Dokumentzugriff: Eigentümer, Mitwirkende, Betrachter und Dokument beitreten
Die Rollen, die Personen in einem einzelnen Dokument haben, und warum du manchmal zuerst auf Dokument beitreten klicken musst.
Zuletzt aktualisiert Vor 1 Tag
Neben ihrer Kontorolle hat jede Person, die an einem Dokument beteiligt ist, eine Rolle in diesem Dokument. Sie bestimmt, ob die Person es bearbeiten kann und ob sie seine Benachrichtigungen bekommt.
Verfügbar in allen Tarifen
Rollen in einem Dokument
Der Dokumenteneigentümer ist nicht dasselbe wie die Kontorolle Eigentümer. Jedes Dokument hat seinen eigenen Dokumenteneigentümer.
Interne und externe Betrachter können nicht kommentieren. Interne Betrachter sehen interne Kommentare und extern geteilte Kommentare. Externe Betrachter sehen nur extern geteilte Kommentare. Interne Betrachter, die Dokument beitreten nutzen können, können als Mitwirkende beitreten und dann kommentieren. Die Einschränkung der Kontorolle für Eingeschränkte Manager gilt weiterhin.
Ein interner Benutzer braucht Zugriff als Mitwirkender, um einen laufenden Signaturprozess abzubrechen, unabhängig von seiner Kontorolle. Eingeschränkte Manager können das ebenfalls, sobald sie als Mitwirkende eingeladen sind.
Dokument beitreten
Wenn du ein Dokument über dein Team siehst, aber noch nicht daran beteiligt bist, zeigt fynk oben einen blauen Balken: Dokument beitreten. Klicke darauf, bevor du:
das Dokument oder seine Metadaten bearbeitest,
es umbenennst, Parteien änderst oder die KI-Analyse ausführst,
seine Benachrichtigungen und Erinnerungen erhalten willst.
Durch den Beitritt erhältst du Zugriff als Mitwirkender. Dieser ist für Aktionen wie Kommentieren, Änderungsvorschläge, das Einladen von Personen, das Ändern von Dokumentphasen oder das Zurücksetzen eines laufenden Signaturprozesses erforderlich. Nur weil du ein Dokument über dein Team oder aufgrund deiner Kontorolle als Eigentümer sehen kannst, hast du diese Berechtigungen noch nicht automatisch. Je nach Kontorolle und Dokumentphase können weitere Einschränkungen gelten.
Durch den Beitritt wirst du als Mitwirkender hinzugefügt, und das wird im Aktivitätsverlauf festgehalten. Eingeschränkte Manager können nicht selbst beitreten. Jemand muss sie einladen.
Kollegen zu einem Dokument einladen
Öffne das Dokument und klicke auf Einladen.
Gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
Wähle Mitwirkender oder Betrachter.
Das ist nützlich, wenn jemand nicht im Team des Dokuments ist, aber bei genau diesem Dokument helfen soll. Um Personen Zugriff auf viele Dokumente zu geben, nutze stattdessen Teams.
Den Zugriff auf ein Dokument verwalten.
Gut zu wissen
Benachrichtigungen zu einem Dokument, etwa Erinnerungen an Verlängerungen, gehen an den Dokumenteneigentümer und die Mitwirkenden. Kollegen, die ein Dokument nur über ihr Team sehen, bekommen sie nicht, außer sie treten bei oder du benachrichtigst das ganze Team. Siehe Erinnerungen an Verlängerungen und Fristen.
Externe Personen können als Mitwirkende oder Betrachter eingeladen werden. Siehe Dokument mit externen Parteien teilen.
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