Einleitung
Dieser Artikel soll Kontoinhaber*innen und Admins dabei unterstützen, fynk schnell und effizient einzurichten.
Er enthält alle wichtigen Informationen zu Benutzern, Rollen und Zugriffsrechten, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen.
Benutzerumfang
Die Entscheidung, welche Benutzer eingeladen werden sollen – und mit welcher Rolle – ist entscheidend, um den Lizenzbedarf realistisch einzuschätzen und die Zugriffsstruktur richtig aufzubauen.
Da Du auch externen (lizenzfreien) Benutzer*innen Zugriff auf einzelne Dokumente gewähren kannst, solltest Du Dir vor der Lizenzvergabe folgende Fragen stellen:
Muss die Person auf mehrere Dokumente zugreifen?
Muss die Person Dokumente hochladen oder erstellen?
Unterschreibt die Person häufig Dokumente?
Muss sie Vorlagen erstellen oder verwalten?
Wenn Du auch nur eine dieser Fragen mit „Ja“ beantwortest, solltest Du für diese Person eine Lizenz vergeben.
💡 Hinweis: Lizenzen zählen nur für aktive Benutzer*innen.
Du kannst also jederzeit jemanden einladen und später wieder deaktivieren. Das Konto bleibt im System gespeichert, kann sich aber nicht mehr einloggen oder Benachrichtigungen erhalten, bis es erneut eingeladen wird.
Wenn jemand keine Dokumente erstellen oder hochladen muss, sondern nur gelegentlich bei einzelnen Dokumenten mitwirkt oder unterschreibt, kannst Du einfach externen Zugriff auf diese spezifischen Dokumente gewähren.
Externe Benutzer*innen können Unterschreiben, Kollaborieren, Diskutieren sowie Benachrichtigungen für dieses eine Dokument erhalten, ohne eine zusätzliche Lizenz zu benötigen.
Benutzerrollen
Sobald Du entschieden hast, wer eingeladen wird, geht’s darum, die passende Rolle zuzuweisen.
fynk bietet verschiedene Rollen mit abgestuften Berechtigungen. Die wichtigsten Fragen zur Auswahl der richtigen Rolle:
Basisfunktionen – Dokumentbearbeitung
Muss die Person Metadaten mehrerer Dokumente bearbeiten?
Muss sie Dokumente hochladen?
→ Ja → mindestens Manager
→ Nein → Limited Manager reicht aus
Erweiterte Dokumentenverwaltung
Muss sie Vorlagen verwalten?
Muss sie Massenimporte durchführen?
Soll sie auch Inhalte im Dokument bearbeiten können?
→ Ja → mindestens Editor
Administrativer Zugriff
Muss sie Zugriff auf Kontoeinstellungen haben (z. B. Benutzerverwaltung, Tags, Metadaten, Integrationen)?
Darf sie Dokumente löschen?
→ Ja → mindestens Admin
Vollzugriff
Soll die Person uneingeschränkten Zugriff auf alle Dokumente im Konto haben?
→ Ja → Owner
Teams & Dokumentenzugriff
Jetzt, wo Du weißt, wer eingeladen wird und welche Rollen sie bekommen, geht’s ans Zugriffsmodell – und das läuft bei fynk über Teams.
Benutzer, Dokumente, Vorlagen und Importe können einem oder mehreren Teams zugeordnet werden.
Ist jemand Teil eines Teams, das mit einem Dokument verknüpft ist, hat diese Person automatisch Zugriff auf das Dokument.
Teams sind somit der effizienteste Weg, Zugriffe im großen Stil zu verwalten.
Wie Du Teams in fynk strukturieren solltest
Teams sollten die Zugriffslogik Deines Unternehmens widerspiegeln. Ziel ist es, Benutzer*innen mit ähnlichem Bedarf zu gruppieren, um die Dokumentenzugriffe leichter zu verwalten.
Beispiele für effektive Team-Strukturen:
Nach Abteilung
Z. B. HR, Legal, Sales – jede Abteilung bekommt ihr eigenes TeamNach Standort
Z. B. jede Filiale oder Region als eigenes TeamFeingranulare Zugriffe für Führungskräfte
Z. B. ein separates Team für Teamleiter*innen, das Zugriff auf sensible Inhalte bekommt, während allgemeine Dokumente ans ganze Team gehen
Weitere Wege für Dokumentenzugriff in fynk
Teams: Alle Mitglieder eines Teams haben automatisch Zugriff auf die Dokumente dieses Teams.
Individuelle Nutzer*innen: Du kannst gezielt interne oder externe Personen zu einem Dokument einladen.
Owner-Rolle: Hat immer Zugriff auf alle Dokumente im gesamten Konto.
Unterzeichner & Checkpoint-Freigeber: Erhalten automatisch Zugriff auf jene Dokumente, die sie signieren oder freigeben sollen.
Dokument-Ersteller*innen: Wer ein Dokument hochlädt oder erstellt, hat immer Zugriff darauf.