Einleitung 👋
Du hast genug davon, Dokumente manuell nach bestimmten Klauseln, Regelungen oder red flags zu durchsuchen? Dann wirst du die fynk Playbooks lieben! Sie helfen dir, deine Dokumentenprüfung zu automatisieren – schnell, effizient und zuverlässig.
📗 Was sind Playbooks?
Playbooks sind vordefinierte Prüfmechanismen, die analysieren, ob bestimmte Inhalte in einem Dokument enthalten sind. Du kannst beliebig viele Playbooks anlegen, passend zu den Anforderungen deiner Dokumenttypen.
📍 Erste Schritte
Der beste Einstieg: Verschaffe dir einen Überblick über deine in fynk genutzten Dokumenttypen. Notiere die jeweils relevanten Anforderungen – wie Klauseln, Vorschriften oder Pflichtangaben. Falls du bereits eine Checkliste für die Dokumentenprüfung verwendest, kannst du diese als Grundlage für dein erstes Playbook nehmen.
💡 Beziehe auch jene Kollegen ein, die mit diesen Dokumenten arbeiten – sie können dir zusätzliche Hinweise zu wichtigen Prüfpunkten geben.
🛠️ Ein Playbook erstellen
Um ein neues Playbook in fynk anzulegen:
Klicke auf den [+] Button
Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung
⚙️ Bedingungen hinzufügen
Ein Playbook besteht aus einzelnen Bedingungen, die überprüft werden sollen.
Um Bedingungen hinzuzufügen, klicke auf "Bedingung hinzufügen"
Beispiel: Überprüfung von Arbeitsverträgen
Angenommen, du möchtest sicherstellen, dass bestimmte Klauseln in Arbeitsverträgen enthalten sind:
Name der Bedingung eingeben (z. B. „Beginn des Arbeitsverhältnisses“)
Auswirkung festlegen:
Rote Flagge: Fehlt diese Bedingung, schlägt die gesamte Prüfung fehl
Orange Flagge: Fehlt die Bedingung, wird sie als Warnung markiert
Prompt eingeben
Klicke auf „Optimierten Prompt generieren“
💡 Die KI in fynk bewertet Bedingungen im Ja/Nein-Prinzip. Achte deshalb auf eine eindeutige Formulierung: Statt „XY ist relevant“ besser „XY muss im Dokument klar genannt werden“.
Um mit unserem Beispiel des Arbeitsvertrags fortzufahren, fügen wir nun die Bedingung „Beginn des Arbeitsverhältnisses“ hinzu, wobei das Fehlen dieser Bedingung eine rote Flagge darstellt:
Wiederhole diese Schritte für jede weitere Bedingung.
➡️ Nach dem Anlegen kannst du die Bedingungen in der Übersicht sehen und per Drag & Drop sortieren.
✅ Checkpoints hinzufügen (optional)
Falls dein Playbook zusätzlich einen Freigabeprozess benötigt, kannst du sogenannte Checkpoints erstellen:
Klicke auf „Checkpoint hinzufügen“
Lege fest:
Wer genehmigen muss
Die Anzahl der Genehmigungsschritte
Wie viele Genehmigungen nötig sind
alle müssen genehmigen
zwei müssen genehmigen
eine(r) muss genehmigen
💡 Bitte beachte: Wenn Checkpoints als Teil deiner Playbooks hinzugefügt wurden, müssen die Genehmigung(en) erst abgeschlossen sein, um mit dem Dokument fortzufahren . Erstelle also nur Checkpoints, wenn diese wirklich nötig sind.
📄 Playbooks in einem Dokument anwenden
Sobald dein Playbook fertig ist, kannst du es in einem Dokument anwenden:
Öffne dein Dokument
Klicke auf das [Flagge] Icon
Wähle "Playbook anwenden" aus
Wähle das entsprechende Playbook aus:
Das System analysiert dein Dokument und zeigt dir:
Rote Flaggen für kritische Fehler
Orange Flaggen für Warnungen
In unserem Beispiel des Arbeitsvertrags wurden rote Flaggen identifiziert:
➡️ Mit einem Klick auf „Rote Flaggen gefunden“ kannst du die Details einsehen. Die Bedingungen sind farblich markiert (grün = erfüllt, rot = nicht erfüllt).
🔍 „Referenz anzeigen“ bringt dich direkt zur passenden Stelle im Dokument. Der entsprechende Prompt wird unten angezeigt.
♻️ Playbook erneut anwenden
Nachdem du die markierten Abschnitte in deinem Dokument bearbeitet hast, kannst du das Playbook erneut anwenden, um zu überprüfen, ob nun alle Bedingungen erfüllt sind.
🛡️ Checkpoint starten
Wenn das Playbook abgeschlossen ist, kannst du die vordefinierten Checkpoints starten.
Nach erfolgreicher Freigabe:
Wandert das Dokument automatisch in die nächste Phase
Das Archiv protokolliert die Genehmigung
Wenn Unterzeichner und Unterschriftsblöcke vorhanden sind, kann der Unterzeichnungsprozess gestartet werden
🎉 Gratulation!
Du hast erfolgreich dein erstes Playbook verwendet und damit einen wichtigen Schritt zur Automatisierung deiner Dokumentenprüfung gemacht. Ab jetzt sparst du wertvolle Zeit – bei jeder Prüfung aufs Neue!
🎨 Brauchst du mehr Inspiration?
Sieh dir unsere Sammlung zu häufig verwendeten Bedingungen an.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Tritt über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wende dich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.