Nach der Unterzeichnung: signiertes PDF, Validierung, Aktivitätsprotokoll

Was passiert, wenn alle unterschrieben haben, wo du das signierte PDF findest und wie du nachweist, wer wann unterschrieben hat.

Zuletzt aktualisiert Vor 7 Tagen

Sobald der letzte Unterzeichner unterschrieben hat, ist das Dokument abgeschlossen. fynk speichert das signierte PDF, schickt es an alle Beteiligten und protokolliert den Signaturprozess.

In allen Tarifen verfügbar

Was automatisch passiert

Das Dokument wechselt in die Phase Fertig und ist danach schreibgeschützt.
Alle Parteien und CC-Empfänger erhalten das signierte PDF per E-Mail.
Das Unterzeichnungsdatum wird als Metadaten gespeichert. Daten wie Vertragsbeginn, Vertragsende und Kündigungsfrist fließen ab jetzt in deine Erinnerungen und deinen Kalender ein.

Das signierte PDF herunterladen

Öffne das Dokument und klicke im Kopfbereich auf PDF herunterladen oder wähle ⋯ → PDF herunterladen. Du kannst auch viele signierte Dokumente auf einmal aus der Dokumentenliste exportieren. Siehe Dokumente und Metadaten exportieren.

Im Video ansehen: Das signierte PDF herunterladen (4:06–4:28) · Deutsch

Wie Unterschriften gesichert sind

Jede Unterschrift ist als digitales Zertifikat im PDF eingebettet. Das signierte PDF ist langzeitprüfbar (LTV).
Signaturzeitpunkte werden in UTC erfasst.
Wenn deine Kopf- und Fußzeilen die PDF-Variablen nutzen, kann jede Seite zusätzlich eine Prüfsumme, das Versionsdatum und den Signaturtyp zeigen. Siehe Kopf- und Fußzeilen.

Ein signiertes PDF prüfen

Lade das signierte PDF herunter und prüfe seine digitalen Signaturen mit der RTR-Signaturprüfung. Folge den Anweisungen des Prüfdienstes und sieh dir das Ergebnis für jede Signatur an.

Du kannst Signaturen auch in einem Desktop-PDF-Reader prüfen, der die Validierung digitaler Signaturen unterstützt. Adobe Acrobat Reader zeigt bei manchen Dokumenten eine Meldung zu einer nicht verifizierten oder ungültigen Signatur an. Prüfe in diesem Fall das ursprünglich heruntergeladene PDF mit RTR und kontaktiere den Support, wenn das Ergebnis unklar bleibt. PDF-Viewer im Browser zeigen Details zur Signaturprüfung möglicherweise nicht an.

Das Aktivitätsprotokoll

Der Aktivitätsfeed des Dokuments zeigt den Signaturverlauf: wann Einladungen und Erinnerungen verschickt wurden, wann das Dokument geöffnet wurde und wann jeder Unterzeichner unterschrieben hat. Interne Benutzer sehen den vollständigen Feed, externe Parteien eine reduzierte Version.

Aktivitätsprotokoll eines Dokuments.

Gut zu wissen

Ein signiertes Dokument kann nicht geändert werden. Für Änderungen erstellst du einen Nachtrag als neues Dokument und verknüpfst ihn mit dem Original. Siehe Anhänge, Dateiablage und verknüpfte Dokumente.
Ein separates Abschlusszertifikat (Audit-Trail-Seite) gibt es noch nicht. Das signierte PDF mit den eingebetteten Signaturen ist der Nachweis der Unterzeichnung.
Die Audit-Informationen enthalten keine IP-Adressen und keine vollständigen Telefonnummern.
Bis das Dokument vollständig unterzeichnet ist, zeigt ein heruntergeladenes PDF nur einen Signaturblock pro Partei. Unterzeichner werden erst beim Unterschreiben hinzugefügt, damit sie noch geändert werden können. Nach dem Abschluss erscheinen alle Unterzeichner.