Einleitung
Dieser Artikel hilft Kontoinhaber und Admins dabei, fynk schnell und effizient einzurichten. Im Fokus stehen dabei Tags, Metadaten und Dokumententypen, um einen reibungslosen Start und eine klare Struktur im Arbeitsalltag zu gewährleisten.
Tags
Tags sind eine der effektivsten Methoden, um deine Verträge in fynk zu organisieren, visuell hervorzuheben und zu filtern.
Sie machen Dashboards und Dokumentenlisten übersichtlicher, ermöglichen eine intuitive Navigation und beschleunigen das Wiederauffinden von Inhalten.
Wofür eignen sich Tags?
Tags sind dann besonders sinnvoll, wenn mehrere Dokumente denselben Wert teilen. Achtung: Zu viele Tags erschweren die Übersicht – daher nur sinnvolle und regelmäßig genutzte Tags anlegen. Tags bieten durch Text & Farbe zwei Ebenen der Orientierung.
Beispiele:
Tochtergesellschaften in blau taggen – der Text benennt die Gesellschaft, die Farbe macht die Zuordnung auf einen Blick sichtbar.
Dringende Dokumente in rot
NDAs in gelb
Typische Anwendungsfälle:
Dokumententypen:
Beispiel: Alle NDAs bekommen einen gelben Tag → sofort erkennbarGroßprojekte / Schlüsselkunden:
Beispiel: Projektverträge oder wichtige Kundendokumente taggenStandorte:
Beispiel: Dokumente je nach Region mit unterschiedlichen Tags versehen
Wann du keine Tags verwenden solltest:
Teamstrukturen:
Dafür gibt’s bereits eigene Filter in fynk – keine doppelten Tags nötigEinmalige Merkmale:
Wie z. B. Vertragsnummern – die gehören in die Metadaten, nicht als Tag
💡 Hinweis: Zu viele Tags können die Auswahl unübersichtlich machen. Nutze nur, was sinnvoll & häufig gebraucht wird.
Metadaten
Metadaten sind das effektivste Mittel, um in fynk eine große Vielfalt an Vertragsmerkmalen zu speichern, anzuzeigen und zu verwalten.
Jedes Konto enthält ca. 90 vordefinierte Metadatenfelder, gegliedert in:
Systemmetadaten
Referenzmetadaten
Kontometadaten
Systemmetadaten
Werden automatisch extrahiert
Nicht editierbar oder konfigurierbar
Kein Setup nötig – wird komplett von fynk gemanagt
Referenzmetadaten
Voll anpassbar: du kannst Eigenschaften ändern, für bestimmte Dokumententypen freigeben oder deaktivieren
So bleibt dein Konto aufgeräumt und zeigt nur relevante Felder an
Tipp: Überprüfe deine Referenzfelder:
Sollen bestimmte Felder aus mehr Dokumententypen extrahiert werden?
Gibt’s Felder, die nicht genutzt werden und deaktiviert werden können?
Kontometadaten
Mit Kontometadaten erstellst du eigene, individuelle Felder – maßgeschneidert für deine Anforderungen.
Beispiele:
INCO Terms
Projektnummern
Vertragliche Fristen
Spezifische Geschäftseinheiten
Dadurch nutzt du das volle Potenzial der KI in fynk, weil alle wichtigen Infos strukturiert & durchsuchbar werden.
Weitere Infos zur Nutzung, Erstellung & Verwaltung von Metadaten findest du in diesem Artikel.
📄 Dokumententypen
Dokumententypen legen fest, welche Metadaten bei der Dokumentenanalyse extrahiert werden. Beim Verarbeiten eines Dokuments erkennt fynk automatisch den passenden Dokumententyp und liest die entsprechenden Metadaten aus.
Wichtige Infos:
In fynk sind aktuell 14 vordefinierte Dokumententypen verfügbar
Zusätzlich können individuelle Dokumententypen erstellt werden
Beim Erstellen eines individuellen Dokumententyps können die relevanten Metadaten frei zugeordnet werden
Jeder Dokumententyp kann aktiviert oder deaktiviert werden
Dokumententypen sollten nur deaktiviert werden, wenn sicher ist, dass sie nicht benötigt werden, da sie bewusst breit angelegt sind