument. Wenn Metadaten an der Vorlage geändert werden, nachdem ein Dokument erstellt wurde, müssen eventuelle Anpassungen an den Dokumentenmetadaten direkt vorgenommen werden, falls erforderlich.
Metadaten zu Vorlagen und Dokumenten hinzufügen
Metadaten können:
a) Manuell hinzugefügt werden:
Über die Metadaten-Seitenleiste kannst du [+ Metadaten hinzufügen] auswählen und die entsprechenden Metadaten aus einer durchsuchbaren Liste auswählen.
b) Automatisch hinzugefügt werden
Metadaten werden automatisch zu einer Vorlage oder einem Dokument hinzugefügt, basierend auf dem ausgewählten Dokument, Vertragstyp oder Vertragsdauer-Typ. Metadaten, die normalerweise automatisch hinzugefügt werden, können auch manuell einer Vorlage oder einem Dokument zugeordnet werden, indem die oben genannte Methode in Punkt a) verwendet wird.
Liste der automatisch hinzugefügten Metadaten basierend auf der Art der Dauer
Feste Laufzeit | Dauer Startdatum Dauer Enddatum Dauer Laufzeit ⚡️ berechnet Mindestvertragsdauer |
Offenes Ende | Kündigungsfrist Mindestvertragsdauer Wiederkehrender Vertragswert ⚡️ berechnet |
Automatische Verlängerung | Dauer Startdatum Dauer Enddatum Dauer Laufzeit ⚡️ berechnet Kündigungsfrist Kündigungsdatum ⚡️ berechnet Mindestvertragsdauer Wiederkehrender Vertragswert ⚡️ berechnet Verlängerungsdauer |
Nicht definiert | Kein Wert |
Automatisch generierte Metadaten ⚡️
Das System generiert automatisch bestimmte Metadaten (berechnet automatisch), basierend auf anderen Datenpunkten wie Wirksamkeitsdaten und Kündigungsfristen.
Liste der automatisch generierten Metadaten |
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Laufzeit ⚡️ | = Enddatum - Wirksamkeitsdatum |
Kündigungsdatum ⚡️ | = Verlängerungsdatum - Kündigungsfrist |
Wiederkehrender Vertragswert ⚡️ | = Gesamter Vertragswert / Laufzeit |
Entwurfsdauer ⚡️ | = Überprüfungsstartdatum - Erstellungsdatum |
Überprüfungsdauer ⚡️ | = Unterschriftenstartdatum - Überprüfungsstartdatum |
Unterschriftsdauer ⚡️ | = Datum der vollständigen Unterzeichnung - Unterschriftenstartdatum |
💡 Hinweis: Es ist möglich, die Werte dieser Metadaten zu überschreiben oder sie mit dynamischen Feldern zu verknüpfen. Der Wert kann später bei Bedarf auf Systemberechnungen zurückgesetzt werden, indem du auf "⋯" neben den Metadaten klickst und "Automatisch generierten Wert verwenden" auswählst.
Automatisch ausgefüllte Metadaten 🏁
Einige Metadaten werden vom System automatisch ausgefüllt. Die folgenden Metadatenfelder werden automatisch vorhanden sein:
List of auto-filled metadata |
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Erstellungsdatum 🏁 | Das Datum, an dem das Dokument erstellt wird |
Überprüfungsdatum 🏁 | Das Datum, an dem das Dokument in die "Überprüfungs"-Phase übergeht |
Unterschriftenstartdatum 🏁 | Das Datum, an dem der Unterschriftenprozess gestartet wird |
Datum der vollständigen Unterzeichnung 🏁 | Das Datum, an dem das Dokument vollständig unterschrieben wird |
Metadaten mit dynamischen Feldern verknüpfen 🔗
Für eine nahtlose Verbindung zwischen vom Benutzer bereitgestellten dynamischen Feldwerten und Metadaten verwende die Option "Mit dynamischem Feld verknüpfen", die eine kompatible Umwandlung basierend auf dem Datentyp von Metadaten und dynamischem Feld ermöglicht.
Klicke auf "⋯" neben den Metadaten und wähle "Mit dynamischem Feld verknüpfen" aus. |  |
Wähle das gewünschte dynamische Feld aus einer Liste der berechtigten Felder aus. |  |
Alles ist bereit, die Metadaten sind jetzt mit dem Wert des ausgewählten dynamischen Felds verknüpft. |  |
Um das dynamische Feld von den Metadaten zu trennen, klicke auf "⋯" neben den Metadaten und wähle "Verbindung entfernen". | 
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Welche dynamischen Felder stehen zur Verfügung, wenn sie mit Metadaten bestimmter Datentypen verknüpft werden?
Dynamische Felder können immer mit Metadaten desselben Datentyps verknüpft werden.
Zusätzlich können alle dynamischen Felder mit Ausnahme von "Auswahl" und "Mehrzeiliger Text" mit Metadaten des Datentyps "Text" verknüpft werden.
Dynamische Felder vom Datentyp "Auswahl" können mit Metadaten vom Datentyp "Mehrzeiliger Text" verknüpft werden.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.