Einleitung 👋
fynk ist eine dynamische Dokumentenverwaltungsplattform, die darauf abzielt, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Verträge gehandhabt werden. Wenn Ihnen ein Dokument über fynk zur Überprüfung und Unterschrift gesendet wurde, befolgen Sie diese einfachen Schritte, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Eine Einladung zum Zugriff auf ein Dokument erhalten 📨
Wenn Sie eine fynk-Dokumenteneinladung erhalten, wie im untenstehenden Bild gezeigt, klicken Sie einfach auf „Dokument öffnen“, um sicher auf Ihr Dokument zuzugreifen und es zu überprüfen.
Auf ein Dokument zugreifen 🚪
Beim Betreten der Fynk-Benutzeroberfläche werden Sie möglicherweise aufgefordert, zusätzliche Details wie Ihren Vor- und Nachnamen anzugeben, damit das Dokument zur Unterschrift vorbereitet werden kann.
Einige Dokumente erfordern möglicherweise auch, dass Sie Firmendetails eingeben, wie den Namen Ihres Unternehmens, die offizielle Adresse und andere Angaben, die im Dokument spezifiziert sind.
Schließlich gibt es in einigen Fällen zusätzliche Details, die der Absender von Ihnen verlangt hat zu beantworten, bevor der Vertrag erstellt werden kann.
Dieser geführte Ablauf in fynk vereinfacht die Dateneingabe sowohl für Sie als Vertragspartei als auch für den Absender des Dokuments.
Festlegen wer ein Dokument unterzeichnet 🖊️
Wenn Ihnen ein Vertrag gesendet wurde und Sie durch den „Willkommens-Ablauf“ von fynk geführt werden, werden Ihnen möglicherweise mehrere Optionen angezeigt, wer das Dokument unterzeichnen wird.
Wenn Ihre Partei eine Geschäftseinheit ist und Sie zur Überprüfung des Dokuments eingeladen wurden, können Sie einen oder mehrere Unterzeichner hinzufügen, indem Sie:
auf "+ Unterzeichner hinzufügen" klicken.
die E-Mail-Adresse (und optional Vor- / Nachname) des Unterzeichners angeben und auf "Speichern" klicken.
Wenn Ihre Partei eine Einzelperson ist und Sie zur Überprüfung des Dokuments eingeladen wurden, können Sie angeben, ob Sie auch die Person sind, die das Dokument unterzeichnet (siehe untenstehenden Screenshot).
Das Dokument überprüfen 👀
Innerhalb der intuitiven Plattform von Fynk können Sie das Dokument leicht überprüfen.
Ein Kommentar hinzufügen
Um einen Kommentar hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über einen Textabschnitt und klicken Sie auf das Kommentarsymbol am rechten Rand des Dokuments. |  |
Im Overlay geben Sie den gewünschten Kommentar ein und klicken Sie auf „Speichern“ oder drücken Sie „Cmd + Enter“ auf Ihrer Tastatur, um den Kommentar zu speichern.
💡 Hinweis: Sie können andere Benutzer, die am Dokument beteiligt sind, hinzufügen, indem Sie "@" eingeben und beginnen, ihren Namen einzugeben. Wenn der richtige Name ausgewählt ist, drücken Sie "Enter". | 
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Änderungen vorschlagen
Um eine Änderung vorzuschlagen, bewegen Sie den Mauszeiger über einen Textabschnitt und klicken Sie auf das Kommentarsymbol am rechten Rand des Dokuments. |  |
In der Überlagerung klicken Sie auf „Änderung vorschlagen“, um einen neuen Dialog zu öffnen.
💡 Hinweis: Die Option, eine Änderung vorzuschlagen, steht nur zur Verfügung, wenn der Absender sie in den Dokumenteneinstellungen aktiviert hat. | 
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In dem Dialog können Sie den Textinhalt des Dokuments frei ändern (Änderungen werden in grünem und rotem Text sichtbar gemacht). Sie können auch einen Kommentar hinzufügen und Personen mit "@" erwähnen, genau wie Sie es tun würden, wenn Sie einen Kommentar hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Vorschlag einreichen“. |
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Ein Dokument mit zusätzlichen Nutzern teilen
Um das Dokument mit anderen Benutzern zu teilen, suchen Sie nach der Schaltfläche „Benutzer einladen“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, nachdem Sie den Einführungsfragebogen abgeschlossen und zum Dokument fortgeschritten sind.
Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet. Um einen neuen Benutzer einzuladen, geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse in das Feld direkt unter „Mitwirkende einladen“ ein. Falls die Person, die Sie einladen möchten, bereits als Unterzeichner hinzugefügt wurde, wird ihr Name als Vorschlag in einem Dropdown-Menü angezeigt, und Sie können sie direkt auswählen.
💡 Hinweis: Wenn Sie das Dokument mit einem neuen Benutzer teilen (jemandem, der zuvor nicht in einer anderen Rolle, z. B. als Unterzeichner, zum Dokument hinzugefügt wurde), müssen Sie eine gültige E-Mail-Adresse eingeben und diese durch Drücken von "Enter" auf Ihrer Tastatur bestätigen.
Klicken Sie auf "Einladungen senden", um die Benutzer zum Dokument hinzuzufügen und ihnen Einladungen zu senden.
