Einleitung 👋
fynk ist eine dynamische Dokumentenverwaltungsplattform, die darauf abzielt, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Verträge gehandhabt werden. Wenn dir ein Dokument über fynk zur Überprüfung und Unterschrift gesendet wurde, befolge diese einfachen Schritte, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Eine Einladung zum Zugriff auf ein Dokument erhalten 📨
Wenn du eine fynk-Dokumenteneinladung erhalten hast, wie im unten stehenden Bild gezeigt, klicke einfach auf „Dokument öffnen“, um sicher auf das Dokument zuzugreifen und es zu überprüfen.
Auf ein Dokument zugreifen 🚪
Beim Betreten der fynk-Benutzeroberfläche wirst du möglicherweise aufgefordert, zusätzliche Details wie deinen Vor- und Nachnamen anzugeben, damit das Dokument zur Unterschrift vorbereitet werden kann.
Einige Dokumente erfordern möglicherweise auch, dass du Firmendetails eingibst, wie den Namen deines Unternehmens, die offizielle Adresse und andere Angaben, die im Dokument spezifiziert sind.
Sobald alle erforderlichen Angaben getätigt wurden, kann das Dokument geöffnet werden.
Dieser geführte Ablauf in fynk vereinfacht die Dateneingabe sowohl für dich als Vertragspartei als auch für den Absender des Dokuments.
Festlegen wer ein Dokument unterzeichnet 🖊️
Wenn dir ein Vertrag gesendet wurde und du durch den „Willkommens-Ablauf“ von fynk geführt wirst, werden dir möglicherweise mehrere Optionen angezeigt, wer das Dokument unterzeichnen wird.
Wenn deine Partei eine Geschäftseinheit ist und du zur Überprüfung des Dokuments eingeladen wurdest, kannst du einen oder mehrere Unterzeichner hinzufügen, indem du:
auf "+ Unterzeichner hinzufügen" klickst.
die E-Mail-Adresse (und optional Vor- / Nachname) des Unterzeichners angibst und auf "Speichern" klickst.
Wenn deine Partei eine Einzelperson ist und du zur Überprüfung des Dokuments eingeladen wurdest, kannst du angeben, ob du auch die Person
bist, die das Dokument unterzeichnet (siehe unten stehenden Screenshot).
Das Dokument überprüfen 👀
Innerhalb der intuitiven Plattform von fynk kannst du das Dokument leicht überprüfen.
Ein Kommentar hinzufügen
Um einen Kommentar hinzuzufügen, bewege den Mauszeiger über einen Textabschnitt und klicke auf das Kommentarsymbol am rechten Rand des Dokuments. |  |
Im Overlay gibst du den gewünschten Kommentar ein und klickst auf „Speichern“ oder drückst „Cmd + Enter“ auf der Tastatur, um den Kommentar zu speichern.
💡 Hinweis: Du kannst andere Benutzer, die am Dokument beteiligt sind, hinzufügen, indem du "@" eingibst und beginnst, ihren Namen einzugeben. Wenn der richtige Name ausgewählt ist, drücke "Enter". |
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Änderungen vorschlagen
Um eine Änderung vorzuschlagen, bewege den Mauszeiger über einen Textabschnitt und klicke auf das Kommentarsymbol am rechten Rand des Dokuments. |  |
In der Überlagerung klickst du auf „Änderung vorschlagen“, um einen neuen Dialog zu öffnen.
💡 Hinweis: Die Option, eine Änderung vorzuschlagen, steht nur zur Verfügung, wenn der Absender sie in den Dokumenteneinstellungen aktiviert hat. |
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In dem Dialog kannst du den Textinhalt des Dokuments frei ändern (Änderungen werden in grünem und rotem Text sichtbar gemacht). Du kannst auch einen Kommentar hinzufügen und Personen mit "@" erwähnen, genau wie du es tun würdest, wenn du einen Kommentar hinzufügst. Wenn du fertig bist, klicke auf „Vorschlag einreichen“. |
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Ein Dokument mit zusätzlichen Teilnehmern teilen
Um das Dokument mit anderen Teilnehmern zu teilen, suche nach der Schaltfläche „Teilnehmer einladen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, nachdem du den Einführungsfragebogen abgeschlossen hast und zum Dokument fortgeschritten bist.
Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet. Um einen neuen Benutzer einzuladen, gib eine gültige E-Mail-Adresse in das Feld direkt unter „Teilnehmer einladen“ ein. Falls die Person, die du einladen möchtest, bereits als Unterzeichner hinzugefügt wurde, wird ihr Name als Vorschlag in einem Dropdown-Menü angezeigt, und du kannst sie direkt auswählen.
💡 Hinweis: Wenn du das Dokument mit einem neuen Benutzer teilst (jemandem, der zuvor nicht in einer anderen Rolle, z. B. als Unterzeichner, zum Dokument hinzugefügt wurde), musst du eine gültige E-Mail-Adresse eingeben und diese durch Drücken von "Enter" auf der Tastatur bestätigen.
Klicke auf "Einladungen senden", um die Benutzer zum Dokument hinzuzufügen und ihnen Einladungen zu senden.
