Einleitung
Dieser Artikel soll Kontoinhaber*innen und Admins dabei unterstützen, fynk schnell und effizient einzurichten. Er enthält alle wichtigen Informationen zu Kontosprache, Sicherheit und internen Beteiligten, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Standardmäßige Kontosprache
Die standardmäßige Sprache des Kontos spielt in mehreren Bereichen von fynk eine wichtige Rolle. So wird sie verwendet:
Sie ist die voreingestellte Sprache für alle neu erstellten Vorlagen und Dokumente.
(Bei importierten Dokumenten erkennt die KI die Sprache automatisch.)Alle KI-generierten Zusammenfassungen und Kurzfassungen sowie der Großteil der Metadaten-Extraktion erfolgen in der Kontosprache.
Wenn ein Dokument keine definierte Sprache hat, wird die Kontosprache als Fallback-Sprache für ausgehende E-Mails an externe Benutzer verwendet.
Interne Parteien
Im Bereich „Meine Parteien“ solltest Du alle internen Einheiten auflisten, die für Dein Unternehmen relevant sind – wie z. B. Standorte, rechtliche Tochtergesellschaften oder Abteilungen. Diese Einträge können dann:
Bei der Erstellung neuer Dokumente oder Vorlagen voreingestellt werden
Während der KI-gestützten Dokumentenanalyse automatisch als intern erkannt werden
Wichtiger Hinweis:
Externe Parteien – wie Lieferanten, Kunden oder Partner – sollten hier nicht hinzugefügt werden. Sie werden separat behandelt: fynk erkennt und speichert sie dokumentenbasiert und schlägt sie bei der Dokumentenerstellung automatisch vor.
Kontosicherheit
fynk bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, Dein Konto abzusichern. Am besten schützt Du Dein Konto durch die Nutzung von SSO via SAML2-Integration oder durch die integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Zusätzlich ist auch eine Benutzerverwaltung via SCIM verfügbar.
Single Sign-On (SSO)
SSO über SAML2 erlaubt Benutzer*innen den Zugriff auf fynk über den bestehenden Identitätsanbieter ihres Unternehmens – wie z. B. Microsoft Entra ID (Azure AD), Google Workspace oder Okta – ohne separate Zugangsdaten verwalten zu müssen.
Vorteile der SSO-Integration mit fynk:
Schnelleres, nahtloses Login-Erlebnis
Höhere Sicherheit durch zentrale Authentifizierung und durchgreifende Passwortrichtlinien & 2FA
Einrichtung benötigt:
Admin-Rechte beim Identitätsanbieter (IDP)
Admin- oder Besitzerrolle in fynk
Eine eigene Anleitung steht hier zur Verfügung.
SSO ist nur mit einem Pro-Abo verfügbar.
Dein aktuelles Abo kannst Du hier einsehen.
Benutzerverwaltung mit SCIM
SCIM (System for Cross-domain Identity Management) ist ein Standardprotokoll zur automatischen Verwaltung von Benutzerkonten zwischen Deinem Identitätsanbieter (z. B. Azure AD, Okta oder Google Workspace) und fynk.
Vorteile der SCIM-Integration mit fynk:
Automatisiertes User-Management – Nutzer werden in fynk automatisch erstellt, aktualisiert oder gelöscht
Konsistenz & Genauigkeit – Rollen & Teams bleiben immer aktuell
Sicherheit – Sofortige Entziehung des Zugriffs bei Austritt eines Mitarbeiters
Einrichtung erfordert:
Admin-Rechte beim Identitätsanbieter (IDP)
Admin- oder Besitzerrolle in fynk
Eine eigene Anleitung steht hier zur Verfügung.
SCIM ist nur mit einem Pro-Abo verfügbar.
Dein aktuelles Abo kannst Du hier einsehen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Die native 2FA in fynk sorgt für zusätzliche Sicherheit, indem sie neben dem Passwort noch einen zeitbasierten Bestätigungscode über eine Authenticator-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator verlangt.
Vorteile der integrierten 2FA in fynk:
Stärkerer Kontoschutz vor unbefugtem Zugriff
Kein externer Identitätsanbieter notwendig – funktioniert direkt in fynk
Einfache & benutzerfreundliche Einrichtung für alle
Erfüllt Sicherheitsstandards und unterstützt interne Compliance-Vorgaben
2FA kann individuell pro Nutzer über die Profileinstellungen oder kontoübergreifend über die Kontoeinstellungen aktiviert werden.
Hinweis 💡: SSO sollte NICHT gemeinsam mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verwendet werden, da dies zu schwerwiegenden Nebenwirkungen führen kann – bis hin zur vollständigen Unmöglichkeit, sich einzuloggen.