Einleitung 👋
Ist dir schon einmal eine Deadline durchgerutscht und der Vertrag hat sich verlängert, da du die Kündigungsfrist verpasst hast? Oder musstest du stundenlang Dokumente durchgehen, um jene zu finden, die einen bestimmten Vertragswert überschreiten? fynk setzt genau hier an und bietet dir zahlreiche KI-gestützte Funktionen, um dir die Arbeit mit deinen Dokumenten zu erleichtern. Somit kannst du dich um die Dinge kümmern, die wirklich wichtig sind und fynk kümmert sich um den Rest.
KI-Analyse 🤖
Mit der KI-Analyse wird dein Dokument automatisch ausgelesen und relevante Metadaten extrahiert. Dazu zählen unter anderem:
wichtige Termine und Fristen
Klauseln
weitere vertragsrelevante Informationen
Diese Daten werden übersichtlich dargestellt und können von dir überprüft werden.
Erst nachdem du die Ergebnisse bestätigt hast, werden die Metadaten dauerhaft im Dokument gespeichert. Dadurch können automatische Benachrichtigungen ausgelöst werden, abhängig von deinen Einstellungen.
Beispiel:
Zwei Wochen vor Ablauf einer Kündigungsfrist werden die Dokumentenrollen „Eigentümer“ und „Bearbeiter“ automatisch informiert.
KI-Analyse anwenden
Die KI-Analyse wird standardmäßig beim Hochladen eines Dokuments gestartet. Dabei kannst du zwischen zwei Optionen wählen:
Ergebnisse manuell bestätigen
Die extrahierten Daten werden zunächst geprüft und von dir freigegeben.
Diese Option ist besonders empfehlenswert für deine ersten Dokumente, um sicherzustellen, dass alle relevanten Metadaten korrekt erkannt werden.
Ergebnisse automatisch übernehmen
Die erkannten Metadaten werden direkt übernommen.
Diese Option eignet sich besonders, wenn du bereits Erfahrung mit der KI-Analyse hast oder mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen möchtest.
Du kannst die KI-Analyse auch für eigene Dokumente nutzen, die du direkt in fynk oder über Templates erstellt hast. Gehe dazu in dein Dokument und klicke unter „Allgemein“ → „KI Analyse“ → „Erstellen“:
Falls später neue Metadaten in deinem Account hinzugefügt werden, kannst du die KI-Analyse erneut ausführen. Klicke dafür im Dokument unter „Allgemein“ →
„KI Analyse“ auf das Aktualisieren-Symbol:
KI-Suche 🔍
Du möchtest schnell herausfinden, welche Dokumente bestimmte Kriterien erfüllen?
Zum Beispiel:
Welche Dokumente wurden in den letzten 30 Tagen unterschrieben?
Welche Verträge haben einen Wert von mindestens 1.000 €?
Mit der KI-Suche kannst du solche Fragen ganz einfach in natürlicher Sprache stellen.
Öffne dazu in deiner Dokumentenliste die Suchleiste und klicke auf
„KI-Suche öffnen“.
Formuliere deine Anfrage - die KI filtert automatisch die passenden Dokumente
für dich und stellt sie in einer Liste dar.
Lesezeichen speichern ⭐
Du kannst gefilterte Ergebnisse als Lesezeichen speichern:
Klicke auf das Lesezeichen-Icon neben der Suchleiste
Vergib einen Namen
Klicke auf „Speichern“
So kannst du jederzeit mit einem Klick auf deine gespeicherten Suchen zugreifen.
KI-Assistent 💬
Direkt im Dokument unterstützt dich der fynk KI-Assistent bei der Analyse von Inhalten. Du kannst Fragen zu deinem Dokument stellen und die KI zeigt dir passende Textstellen sofort an. So findest du relevante Informationen, ohne das gesamte Dokument durchsuchen zu müssen.
Beispiel:
Du suchst nach Informationen zu „Verzugszinsen“ in einem Mietvertrag. Stelle deine Frage und der KI-Assistent hebt die entsprechenden Passagen für dich hervor.
Playbooks 🧩
Playbooks sind vordefinierte Prüfmechanismen, mit denen du deine Dokumente automatisch analysieren kannst. Sie helfen dir dabei zu erkennen, ob bestimmte Inhalte oder Klauseln enthalten sind.
Du kannst beliebig viele Playbooks erstellen und sie individuell auf die Anforderungen deiner unterschiedlichen Dokumenttypen abstimmen.
Beispiel:
Für deine Arbeitsverträge ist die Angabe der jeweiligen Position essenziell? Dann definiere diese als Bedingung in deinem Playbook und lege fest, dass bei fehlender Angabe eine „Red Flag“ ausgelöst wird.
Wenn du später einen Arbeitsvertrag prüfst, kannst du das Playbook anwenden und sofort sehen, ob die Positionsbezeichnung enthalten ist.
Fazit ✨
fynk entwickelt seine KI-Funktionen kontinuierlich weiter, um dein Vertragsmanagement effizienter und smarter zu gestalten. So sparst du Zeit, reduzierst Risiken und behältst jederzeit den Überblick über deine Dokumente.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.