Einleitung
Die Dokumentenliste in fynk bietet eine hervorragende Übersicht über all deine Dokumente. In diesem Artikel zeigen wir dir alles, was du wissen musst, um sie optimal zu nutzen.
Die Seite der Dokumentenliste besteht aus mehreren Komponenten und bietet eine breite Palette an Funktionen, die wir in den folgenden Abschnitten beschreiben werden.
Dokumentensuche
Unsere Dokumentensuche ermöglicht es dir, den gesamten Inhalt jedes sichtbaren Dokuments zu durchsuchen. So findest du leicht bestimmte Namen, IDs, Adressen und vieles mehr.
Die Suchfunktion sucht immer nach einer exakten Übereinstimmung. Wenn du beispielsweise nach einer bestimmten Formulierung wie "innerhalb von 30 Tagen" suchst, werden nur Dokumente angezeigt, die genau diesen Begriff enthalten.
Falls du noch präzisere Ergebnisse brauchst, kannst du nach " innerhalb von 30 Tagen " (mit Leerzeichen davor und danach) suchen. Dadurch werden nur Dokumente zurückgegeben, in denen der Ausdruck genau so vorkommt – inklusive der umgebenden Leerzeichen.
Was wird durchsucht?
Der vollständige Dokumententext
Metadaten
Parteien
Was wird nicht durchsucht?
Tags (siehe Filter-Abschnitt)
Anhänge
Dateien in der Dateiablage von Dokumenten
Filter
Klicke auf den Filter-Button [Trichter-Symbol] links neben der Suchleiste, um das Filtermenü zu öffnen. Hier kannst du die Liste anhand verschiedener Attribute eingrenzen:
Archiv: Filtere nach aktiven oder archivierten Dokumenten.
Abgelaufene Dokumente: Zeige nur aktive oder abgelaufene Dokumente an. Ein Dokument gilt als abgelaufen, wenn das Ablaufdatum überschritten wurde.
Herkunft: Filtere danach, wie das Dokument in fynk erstellt wurde, z. B. durch PDF-Import oder aus einer Vorlage.
Teams: Zeige Dokumente an, die bestimmten Teams zugeordnet sind.
Phase: Filtere nach der Dokumentenphase, z. B. Entwurf oder Unterschrift.
Interne Partei: Filtere nach der beteiligten internen Partei.
Externe Partei: Filtere nach beteiligten externen Parteien.
Dokumentenbenutzer: Zeige Dokumente an, an denen ein bestimmter Benutzer beteiligt ist.
Import: Filtere nach einem oder mehreren spezifischen Importen.
Automatisierung: Zeige Dokumente an, die durch eine bestimmte Automatisierung erstellt wurden.
Tags: Verfeinere die Liste mit beliebigen Kombinationen von Tags (inklusive, exklusiv oder exakte Übereinstimmung).
Metadaten-Filter anzeigen: Zugriff auf Filter für alle verfügbaren Metadaten.
Spalten
Du kannst die Spalten in der Dokumentenliste anpassen, um sie deinen persönlichen Vorlieben anzupassen. Klicke dazu auf das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Dokumentenliste.
Hier kannst du Spalten neu anordnen, aktivieren oder deaktivieren sowie Metadatenspalten hinzufügen.
Das Hinzufügen von Metadatenspalten ist besonders nützlich, wenn du bestimmte Metadaten über alle Dokumente hinweg vergleichen möchtest. So erhältst du eine bessere Übersicht und kannst wichtige Details schnell erkennen, ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen.
Da die Dokumentenliste personalisiert ist, betreffen deine Änderungen nur deine eigene Ansicht. Andere Nutzer sehen diese Anpassungen nicht. Du kannst jedoch gefilterte Ansichten und individuelle Spalteneinstellungen mit anderen teilen, indem du Lesezeichen verwendest.
Du kannst die Liste auch in auf- oder absteigender Reihenfolge nach den meisten Metadatenfeldern sortieren, indem du auf den Spaltenkopf klickst oder das Sortier-Symbol rechts neben der Suchleiste verwendest. Eine Sortierung nach Teams oder Tags ist nicht möglich, da ein Dokument mehreren Teams oder Tags zugeordnet sein kann.
Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl der Spalten in der Dokumentenliste. Je nach Bildschirmgröße, Auflösung und Zoomstufe passen jedoch möglicherweise nicht alle Spalten gleichzeitig auf den Bildschirm, sodass du horizontal scrollen musst.
Massenaktionen
Du kannst mehrere Dokumente auswählen, indem du das Kontrollkästchen links neben dem Dokumentennamen anklickst. So kannst du Massenaktionen durchführen.
Um alle Dokumente auf der aktuellen Seite oder alle Dokumente, die deinen aktuellen Filtern entsprechen, auszuwählen, klicke auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile.
Verfügbare Massenaktionen:
Teams verwalten: Teams hinzufügen, entfernen oder synchronisieren (bestehende Teams werden ersetzt).
Tags verwalten: Tags hinzufügen, entfernen oder synchronisieren (bestehende Tags werden ersetzt).
Metadaten verwalten: Metadatenwerte für alle ausgewählten Dokumente setzen.
Exportieren:
Vollarchiv (ZIP-Datei mit allen Dokumenten, Anhängen und einer Excel-Datei mit Metadaten)
Excel-Datei mit Metadaten
Exporte können nur von Admins oder Eigentümern durchgeführt werden.
Archivieren: Die ausgewählten Dokumente archivieren.
Löschen: Die ausgewählten Dokumente dauerhaft löschen (nur für Admins oder Eigentümer erlaubt).
Ansichten
Die Dokumentenliste bietet zwei verschiedene Ansichten: Tabellenansicht und Kanban-Ansicht. Standardmäßig wird die Tabellenansicht angezeigt, aber du kannst einfach zwischen den Ansichten wechseln, indem du die beiden Buttons links neben der Suchleiste verwendest.
Tabellenansicht: Strukturierte Übersicht mit Fokus auf Metadaten.
Kanban-Ansicht: Visuelle Nachverfolgung von Dokumenten in verschiedenen Phasen.
Lesezeichen & geteilte Ansichten
Sobald du eine Suche konfiguriert, Filter angewendet oder deine Spalteneinstellungen angepasst hast, kannst du diese Ansicht als Lesezeichen speichern, um sie später schnell wieder aufzurufen. Lesezeichen können auch mit anderen Nutzern in deinem Konto geteilt werden.
Um ein Lesezeichen zu erstellen, klicke auf den Lesezeichen-Button ganz rechts in der Suchleiste. Hier kannst du deine aktuelle Ansicht speichern und bestehende Lesezeichen verwalten.
Weitere Aktionen
Neben dem Filtern und Organisieren bietet die Dokumentenliste auch schnellen Zugriff auf wichtige Aktionen:
PDF signieren: Lade eine PDF zur Signierung hoch.
Neues Dokument erstellen: Erstelle ein Dokument aus einer Vorlage oder starte von Grund auf. Du kannst auch eine .docx-Datei importieren.
Signiertes PDF importieren: Manager und eingeschränkte Manager können signierte PDFs hochladen.
Die Buttons für diese Aktionen findest du oben rechts auf der Seite der Dokumentenliste.
💁♀️ Unser Experten-Supportteam steht bereit. Treten Sie über die Chat-Funktion mit uns in Kontakt oder wenden Sie sich für jegliche Unterstützung gerne an [email protected] 🚀.