Einleitung 👋
Dir fällt es schwer, den Überblick über deine Aufgaben zu behalten? Kein Problem! Mit fynk kannst du Aufgaben für dich und dein Team erstellen, um vertragsbezogene Tätigkeiten effizient zu organisieren – mit klar definierten Fristen und Zuständigkeiten. 🎉
Überblick
Jede Aufgabe verfügt über ein Erstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum, sodass keine Frist mehr verpasst wird. Aufgaben können mit bestimmten Dokumenten, Vorlagen, Importen oder Automatisierungen verknüpft werden – der Kontext bleibt stets nachvollziehbar. Außerdem kannst du eine detaillierte Beschreibung hinzufügen, um zusätzliche Hinweise zu geben.
Du kannst eine Aufgabe entweder sofort mit einem bestimmten Fälligkeitsdatum erstellen oder automatisiert zu einem späteren Zeitpunkt – z. B. als Erinnerung vor oder nach einem bestimmten Datum.
Aufgaben lassen sich einer oder mehreren Personen zuweisen – mit der Option, dass entweder alle oder nur eine der zugewiesenen Personen die Aufgabe abschließen muss.
Um die Nachverfolgung zu erleichtern, sendet fynk den zugewiesenen Nutzern Benachrichtigungen über In-App- oder E-Mail. Du kannst die Benachrichtigungen in deinem Profil einstellen.
Aufgaben erstellen 🛠️
Aufgaben können sofort oder automatisiert erstellt werden – basierend auf Metadaten vom Typ "Datum" im Dokument. Um eine Aufgabe aus dem Seitenmenü zu erstellen, öffne das Menü [Aufgaben]
und klicke oben rechts auf die Schaltfläche [Aufgabe erstellen]:
Alternativ kannst du auch direkt aus einem Dokument oder einer Vorlage eine Aufgabe erstellen: Gehe zum Tab [Benachrichtigungen] auf der rechten Seite, wähle dann den Tab [Aufgaben] und klicke auf [Aufgabe erstellen].
Sofortige Erstellung
Wenn du die Aufgabe direkt erstellen möchtest, kannst du entweder eine vordefinierte Zeitspanne wählen oder ein benutzerdefiniertes Datum setzen.
Anschließend wählst du die zuständigen Nutzer:innen aus und entscheidest, ob alle oder eine Person die Aufgabe erledigen muss. Klicke dann auf [Erstellen].
Automatisierung für später
Wenn du die Aufgabe automatisiert erstellen möchtest, kannst du eine Bedingung definieren und ein verfügbares Metadatum vom Typ "Datum", wie z. B. „Vertragsbeginn“ als Fälligkeitsdatum wählen.
Dann legst du fest, ob die Erinnerung vor oder nach diesem Datum erfolgen soll und in welchem Zeitraum.
Die Aufgabe kann dann an alle Dokumentenmitglieder oder gefilterte Benutzer zugewiesen werden. Du kannst Nutzer gezielt ein- oder ausschließen und festlegen, ob alle oder eine Person sie abschließen muss. Klicke abschließend auf [Erstellen].
Automatisierung für benutzerdefinierte Metadaten
Eine besonders praktische Funktion ist die automatische Aufgabenerstellung basierend auf benutzerdefinierten Metadaten vom Typ „Datum“. 🗓️
Sobald du eine Aufgabe mit einem benutzerdefinierten Datum verknüpft hast und fynk dieses Metadatum erkennt, werden die Aufgaben automatisch erstellt – egal ob du ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente als Massen-Upload hochlädst.
💡Beispiel: Stell dir vor, die Vertragsbedingungen mit einem Lieferanten gelten nur für ein Jahr. Du möchtest einen Monat vor Ablauf automatisch daran erinnert werden, um rechtzeitig neu zu verhandeln. Kein Problem – du musst nicht mehr selbst daran denken, denn fynk übernimmt das für dich. Ziemlich praktisch, oder?
Systemgenerierte Aufgaben 🔄
Bestimmte Aktionen im Dokumentenprozess erzeugen automatisch Aufgaben:
Unterschrift erforderlich: Wird ein Unterzeichner aus deinem Account zugewiesen, erstellt fynk automatisch eine Aufgabe, sobald das Dokument zur Signatur ansteht.
Checkpunkt-Freigabe erforderlich: Erreicht ein Dokument einen Checkpoint, bei dem ein Nutzer beteiligt ist, wird automatisch eine Aufgabe zur Prüfung und Freigabe erstellt.
Aufgaben Menü 🗓️
Klicke im Seitenmenü auf [Aufgaben], um folgende Bereiche zu sehen:
Eingehende Aufgaben: Aufgaben, die du erledigen musst
Ausgehende Aufgaben: Von dir erstellte Aufgaben – für dich oder für andere
Erledigte Aufgaben anzeigen: Überblick über abgeschlossene Aufgaben –
Zeit, dir selbst auf die Schulter zu klopfen 🚀Aufgabe erstellen: Neue Aufgabe schnell hinzufügen, wenn dir etwas einfällt
Aufgaben Widget 📊
Für noch mehr Überblick kannst du das Aufgaben-Widget zu deinem Dashboard hinzufügen. So siehst du direkt beim Login, ob Aufgaben auf dich warten. Ziemlich praktisch, oder? 🥳
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.