Einleitung 👋
Mit vorgezeichneten Unterschriften kannst du einen Signaturblock bereits direkt in einer Vorlage unterschreiben. Alle Dokumente, die anschließend aus dieser Vorlage erstellt werden, enthalten diese Unterschrift(en) automatisch - ohne dass du sie für jedes Dokument erneut leisten musst.
Diese Funktion eignet sich besonders für Dokumente, die regelmäßig erstellt werden und immer dieselbe Unterschrift enthalten sollen, beispielsweise Angebote, NDAs oder Standardverträge.
✍️ Eine Vorlage vorab unterschreiben
Öffne die gewünschte Vorlage und wähle den Signaturblock aus, den du vorab unterschreiben möchtest.
Mit Klick auf den Signaturblock wird das Optionsmenü geöffnet, dort findest du ein Signatur-Icon:
Dir wird die Option angezeigt, die Vorlage vorab zu unterschreiben:
Du kannst deine Unterschrift, wie gewohnt, entweder direkt zeichnen, tippen oder ein Bild deiner Signatur hochladen. Bestätige den Signaturvorgang anschließend wie gewohnt.
Nach erfolgreicher Signatur wird der Signaturblock als vorgezeichnete Unterschrift gekennzeichnet.
💡 Hinweis: Alle Dokumente, die künftig aus dieser Vorlage erstellt werden, enthalten diese vorgezeichnete Unterschrift automatisch.
🔒 Was passiert nach einer vorgezeichneten Unterschrift?
Sobald eine Vorlage eine vorgezeichnete Unterschrift enthält, wird ihr Inhalt gesperrt. Diese Sperre gilt ebenfalls für alle Dokumente, die aus dieser Vorlage erstellt werden.
Der Editor wechselt in einen schreibgeschützten Modus und verhindert Änderungen an der Dokumentstruktur. Dadurch wird sichergestellt, dass die Gültigkeit der bereits geleisteten Unterschrift erhalten bleibt.
Folgende Änderungen sind dann nicht mehr möglich:
Parteien hinzufügen oder verschieben
Signatur- oder Abstimmungsblöcke hinzufügen, entfernen oder verschieben
Dynamische Felder hinzufügen oder verschieben
Anhänge oder PDF-Bausteine hinzufügen
Elemente per Drag & Drop verschieben
Bedingungen bearbeiten
🛠️ Welche Änderungen sind weiterhin möglich?
Bei Dokumenten, die aus einer Vorlage mit einer vorgezeichneten Unterschrift erstellt wurden, können weiterhin Inhalte geändert werden, die keinen Einfluss auf die Dokumentstruktur haben.
Dazu gehören beispielsweise:
Allgemeine Dokumenteneinstellungen (z.B. Dokumentensprache/typ, Teams, Tags)
Werte von dynamischen Feldern
Angaben, die von externen Parteien ausgefüllt werden, wie Firmenname oder Adresse
Die Vorlage selbst bleibt hingegen vollständig gesperrt, solange mindestens eine vorgezeichnete Unterschrift vorhanden ist.
❌ Vorgezeichnete Unterschrift entfernen
Wenn du die Vorlage oder ein daraus erstelltes Dokument erneut bearbeiten möchtest, kannst du eine vorgezeichnete Unterschrift jederzeit entfernen - vorausgesetzt, du verfügst über die entsprechenden Berechtigungen.
Mit Klick auf den Signaturblock wird dir ein Papierkorb-Icon angezeigt:
Mit Klick auf das Icon erscheint ein Hinweis, dass durch das Entfernen der vorgezeichneten Unterschrift der Inhalt wieder zur Bearbeitung freigegeben wird. Wenn du damit fortfahren möchtest, bestätige mit klick auf "Meine Unterschrift entfernen":
Sobald die letzte vorgezeichnete Unterschrift entfernt wurde, wird der Dokumentinhalt automatisch wieder entsperrt und kann wie gewohnt bearbeitet werden.
❓Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich meine Vorlage nicht mehr bearbeiten?
Sobald eine Vorlage eine vorgezeichnete Unterschrift enthält, wird ihr Inhalt automatisch gesperrt. Dadurch wird sichergestellt, dass nach der geleisteten Unterschrift keine strukturellen Änderungen mehr vorgenommen werden können.
Müssen Dokumente aus einer Vorlage mit einer vorgezeichneten Unterschrift erneut unterschrieben werden?
Nein. Die vorgezeichnete Unterschrift wird automatisch in jedes neu erstellte Dokument übernommen. Weitere Signaturblöcke im Dokument können selbstverständlich weiterhin von den vorgesehenen Unterzeichnern signiert werden.
Warum verwendet fynk den Begriff „vorgezeichnete Unterschrift“?
Der Begriff macht deutlich, dass die Unterschrift bereits auf der Vorlage geleistet wurde und automatisch in alle daraus erstellten Dokumente übernommen wird. So lässt sich die Funktion außerdem klar von den elektronischen Signaturarten AES (Advanced Electronic Signature) und QES (Qualified Electronic Signature) unterscheiden.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.