Einladungs-E-Mails erneut senden und Mitwirkende entfernen
Im unteren Teil des „Benutzer einladen“-Dialogs (zugänglich über den blauen Button in der oberen rechten Ecke des Bildschirms) finden Sie eine Liste der eingeladenen Benutzer (einschließlich Ihnen und jeglichen Unterzeichnern, die bereits Zugriff auf das Dokument haben). Um die Einladungs-E-Mail für einen Benutzer erneut zu senden, klicken Sie auf „Erneut senden“. Um einem Benutzer den Zugriff zu entziehen, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol auf der rechten Seite des Dialogs neben dem Benutzer.
Anzeigen, dass Ihre Seite bereit ist zu unterschreiben.
Wenn Sie den Vertrag überprüft haben und mit seinem Inhalt zufrieden sind, können Sie dem Absender anzeigen, dass Sie bereit sind zu unterschreiben, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der oberen Leiste über dem Dokumenteninhalt klicken.
Erhalt einer Unterschriftsanfrage. ✍️
Sobald der Unterschriftenprozess begonnen hat, erhalten alle Unterzeichner eine E-Mail-Benachrichtigung von fynk, ähnlich wie im untenstehenden Bild gezeigt. Um das Dokument zu unterschreiben, klicken Sie einfach auf „Zum Dokument gehen und unterschreiben“, um darauf zuzugreifen und zu unterschreiben.
💡 Hinweis: Wenn Sie sowohl Mitwirkender als auch Unterzeichner sind, haben Sie bereits Zugriff auf das Dokument, erhalten jedoch trotzdem eine Einladung.
Was tun, wenn der Unterschriftenprozess begonnen hat und ein Unterzeichner fehlt oder jemand anderes unterschreiben muss?
Wenn der Unterschriftenprozess begonnen hat und Sie feststellen, dass Anpassungen an den Unterzeichnern vorgenommen werden müssen, zum Beispiel weil ein erforderlicher Unterzeichner fehlt oder die falsche Person als Unterzeichner hinzugefügt wurde, informieren Sie bitte den Absender des Dokuments, dass dieser den Unterschriftenprozess abbrechen und Änderungen über einen Kommentar vornehmen muss.
Ein Dokument unterschreiben 👀
Sie können mit der Unterschrift beginnen, indem Sie einfach auf den Unterschriftenblock mit Ihrem Namen klicken (siehe untenstehendes Bild).
Wenn der Unterschriftenblock aktiv (bereit zum Unterschreiben) ist, wird der Unterschriftenplatzhalter in Gelb mit einem Label "Klicken Sie zum Unterschreiben" markiert. |
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Ein leerer Unterschriftsblock deutet darauf hin, dass die Unterschriftsphase noch nicht begonnen hat oder dass der Unterschriftsprozess eine vordefinierte Reihenfolge hat und es noch nicht an der Reihe ist, zu unterschreiben. |
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Wenn für ein Dokument eine Unterschriftenreihenfolge festgelegt wurde, wird die definierte Unterschriftenreihenfolge auf der linken Seite der oberen Leiste über dem Dokument angezeigt. |
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Nachdem Sie auf „Klicken Sie zum Unterschreiben“ geklickt haben, wird der Unterschriften-Dialog angezeigt.
Wenn Sie Ihre Unterschrift lieber tippen möchten, anstatt sie zu schreiben, klicken Sie auf „Unterschrift eingeben“.
Abhängig vom Sicherheitslevel der Unterschrift kann sich der folgende Prozess unterscheiden.
SES | Sie werden direkt zur Bestätigung weitergeleitet. |
AES | Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und klicken Sie auf "Verifizierungscode senden", um fortzufahren.  Geben Sie den erhaltenen Verifizierungscode ein, um Ihre Unterschrift zu bestätigen. Falls Sie nicht automatisch weitergeleitet werden, klicken Sie auf "Überprüfen".  |
QES | Ihnen wird eine Auswahl länderspezifischer QES-Methoden angeboten. Wählen Sie Ihre bevorzugte Methode, indem Sie darauf in der Liste klicken, und folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm, um fortzufahren.  |
Glückwunsch, Sie haben das Dokument erfolgreich unterschrieben!
Datenschutz 🧐
Neugierig, wie wir mit Ihren Daten umgehen? Hier ist eine gekürzte Version unserer Datenschutzrichtlinien, aber Sie können die vollständige Richtlinie hier lesen:
"Für Personen, die über Fynk einen Vertrag unterzeichnen, jedoch keine registrierten Benutzer sind, fungieren wir als „Datenverarbeiter“ für den Fynk-Kunden, der das Dokument initiiert. Wir verwalten Ihre Daten gemäß den Richtlinien und rechtlichen Vorschriften unseres Kunden. Unser Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Wir empfehlen, immer die Datenschutzrichtlinie der einzelnen Person oder Organisation zu überprüfen, die den Vertrag sendet."
Sie sind fertig! 🚀
Nachdem alle Parteien unterschrieben haben, erhalten Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem PDF des abgeschlossenen Dokuments. Herzlichen Glückwunsch zur Unterzeichnung Ihres ersten Dokuments mit Fynk.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Treten Sie über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wenden Sie sich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.