Einladungs-E-Mails erneut senden und Mitwirkende entfernen
Im unteren Teil des „Teilnehmer einladen“-Dialogs (zugänglich über den blauen Button in der oberen rechten Ecke des Bildschirms) findest du eine Liste der eingeladenen Teilnehmer (einschließlich dir und jeglichen Unterzeichnern, die bereits Zugriff auf das Dokument haben).
Um die Einladungs-E-Mail für einen Benutzer erneut zu senden, klicke auf „Erneut senden“. Um einem Benutzer den Zugriff zu entziehen, klicke auf das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite des Dialogs neben dem Benutzer.
Anzeigen, dass deine Seite bereit ist zu unterschreiben.
Wenn du den Vertrag überprüft hast und mit dem Inhalt zufrieden bist, kannst du dem Absender anzeigen, dass du bereit bist zu unterschreiben, indem du auf die entsprechende Schaltfläche in der oberen Leiste über dem Dokumenteninhalt klickst.
Erhalt einer Unterschriftsanfrage. ✍️
Sobald der Unterschriftenprozess begonnen hat, erhalten alle Unterzeichner eine E-Mail-Benachrichtigung von fynk, ähnlich wie im nachfolgenden Bild gezeigt. Um das Dokument zu unterschreiben, klicke einfach auf „Dokument öffnen und unterschreiben“, um darauf zuzugreifen und zu unterschreiben.
💡 Hinweis: Wenn du sowohl Mitwirkender als auch Unterzeichner bist, hast du bereits Zugriff auf das Dokument, erhältst jedoch trotzdem eine Einladung.
Was tun, wenn der Unterschriftenprozess begonnen hat und ein Unterzeichner fehlt oder jemand anderes unterschreiben muss?
Wenn der Unterschriftenprozess begonnen hat und du feststellst, dass Anpassungen an den Unterzeichnern vorgenommen werden müssen, zum Beispiel weil ein erforderlicher Unterzeichner fehlt oder die falsche Person als Unterzeichner hinzugefügt wurde, informiere bitte den Absender des Dokumentes, dass dieser den Unterschriftenprozess abbrechen und Änderungen über einen Kommentar vornehmen muss.
Ein Dokument unterschreiben 👀
Du kannst mit der Unterschrift beginnen, indem du einfach auf den Unterschriftenblock mit deinem Namen klickst (siehe nachfolgendes Bild).
Wenn der Unterschriftenblock aktiv (bereit zum Unterschreiben) ist, wird der Unterschriftenplatzhalter in Gelb mit einem Label "Jetzt unterzeichnen" markiert. |
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Ein leerer Unterschriftsblock deutet darauf hin, dass die Unterschriftsphase noch nicht begonnen hat oder dass der Unterschriftsprozess eine vordefinierte Reihenfolge hat und es noch nicht an der Reihe ist, zu unterschreiben. |
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Wenn für ein Dokument eine Unterschriftenreihenfolge festgelegt wurde, wird die definierte Unterschriftenreihenfolge auf der linken Seite der oberen Leiste über dem Dokument angezeigt. |
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Nachdem du auf „Jetzt unterzeichnen“ geklickt hast, wird der Unterschriften-Dialog angezeigt.
Wenn du deine Unterschrift lieber tippen möchtest, anstatt sie zu schreiben, klicke auf „Unterschrift tippen“.
Abhängig vom Sicherheitslevel der Unterschrift kann sich der folgende Prozess unterscheiden.
SES | Du wirst direkt zur Bestätigung weitergeleitet. |
AES | Gib deine Telefonnummer ein und klicke auf "Verifizierungscode senden", um fortzufahren.  Gib den erhaltenen Verifizierungscode ein, um deine Unterschrift zu bestätigen. Falls du nicht automatisch weitergeleitet wirst, klicke auf "Überprüfen".  |
QES | Dir wird eine Auswahl länderspezifischer QES-Methoden angeboten. Wähle deine bevorzugte Methode, indem du darauf in der Liste klickst, und folgen dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, um fortzufahren.  |
Glückwunsch, du haben das Dokument erfolgreich unterschrieben!
Datenschutz 🧐
Neugierig, wie wir mit deinen Daten umgehen? Hier ist eine gekürzte Version unserer Datenschutzrichtlinien, aber du kannst die vollständige Richtlinie hier lesen:
"Für Personen, die über fynk einen Vertrag unterzeichnen, jedoch keine registrierten Benutzer sind, fungieren wir als „Datenverarbeiter“ für den fynk-Kunden, der das Dokument initiiert. Wir verwalten Ihre Daten gemäß den Richtlinien und rechtlichen Vorschriften unseres Kunden. Unser Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Wir empfehlen, immer die Datenschutzrichtlinie der einzelnen Person oder Organisation zu überprüfen, die den Vertrag sendet."
Du bist fertig! 🚀
Nachdem alle Parteien unterschrieben haben, erhältst du eine Benachrichtigungs-
E-Mail mit einem PDF des abgeschlossenen Dokuments. Herzlichen Glückwunsch zur Unterzeichnung deines ersten Dokuments mit fynk.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.