Einleitung 👋
Mit fynk kannst du Dokumente mit externen Parteien teilen, gemeinsam bearbeiten und digital unterzeichnen. Damit diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sind ein paar vorbereitende Schritte sinnvoll.
Empfehlungen für die Vorbereitung
Vorlage nutzen
Die einfachste Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen enthalten sind ist die Nutzung von Vorlagen. Eine Vorlage dient als Rahmengerüst, in dem du vorgibst, welche Inhalte später im Dokument enthalten sein sollen.
Dynamische Felder einfügen
Du kannst dynamische Felder in deine Vorlage integrieren. Dabei kannst du auch festlegen, ob externe Parteien diese Felder bearbeiten dürfen. Dynamische Felder funktionieren als Platzhalter, können Bedingungen steuern und automatisch mit Metadaten verknüpft werden.
Platzhalter für Parteien einfügen
In deiner Vorlage kannst du Platzhalter für externe Parteien definieren, wie z. B. „Kunde“, „Mitarbeiter“ oder „Lieferant“. Du musst dabei noch keine konkreten Daten eintragen – diese werden später im Dokument ergänzt.
Unterschriftsfelder hinzufügen
Sobald die externen Parteien eingefügt wurden, kannst du an den passenden Stellen Signaturblöcke in deinem Dokument platzieren.
Dokument für die Zusammenarbeit vorbereiten
📄 Dokument aus der Vorlage erstellen
Nutze deine vorbereitete Vorlage, um ein neues Dokument mit allen benötigten Inhalten, dynamischen Feldern und Platzhaltern zu erstellen.
✏️ Dokument bearbeiten
Trage nun die konkreten Informationen in die dynamischen Felder ein:
Ersetze die Platzhalter für Parteien durch die tatsächlichen Namen und Kontaktdaten:
Füge anschließend die passenden Unterschriftsberechtigten hinzu und platziere die Signaturblöcke:
💡 Tipp: Speichere deine Änderungen regelmäßig und beende den Bearbeitungsmodus, wenn du fertig bist.
👥 Dokument teilen
Nach Abschluss der Bearbeitung wechselt das Dokument in die "Review" Phase. Jetzt kannst du es extern teilen:
Klicke auf "Extern teilen"
Gib die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein
Diese Funktion ist ideal, wenn du:
Personen beteiligen möchtest, die nicht direkt als Parteien oder Bearbeiter fungieren, aber dennoch ihr Feedback oder eine Freigabe erteilen sollen
direkten Parteien oder Bearbeiter die Möglichkeit geben möchtest, das Dokument noch vor der Einladung zur Signatur durchzugehen
📌 Beispiel: Deine Compliance-Abteilung (keine fynk User) soll das Dokument genehmigen, bevor dieses mit den externen Parteien geteilt wird.
Hinweis: Die Unterzeichner werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald das Dokument in die Unterzeichnungsphase eintritt. Du musst das Dokument somit nicht extra mit ihnen teilen, es sei denn, sie sollen dieses zuerst prüfen, Kommentare hinzufügen oder Änderungen vorschlagen.
❌ Zugriff entziehen
Wenn du externen Personen Zugriff gegeben hast, die keine Parteien oder Mitwirkende sind, kannst du diesen Zugriff jederzeit entziehen.
Zusammenarbeit im Dokument
💬 Kommentare & Feedback
Starte Diskussionen mit externen Parteien oder Bearbeitern, die Zugriff auf das Dokument haben:
Erstelle allgemeine Kommentare oder tagge gezielt Personen
Entscheide, ob ein Kommentar für alle sichtbar ist oder nur intern
Externe Parteien können:
Kommentare verfassen
Änderungsvorschläge zu konkreten Passagen machen
Du entscheidest, ob du Vorschläge annehmen oder ablehnen möchtest. Alle Diskussionen – offen oder gelöst – sind transparent einsehbar.
✍️ Signaturprozess starten
Sobald alle Kommentare und Änderungen geklärt sind, kannst du den Signaturprozess starten:
Klicke auf "Jetzt unterzeichnen"
Wenn es mehrere Unterzeichner gibt, kannst du eine Unterschriftsreihenfolge festlegen
Alle Unterzeichner erhalten eine E-Mail mit der Bitte zur Signatur
✅ Nach der Signatur: Alle Beteiligten erhalten automatisch das unterzeichnete Dokument per E-Mail.
📝 Nachträgliche Änderungen?
Manchmal stellt man fest, dass ein Dokument nach Beginn der Signatur doch noch angepasst werden muss. Kein Problem:
Klicke auf „Bearbeitung aktivieren“
fynk informiert dich, dass die bisherigen Unterschriften dadurch ungültig werden
Die betroffenen Personen erhalten eine E-Mail über den Abbruch. Anschließend kannst du die nötigen Änderungen vornehmen und den Signaturprozess neu starten.
🤷♀️ Du brauchst eine Anleitung für deine externen Parteien?
Unser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine externe Parteien, was zu tun ist, wenn sie aufgefordert werden, ein Dokument über fynk zu unterzeichnen.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.