Zum Hauptinhalt springen
Zusammenarbeit & Freigaben

Dokumentphasen erklärt

Was Entwurf, Prüfung, Unterschrift und Fertig bedeuten, wie ein Dokument zwischen ihnen wechselt und wie du die Phase selbst änderst.

Zuletzt aktualisiert Vor 1 Tag

Jedes Dokument in fynk hat eine Phase. Die Phase zeigt, wo der Vertrag in seinem Lebenszyklus steht, und bestimmt, was du und die andere Partei damit tun könnt.

In allen Tarifen verfügbar

Die Phasen

PhaseWas passiertWer bearbeiten kann
EntwurfDu bereitest das Dokument intern vor.Interne Mitwirkende mit den erforderlichen Berechtigungen
PrüfungDas Dokument wird mit der anderen Partei geteilt, damit sie kommentieren und Änderungen vorschlagen kann. Optional.Interne Mitwirkende mit den erforderlichen Berechtigungen; externe Mitwirkende können kommentieren und Änderungen vorschlagen
UnterschriftDie Unterzeichner unterschreiben. Der Inhalt ist gesperrt.Niemand. Um etwas zu ändern, beende zuerst die Unterzeichnung.
FertigAlle Unterzeichner haben in fynk unterschrieben, oder das Dokument wurde ohne Signaturprozess in fynk als abgeschlossen markiert, zum Beispiel ein importierter Vertrag. Es kann mit Terminen und Erinnerungen verfolgt werden.Niemand. Metadaten können weiterhin bearbeitet werden.

Importierte Verträge (Importieren ohne Signieren) landen direkt in Fertig.

Wie ein Dokument weiterwandert

  • Entwurf → Prüfung: passiert automatisch, wenn du das Dokument mit einer externen Partei teilst. Siehe Dokument mit externen Parteien teilen.
  • Entwurf oder Prüfung → Unterschrift: klicke auf Unterzeichnung starten. Du kannst die Prüfung überspringen und direkt aus dem Entwurf die Unterzeichnung starten, außer das Dokument hat Checkpoints.
  • Unterschrift → Fertig: passiert automatisch, sobald der letzte Unterzeichner unterschreibt.

Hat die Vorlage Checkpoints, geht das Dokument erst weiter, wenn die Genehmiger freigegeben haben. Siehe Interne Freigaben mit Checkpoints.

Phase manuell ändern

Öffne das Menü ⋯ im Dokumentkopf. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von der aktuellen Phase des Dokuments ab:

  • In Prüfung verschieben: verschiebt das Dokument in die Prüfung.
  • Nach Fertig verschieben: markiert das Dokument als abgeschlossen, ohne in fynk zu unterschreiben, zum Beispiel weil es auf Papier unterschrieben wurde.

Während der Unterzeichnung bietet das Menü stattdessen Zurücksetzen zu Prüfung an, oder Zurücksetzen zu Checkpoint, wenn vor der Unterzeichnung ein Checkpoint lag. Beim Zurücksetzen werden bereits geleistete Unterschriften entfernt.

Gut zu wissen

  • Die Phase wird im Dokumentkopf und als Spalte in der Dokumentenliste angezeigt, inklusive der Anzahl vorhandener Unterschriften (zum Beispiel "1/2").
  • Um die Unterzeichnung zu beenden, öffnet ein interner Mitwirkender ⋯ und wählt Zurücksetzen zu Prüfung, oder Zurücksetzen zu Checkpoint, wenn vor der Unterzeichnung ein Checkpoint lag. Dabei werden bereits geleistete Unterschriften entfernt, und alle Unterzeichner werden benachrichtigt.
  • Manche Aktionen sind nur in bestimmten Phasen möglich. Zum Beispiel kann die andere Partei nur in der Prüfung Änderungen vorschlagen.
  • Filtere die Dokumentenliste oder Dashboards nach Phase, um zu sehen, was bei wem wartet.
  • Phasen sind unabhängig von Aufgaben und Freigaben. Ein Dokument kann in der Prüfung bleiben, während Diskussionen, Aufgaben oder Checkpoints abgearbeitet werden.
  • Du kannst keine eigenen Phasen hinzufügen.

Verwandte Artikel

War dies hilfreich?

Brauchen Sie noch Hilfe? Team fragen